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承認ワークフローによる社内統制・誤送信防止・情報漏洩対策

社外への持ち出し経路を上長・第三者による承認・監査が可能となり社内統制の徹底、誤送信防止や情報漏洩対策に効果を発揮します。
承認ワークフローとは
DirectCloud-BOXの承認ワークフローは、ファイルの送信やダウンロードによるファイルの持ち出し時に、承認者のメール監査により許可を得たファイルのみ送信を可能とする機能です。
承認ワークフローとは

承認ワークフローの主な機能

DirectCloud-BOXの承認ワークフローにより社員が外部にファイルを持ち出す機能を利用する際、上長に承認を求めることができます。

リンク

シングルサインオン

ファイルのリンクをメールで送信する際、上長による送信内容の確認と承認が必要となります。承認後に相手にリンクが送信されます。

添付ファイル送信

Azure AD Connect

添付ファイルをZIP暗号化して送信する際、上長による送信内容の確認と承認が必要となります。承認後に相手にファイルが送信されます。

ダウンロード

他ディレクトリサービスとの連携

ファイルをダウンロードする際、上長による送信内容の確認と承認が必要となります。承認後に相手がダウンロードできます

承認ワークフローのメリット
確実な情報漏洩対策

確実な情報漏洩対策

メールでのファイル送信やファイルのダウンロード、ゲスト招待などにより社外にデータを送る場合に、業務上必要と判断したデータのみ上長承認を経て、ファイルを持ち出すことが可能です。 これにより情報漏洩を抑止することができます。

誤送信防止

誤送信防止

メールアドレスや添付ファイルを外部に誤って送信した場合でも、承認者が送信をキャンセルできます。この機能は、システム内で送信が保留になるため、相手に届きません。 そのため承認機能は誤送信防止にも貢献します。

ログ監査による内部統制

ログ監査による内部統制

承認のログを管理でき、誰がいつメール送信やダウンロードを許可したかログを残すことが可能です。 このログは、日時、送信者、宛先、件名、ファイルなどによる検索ができます。これにより、内部統制ポリシーに従った運用ができます。

承認ワークフローの主な仕様
Azure AD とDirectCloud-BOXの連携に関する仕様
 
内容
承認ワークフローの対象となる機能 ダウンロード、リンク、添付ファイル送信
ワークフローの作成者 管理者、および副管理者
ダウンロードの有効期限設定 可能(1日~365日から任意)
ログの取得(ワークフロー一覧、申請一覧) ダウンロード、リンク、添付ファイル送信それぞれに対して取得可能
緊急度の設定 普通、もしくは至急から選択可能
参照者および代理承認者の指定 可能
 
 
 
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導入事例

渋谷区教育委員会


教育・学習支援業

セキュアなクラウドストレージとしてDirectCloud-BOXを導入。

教育情報化システムの中核を担うクラウドストレージとして子どもの学習や教職員の事務に活用。

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明電商事株式会社


専門商社

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仕入先と発注情報の共有を行うことで簡易的な受発注システムとして活用することで業務効率が向上

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