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承認ワークフローによる社内統制・誤送信防止・情報漏洩対策

社外への持ち出し経路を上長・第三者による承認・監査が可能となり社内統制の徹底、誤送信防止や情報漏洩対策に効果を発揮します。
承認ワークフローとは
DirectCloud-BOXの承認ワークフローは、ファイルの送信やダウンロードによるファイルの持ち出し時に、承認者のメール監査により許可を得たファイルのみ送信を可能とする機能です。
承認ワークフローとは

承認ワークフローの主な機能

DirectCloud-BOXの承認ワークフローにより社員が外部にファイルを持ち出す機能を利用する際、上長に承認を求めることができます。

リンク

シングルサインオン

ファイルのリンクをメールで送信する際、上長による送信内容の確認と承認が必要となります。承認後に相手にリンクが送信されます。

添付ファイル送信

Azure AD Connect

添付ファイルをZIP暗号化して送信する際、上長による送信内容の確認と承認が必要となります。承認後に相手にファイルが送信されます。

ダウンロード

他ディレクトリサービスとの連携

ファイルをダウンロードする際、上長による送信内容の確認と承認が必要となります。承認後に相手がダウンロードできます。

承認ワークフローのメリット
確実な情報漏洩対策

確実な情報漏洩対策

メールでのファイル送信やファイルのダウンロード、ゲスト招待などにより社外にデータを送る場合に、業務上必要と判断したデータのみ上長承認を経て、ファイルを持ち出すことが可能です。 これにより情報漏洩を抑止することができます。

誤送信防止

誤送信防止

メールアドレスや添付ファイルを外部に誤って送信した場合でも、承認者が送信をキャンセルできます。この機能は、システム内で送信が保留になるため、相手に届きません。 そのため承認機能は誤送信防止にも貢献します。

ログ監査による内部統制

ログ監査による内部統制

承認のログを管理でき、誰がいつメール送信やダウンロードを許可したかログを残すことが可能です。 このログは、日時、送信者、宛先、件名、ファイルなどによる検索ができます。これにより、内部統制ポリシーに従った運用ができます。

承認ワークフローの主な仕様
Azure AD とDirectCloud-BOXの連携に関する仕様
 
内容
承認ワークフローの対象となる機能 ダウンロード、リンク、添付ファイル送信
ワークフローの作成者 管理者、および副管理者
ダウンロードの有効期限設定 可能(1日~365日から任意)
ログの取得(ワークフロー一覧、申請一覧) ダウンロード、リンク、添付ファイル送信それぞれに対して取得可能
緊急度の設定 普通、もしくは至急から選択可能
参照者および代理承認者の指定 可能
 
 
 
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導入事例

新潟市教育委員会事務局 施設課


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