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承認ワークフローによる社内統制・誤送信防止・情報漏洩対策

社外への持ち出し経路を上長・第三者による承認・監査が可能となり社内統制の徹底、誤送信防止や情報漏洩対策に効果を発揮します。
7段階の細やかなアクセスレベル
DirectCloud-BOXのアクセスレベルは、オーナー、編集者、編集者-(マイナス)、ダウンローダ、閲覧者+、閲覧者、アップローダの7種類があります。
細かいアクセスレベルを使うことにより、企業は従業員やゲストの業務状況に応じて柔軟かつ安全にシステム運用することが可能です。
権限 オーナー(全権限) 編集者 編集者- ダウンローダ 閲覧者+ 閲覧者 アップローダ
プレビュー ×
コメント ×
編集 × × × ×
ダウンロード × × × ×
アップロード × ×
コピー × × × × ×
移動 × × × × × ×
リンク作成 × × × × ×
バージョン管理 × × × × × ×
ゲスト招待 × × × × × ×
ファイル削除 × × × × ×
フォルダ作成/削除 × × × × × ×
※「編集者」で削除できるのは、「編集者」ユーザー自身がアップロードしたファイルのみです。
承認ワークフローとは
DirectCloud-BOXの承認ワークフローは、ファイルの送信やダウンロードによるファイルの持ち出し時に、承認者のメール監査により許可を得たファイルのみ送信を可能とする機能です。
承認ワークフローとは

承認ワークフローの主な機能

DirectCloud-BOXの承認ワークフローにより社員が外部にファイルを持ち出す機能を利用する際、上長に承認を求めることができます。

リンク

シングルサインオン

ファイルのリンクをメールで送信する際、上長による送信内容の確認と承認が必要となります。承認後に相手にリンクが送信されます。

添付ファイル送信

Azure AD Connect

添付ファイルをZIP暗号化して送信する際、上長による送信内容の確認と承認が必要となります。承認後に相手にファイルが送信されます。

ダウンロード

他ディレクトリサービスとの連携

ファイルをダウンロードする際、上長による送信内容の確認と承認が必要となります。承認後に相手がダウンロードできます

アップロード

他ディレクトリサービスとの連携

アップロードファイルに対しても承認ワークフローのプロセスを通すようにできます。

承認作業の遅延を防ぐ自動承認機能
承認作業の遅延を防ぐ自動承認機能
承認ワークフローにて作成をしたワークフローに対して、自動承認機能を追加可能となりました。
この自動承認機能により、設定した日数(0~5日)を経過した場合、承認者や代理承認者が申請の承認を忘れていた場合でもワークフローが自動的に承認されます。
(自動承認は承認者にてワークフロー毎に設定が可能)
これにより、ワークフローの滞留を防ぐことができます。
承認ワークフローのメリット
確実な情報漏洩対策

確実な情報漏洩対策

メールでのファイル送信やファイルのダウンロード、ゲスト招待などにより社外にデータを送る場合に、業務上必要と判断したデータのみ上長承認を経て、ファイルを持ち出すことが可能です。 これにより情報漏洩を抑止することができます。

誤送信防止

誤送信防止

メールアドレスや添付ファイルを外部に誤って送信した場合でも、承認者が送信をキャンセルできます。この機能は、システム内で送信が保留になるため、相手に届きません。 そのため承認機能は誤送信防止にも貢献します。

ログ監査による内部統制

ログ監査による内部統制

承認のログを管理でき、誰がいつメール送信やダウンロードを許可したかログを残すことが可能です。 このログは、日時、送信者、宛先、件名、ファイルなどによる検索ができます。これにより、内部統制ポリシーに従った運用ができます。

承認ワークフローの主な仕様
Azure AD とDirectCloud-BOXの連携に関する仕様
内容
承認ワークフローの対象となる機能 ダウンロード、リンク、
添付ファイル送信、アップロード
ワークフローの作成者 管理者、および副管理者
ダウンロードの有効期限設定 可能(1日~365日から任意)
ログの取得(ワークフロー一覧、申請一覧) ダウンロード、リンク、
添付ファイル送信、アップロードそれぞれに対して取得可能
緊急度の設定 普通、もしくは至急から選択可能
参照者および代理承認者の指定 可能
 
 
 
管理者機能
ユーザー機能
 
 
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