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メール添付によるセキュリティの不安と煩雑な
ファイル操作から解放

メール報告からクラウドストレージによる情報共有へシフト。業務効率化とセキュリティ強化を実現

株式会社エスネットワークス

組織名: 株式会社チャンス デイサービスほっと

代表者名: 代表取締役 兼 CEO 鈴木淑子

事業内容:デイサービスの運営

医療・福祉

会社概要

設立 2012年(デイサービスほっと 開設)
所在地 茨城県牛久市中央3-36-1
URL https://www.chance-cc.com/
会社紹介

導入のきっかけ

現場スタッフの負荷軽減とセキュリティ強化のためクラウドサービスを模索
SFA
私たち株式会社チャンスは、1993年に介護資格講座の提供という分野から事業をスタートしました。 その後、高齢化の波が深刻化する中で、地域の高齢者の皆さまが、 いつまでも楽しくいきいきと過ごせるように「心の通うケアサービス」という理念を掲げ、 介護資格者の育成の他にも、在宅サービスや、各種教育研修の提供など、様々な事業を推進してまいりました。
その中で大きな柱の1つとなっているのが、2012年に開設したデイサービス「ほっと」です。 「ほっと」は、療養(医療)マッサージを取り入れた通所介護・介護予防デイサービスで、 午前または午後半日のサービスを提供しています。利用者の方々は、利用者同士の交流やレクリエーション活動はもちろん、 個別のケアプランに基づいた無理のない機能訓練計画に沿って、一人ひとりに合った運動機能の維持・回復・向上を図ります。 「ほっと」は介護保険適用のサービスで、個別のケアプランの作成はケアマネージャーが原案を作成し、 介護の現場はそれに基づいた機能訓練を行うことになります。また保険請求など、行政に提出する書類も多くあります。 これまで介護現場と本社の情報共有は、報告書という形でメール中心に行われ、その報告書の受信を待って、本社が集計を行っていました。 しかしメールではセキュリティの点で不安があったのと、情報共有をクラウド化しバックアップを行いたいと考えていたため、 セキュリティに強いクラウドストレージサービスを探していました。

導入決定のポイント

きめ細かいセキュリティを最低限の手間で一元管理できる
他にも一般的によく使われているサービスを3つほど検討しましたが、DirectCloudが、 他のクラウドストレージサービスと比べて良い点は、きめ細やかなセキュリティ機能だと思います。 個別ユーザーごとはもちろん、任意のグループごとに権限を割り当てることができます。 一元管理できるので、管理者は最低限の手間でセキュリティを維持することができます。 またDirectCloudドライブのように、クラウド上のファイルを直接編集できる機能は、他のサービスより優れていると思いました。 コストパフォーマンスや転送速度なども文句なしです。

導入後の業務改善効果

現場スタッフは報告業務から解放され、集計作業もスピードアップ
以前はメールで行っていた報告に代わり、介護現場で収集したデータをクラウド上で共有できるようになったため、本社側のバックオフィスから直接確認ができるようになりました。 これにより、懸念していたセキュリティの不安も軽減され、日々の報告書を待たずに、保険請求の書類作成やケアマネージャーに報告するデータ集計が行えるようになりました。 また書類作成をバックオフィスに任せることができるようになったことにより、多忙な介護職員は現場の本業に専念でき、全体として残業時間が少なくなりました。 転送速度、ストレージ容量など、コストパフォーマンスは抜群だと思います。

導入メリット

メール添付による煩雑なファイル操作から解放され残業も減少

・介護の現場で得られた情報は、報告書の形で本社と共有していたため、情報共有に時間がかかっていた。

・メールを中心に情報共有していたので、メール誤送信での情報漏洩やセキュリティに不安があった。

・DirectCloudドライブでの直接編集機能で、メールのやりとりをすることなく、情報共有のスピードが上がり結果残業が減った。

・7段階のアクセスレベルや機能制限など、高度なセキュリティが標準提供されていたため、情報漏洩などの懸念が払拭された。

        この事例の導入の決め手となった「DirectCloudドライブ」詳細を見る
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