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会議体に出席する複数人へのファイル共有に
かかる工数を大幅に削減

DirectCloudと教職員ポータルサイトのSSO連携でファイル共有の利便性を向上

教育業

法人名 : 青山学院大学様

・代表者：学長　稲積宏誠
・所在地：東京都渋谷区渋谷4-4-25
・職員数：500名（2024年4月）
・URL：https://www.aoyama.ac.jp/

課題

PPAPの利用から脱却したい
教職員間や学外者と安全かつ使いやすいファイル共有の仕組みがなかった

成果

大容量ファイルでもスムーズに共有できるようになり、脱PPAPも着実に進行している
教職員間や学外者との円滑なファイル共有が実現し、会議体などの進行もスムーズに

青山学院大学の教育方針や理念・取り組み内容

教育方針に立脚した「すべての人と社会に対する貢献」を実現する教育研究共同体として、人類への奉仕を目指す自由で幅広い学問研究を通して、地球規模の視野に基づく正しい認識を持ち、自ら問題を発見し解決する知恵と力をもつ人材育成に注力しています。

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自ら問題を発見し解決する知恵と力をもつ
人材育成に注力

御校の教育方針や取り組み内容を教えてください。

今回のインタビューでは、DirectCloudに新たに参加いただいた青山学院大学事務システム部の松本氏と清水氏に感想や今後期待することなどについて伺いました。

松本氏: 本学は、学部数11、学生数18,991人（2022年5月1日現在）、教員数2,034人（学部：2022年）を有する総合大学です。

また、2024年11月16日に青山学院は創立150周年を迎えます。
150周年記念事業として、祈りに支えられてきた青山学院の歩みを振り返ると共に、学院の発展を喜び、そして将来に向けた未来構想（AOYAMA VISION160）を発表し、新たな歩みを示していきます。

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担当者様の日々の業務を教えてください。

松本氏: 学院全体の事務システムに関する企画・開発・運用を主に担当しています（事務システム課）。

具体的には、学内事務系システムのDX推進や業務効率の改善、認証システムの運用管理、内製システム（教学システム、履修登録やシラバス、入試システム、など）の運用管理、証明書発行サービスの導入、DirectCloud導入・運用などを担当しています。

現在は、3名がDirectCloudの管理者として対応しており、他部署からフォルダ作成の申請があればフォルダを作成し、作成後は副管理者を設定するなどの管理業務にも従事しています。

ファイル共有を目的とした仕組みがなかった

クラウドサービス導入前の課題を教えてください。

松本氏: 教員と職員間で情報共有をする場合、以前はメール添付（zipファイルなど）による情報共有が主流でした。

しかし、ファイルを分割しても容量制限にかかってしまうなど、大容量ファイルの共有や複数のファイルを同時に共有することが非常に困難でした。

また、会議資料を参加者へ共有する際にメールで個別に共有していたため、資料をアップデートする度に共有する必要があるなどの課題があったため、ファイル共有を円滑にするための仕組み作りが喫緊の課題でした。

クラウドサービス導入前の課題

PPAPからの脱却
教職員間や学外者と安全にファイル共有をするための仕組みがなかった

DirectCloudを導入した3つの決め手

ユーザーインターフェース（UI）の高さ

松本氏: 導入する前にトライアルも実施し、直感的に操作できる高いUIを備えていると実感しています。

導入後、学内に利用を推進させていく際にも、操作面に関する質問や大きな課題はなく、スムーズに導入することができました。

ツリー構造を用いたフォルダ管理のしやすさ

松本氏: 前述した通り、事務システム課にてDirectCloud内の部署フォルダ作成を管理しています。

各部署から申請が届き次第、フォルダを作成するといった運用フローの構築が可能なため、柔軟なフォルダ管理のしやすさが決め手でした。

導入から約半年が経過しましたが、現在では校内のおよそ7割の部署から申請があり、活用しています。

シングルサインオン（SSO）連携の柔軟さ

清水氏: 学内で利用している教職員専用のポータルサイトとDirectCloudをSSO連携しています。

これにより、ポータルサイトにログインすれば、DirectCloudにもスムーズなログインが可能となりました。

会議出席者へのファイル共有ツールとして活用

現在はどのように運用されていますか？

松本氏: 主に、脱PPAPの推進、会議の出席者へのファイル共有ツールとして活用しています。

また、「受取フォルダ」を活用している部署が多く、学外者とのファイル共有ツールとしても運用しております。

会議以外にも新任の教員に向けて実施している説明会でも、DirectCloudを利用しています。
就任に向けて、必要書類や資料を格納しているフォルダのリンクを共有するのみで、資料の共有が完結するようになりました。

現在の主な運用方法

脱PPAP
学内会議体（委員会など）での資料共有
学外者との資料授受

複数人へのファイル共有が円滑に

DirectCloud導入による業務改善効果は？

松本氏: 特に、会議の出席者全員へ個別にファイルをメール添付していたが、DirectCloudに必要なファイルを格納して、ファイルの場所（リンク）を教えるのみでファイル共有が完結する点は非常に有用です。

大学の会議体（委員会）は、教員と職員が共同で運営しており、会議参加者も多くなる傾向にあります。
これまで、会議を開催する度に、資料を参加者それぞれにファイル共有する必要があり、多大な工数負荷がかかっておりましたが、DirectCloudを導入したことで、ファイル共有を円滑に行えるようになり、これまでかかっていた工数を大幅に削減することができました。

事務システム課に限らず、多くの部署で効果を実感しています。

導入を検討している企業へのメッセージ

松本氏: DirectCloudを導入したことで、できるところから業務の効率化を図っていくことが重要だと実感しました。

現在は、複数人へのファイル共有ツールとしての運用がメインとなっておりますが、今後は「DirectCloudドライブ」やスマートフォンでの利用も検討しています。

スモールスタートもしやすいため、クラウドストレージをスムーズに導入できるのではと考えています。

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