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大容量ファイルでも円滑な収受を実現

DirectCloud導入でUSBメモリの利用を減らし、情報漏洩リスクを低減

柏市役所

地方行政

組織名 : 柏市役所 様

・市長：太田 和美
・所在地：千葉県柏市柏5丁目10-1
・職員数：2,866名（令和5年4月1日）
・URL：https://www.city.kashiwa.lg.jp/

課題
  • 図版や動画といった大容量ファイルの送受信
  • USBメモリなどの外部記録媒体使用による紛失リスク
  • PPAP対策
成果
  • 大容量のファイルでも円滑なファイル送受信を実現
  • USBなど外部記録媒体の使用を縮小
  • 高いセキュリティで安心・安全なファイル共有を実現

柏市役所の事業内容

柏市は千葉県北西部に位置し、時代とともに発展する中で様々な変化や新しい考えを受け入れながら、人と人とのつながりや人々の想いが作られてきた歴史ある中核市です。 私たちは「つづくを、つなぐ」をスローガンに、ふるさと・柏をより良い姿で未来へつないでいくために魅力あるまちづくりを進めています。

柏市役所

DX推進課の主な業務内容

「つづくを、つなぐ」をスローガンに魅力あるまちづくりを推進

貴庁の事業内容を教えてください。

柏市役所 企画部 DX推進課　松岡 千里

柏市役所 企画部 DX推進課　松岡 千里 氏

松岡氏
私たちは、「つづくを、つなぐ」をスローガンに魅力あるまちづくりを推進しています。
特にDX推進課では、情報セキュリティの強化・行政情報ネットワーク構築など庁内のDX推進を担っています。

また、2023年11月より庁内の一部に「フリーアドレス」を導入しており、職員のコミュニケーション活性化・書類の保管場所を一元化することなどを目的とした組織改革も推進しています。

担当者様の日々の業務を教えてください。

菅原氏
DX推進課に所属しており、庁内のDX推進を主に担当しております。
DX推進の一環として、クラウドストレージ導入の検討や、BPR、行政改革なども対応し、これまで以上に業務の効率化が求められていました。

また、円滑な行政サービスを提供するため、行政手続きのオンライン化を見据えたシステムの推進も行なっております。
柏市役所 企画部 DX推進課　菅原 麻実 氏

柏市役所 企画部 DX推進課　菅原 麻実 氏

外部記録媒体（USBメモリ）の管理工数が負担

クラウドサービス導入前の課題を教えてください。

松岡氏
図版や動画などの大容量ファイルをメールで送信していたため、容量制限の関係からファイルを分割して送信していたなど、業務効率・管理面に課題がありました。

またメール以外にも、USBメモリを使ってのファイル授受を行なっていたため、USBメモリの管理・紛失防止対策にも大きな課題がありました。

クラウドサービス導入前の課題

  • 図版や動画といった大容量ファイルの送受信
  • USBメモリなどの外部記録媒体使用による紛失リスク
  • PPAP対策

DirectCloudを導入した3つの決め手

ユーザー数無制限のコストパフォーマンス

松岡氏
クラウドサービスを導入する際、「ユーザー数無制限」は大きなポイントでした。
現在のユーザー数は210ですが、今後も増加していくことを考慮すると、無視できない条件でした。

「DirectCloud」は、毎月の費用が変動しないため費用の管理もしやすく、機能も充実していることから、導入を決意しました。

エンドユーザーから見てわかりやすいUI

菅原氏
導入後、「DirectCloud」の操作方法に関する質問をユーザーから受けることはなく、操作マニュアルを共有したのみでスムーズに導入できました。

クラウドサービスを導入するにあたり、庁内での運用方法に関する議論はありましたが、使い方などについてはトラブルになることなくスムーズな導入が実現しました。

豊富なセキュリティ機能

松岡氏
二要素認証による不正ログインの防止、ユーザーごとに設定可能なアクセス制限など、利便性の高いセキュリティ機能が揃えられており、これまで以上にセキュリティレベルが向上したと感じています。

また、ランサムウェア対策も搭載されており（2023年12月13日より全プランに標準提供）、強固なセキュリティ対策が魅力です。

外部関係者との円滑なファイル収受を実現

現在はどのように運用されていますか？

松岡氏
柏市役所では、2023年9月よりDirectCloudを導入しており、同年11月末まで（3ヶ月間）に取引先へ411件の大容量ファイル（最大98MB）の送信を行いました。

また、588件のファイルを受信（66件）するなど、ファイル収受をメインに運用しております。
大容量ファイルもDirectCloudで安全・円滑な共有が可能に

現在の主な運用方法

データの共有に係る業務負担を軽減

DirectCloud導入による業務改善効果は？

松岡氏
以前はUSBメモリで共有していたものがクラウド上で共有できるため、USBメモリの紛失リスク軽減・業務効率の向上に繋がっていると考えています。

また、DirectCloudを介した大容量ファイルの送受信について、ネットワーク回線への負荷を懸念しておりましたが、回線に負荷がかからないよう分散して送受信されるため、回線に大きな負荷がかかることなく大容量ファイルの送受信を行えています。
業務改善効果【DirectCloud導入による業務改善効果】

導入を検討している企業へのメッセージ

菅原氏
わかりやすいUI・セキュリティ機能が豊富であることから、管理者・ユーザーにも使いやすいクラウドサービスと感じています。

また、ユーザー数無制限という特徴があるので、ユーザーごとの使用頻度を想定することが難しい組織でもスモールスタートで始めやすいと思います。
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