他サービスとのSSO連携視野に導入決める
課題
- 拠点間のファイル共有はファイルサーバーとVPN接続で対応していたが、拠点が増え運用管理負担が増えていた。
- 業務上、メール添付でのファイルやり取りも多く手間がかかっていた。
- パソコン操作に慣れていない職員も多く、従来の操作感と大きく異なるツールの導入は難しかった。
成果
- ファイルの保管場所がクラウド上に統一され、サーバー管理者の負担が減った。
- 共有リンクを活用していくことで、メールでのファイル添付廃止のキッカケとなり、拠点間でのスムーズな情報共有の実現につながった。
- クラウドストレージ導入に伴い各拠点にIT担当者を置くなど、将来的なDX推進に向けた下地づくりができた。
新光会では、「法人の情報活用力向上」というスローガンを掲げ、ICTを活用した業務効率化に積極的に取り組んでいる。その足がかりに、DirectCloudを2021年５月に導入。2022年５月からは全社展開を開始した。
神奈川県・静岡県・新潟県・東京都に18施設を有する新光会は、総職員数850人に上る。拠点数増加に伴うサーバー管理者の負担増やITツールに対する苦手意識を持つ職員が多いこと、全職員に導入した際の従量課金コストなどの課題をDirectCloudはクリア。
加えて、Azure ADやSSOなどを活用した他サービスとの連携が安価なプランから利用可能で、将来的なDX推進を視野に入れる新光会のニーズにマッチした。
部署横断のチーム設置でDXに着手
デジタル分野に明るい理事長方針のもと、「法人の情報活用力向上」に取り組む新光会。
DX推進を積極的に実行するため、部署横断のチームを2020年5月に結成し、まずは土台となるクラウドストレージ導入の検討が始まった。
WGのリーダーに抜擢されたSEの経験などを持つ総務部のS氏は、結成当時をこう振り返る。
- リーダー（総務部）：S氏
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今回はDX推進の一環として法人本部内にWGが発足したことに伴い、SEの経験およびエンドユーザーへのシステム導入経験があった私に白羽の矢が立ち、リーダーを拝命しました。
私は給与計算や社会保険手続きなどの労務業務をメインに行っていますが、部署を跨いだ個性豊かなメンバー達と共に、どのようにDirectCloudを活用したら法人全体で業務改善ができるか都度ディスカッションを行い、そこで決めた指針を元に導入と現場展開を行いました。
WGのメンバーはリーダーのS氏を含め５人。事業部から２人、総務部から１人、財務部から１人がそれぞれ選ばれた。
- 事業部課長：T氏
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各事業所の会議準備資料や議事録の共有をDirectCloud上で日々行っています。
ITのリテラシーが一番ない私が選ばれるとは、という感じでWGメンバーに半強制的に入れられました（笑）。
私の担当したところはDirectCloudを使用するにあたっての規程や運用ルール作成と、事業部の課長職ということもあり、各事業所への調整担当という役割でした。
このプロジェクトで自分自身、非常に勉強になった面も多くあり、ITに弱い自分でもDirectCloudの使いやすさが理解できました。
- 事業部主任：O氏
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法人内で発生するデザイン全般の仕事をしています。
私の担当した主な内容は、運用ルールと各事業所へ配付するルールブックのビジュアル化、各事業所への調査ヒアリングです。
一番苦慮したのは、現行のファイルサーバーとのギャップをなくすようにフォルダ体系のベースを考えたところです。
ただ、導入説明会の直前で現場からの強い意見があり一部のフォルダ体系を修正することとなり、短時間での調整が大変でした。
- 総務部：H氏
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日々の業務は給与計算・研修・採用などが主です。とても面白いプロジェクトだなと思いました。
私の担当した主な内容は、ITツールを触るのが好きなのでDirectCloudの機能を一通り触って活用方法の洗い出しをしたり、説明会時の資料作りや説明が客観的に聞いて問題ないかというアドバイジングを受け持ちました。
これからもっと便利に楽しく活用できるよう、他のITツールとの連携も見据えて情報収集しています。
- 財務部主任：H氏
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会計システムへの入力や管理会計が日々の業務の中心です。
自部署でこのようなツールを使用したい思いがありましたので、このプロジェクトに参加しました。
担当は財務部ですので、予算取りや上席者への稟議決裁、固定資産管理の経験からセキュリティやネットワーク部分を含めた運用提案をしました。
各拠点間の連携をファイルサーバーからDirectCloudに
これまでは特定の拠点の病院内にファイルサーバーを設置し、拠点間VPNで接続できる環境のもと、各拠点間でのファイル共有をしていました。
拠点数増加で運用管理者の負担増加、運用管理権限の委譲を検討する時期に差しかかっている状況でした。
業務上、メールでのファイルのやりとりが多く、管理者や監督者などのメール受信量の増加、拠点間のファイル共有・情報共有が従来のファイルサーバーでは対応が難しくなってきていました。
職員数が多い法人であるため、大人数でも安価かつセキュアな環境を提供できるツールを探しており、その上で、現行のファイルサーバーと同じ接続方法に近い環境のものがあればと考えていました。
これら課題を同時にクリア可能であったことから、DirectCloudの導入を決めました。
導入には2年以上かけて、リサーチからテスト、ルール・規定の作成や導入時の説明会、理事をはじめとする各拠点の責任者や事務方への説明を実施してきました。
そうした準備期間を経て、2022年5月からDirectCloudへデータ提供を開始して、同8月までに法人情報をDirectCloud上へ集約・共有。
7月末をもって従来のファイルサーバーは法人内からの提供を終了します。
メール添付廃止狙い、全国の職員がクラウド上で情報共有
DirectCloud単体での効果は導入して間もないのでまだこれからですが、法人内の情報を全職員向けにひとつの箱（DirectCloud）へ見にいく環境を構築できたことが最初の効果と考えています。
これからは「見にいく環境」の定着時期を経て、DirectCloud内のデータが活発に使用される運用を２段３段構えで実施して効果を上げていきます。また、今回の導入に時間をかけたことで法人全体のPC環境･タブレットなどの整備状況や通信環境も浮き彫りになりました。
DirectCloudによる業務改善効果だけでなく、今後の他ツール導入や環境整備で改善へと繋げるための一つのキッカケになったと感じています。
当法人の全体的な傾向として、ITツールに対してのアレルギーがあるように感じました。
そこで実施したのが、全法人施設向けに説明会をはじめ、各拠点に管理者や担当者をおくルール作りを行うなど、浸透を促進させる方策です。
説明会後に「こういう方法で、こういう環境で使いたい」などの要望がさっそく出るなど反響がありました。
DirectCloudは直感的に使いやすい仕様になっているため、利用者側にとっては非常に便利かつ無限に使用用途が思いつきやすいツールであると改めて感じました。
業界的にデスクワークではない職員が多いため、一人ひとりにPCやタブレットなどの機器を配布できていない部分はありますが、デバイスを問わずにアクセスできる環境が整えられた点は良かったと思います。
情報保管庫だけにとどまらない、デジタルワークスペースへ
情報の保管場所としての利用にとどまらず、他ツールとの連携も視野に活用をすでに模索しています。
データ共有を法人内で活発にできる環境を目指し、ネットワーク環境さえあればどこからでもアクセス可能であるという利点を活かして、BCPでの活用も視野に入れております。
まずは、事務部門の運営中心に手続き・教育面でDirectCloudをフル活用していくことを思い描いています。
