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相手側からのPPAPの煩雑さや
ファイル転送サービスによる利便性の悪さから解放

セキュリティと利便性の課題を一挙に解決

株式会社ユニヴァ・コーポレーション

組織名: 株式会社ディーゼロ 様

代表取締役:矢野 修作

情報通信業

事業内容:Webサイト企画・制作、スマートフォンサイト/アプリ企画・制作、
Webサイト運用支援・教育、Webサイトコンサルティング

会社概要

設立 2000年8月1日
従業員数 約60名
所在地 福岡県福岡市中央区薬院1丁目14-5MG薬院ビル2F
URL https://www.d-zero.co.jp/
d-zero

取締役/CPO  黒木 ヨウドウ 様

今回お伺いしたのは、Webサイト制作を中心に事業を展開している「株式会社ディーゼロ」さまです。
鉄道会社や病院、大学法人など幅広い業界におけるホームページ制作の実績があり、制作だけに留まらず、SNS運用代行やデジタル戦略にかかわるコンサルティングなど一貫したサービスを提供していることが特徴です。
そんな株式会社ディーゼロさまに今回DirectCloud-BOXを導入いただいた経緯を詳しく聞かせていただきました。

早速ではございますが、御社の事業内容と日々の業務をご教示ください。

業務内容
【黒木様】
弊社は主にWebサイトの制作を行っています。また、デジタルマーケティングにかかわるコンサルティングも展開しています。
弊社は営業チームを抱えていないことが特徴で、「プランニング部」「クリエイティブデザイン部」「テクニカルデザイン部」の3部署体制となっています。
営業がいないこともあり、案件は基本的にWebサイトからの問い合わせや、ご紹介からくることが多いですね。
日々の業務
【黒木様】
私はプランニング部の一員としてプランニング・提案・サイト運用のディレクション業務を担当しています。最近では広報・採用・人事・社員教育などの管理業務に携わることも増えてきました。

導入前の課題としてどのようなものが挙がっておりましたでしょうか。

【黒木様】
弊社ではお客さまとのファイル授受、社内・外注業者とのコラボレーションでツールを分けて運用していました。
その中でも、お客さまとのファイル授受において、いわゆる「PPAP(パスワード付きzipファイル)」と言われる方法でファイルを受け取っていました。
PPAP運用ではセキュリティ上問題があるだけでなく、お客さまから送られてくる後続のパスワードメールを探す手間もかかっていました。場合によっては迷惑メールに入っていたなんてこともしばしばあったんです。そもそもパスワードメールを受け取るまでの待機時間も億劫でした。
また、お客さまに制作物を納品する際、オンラインでの送付が難しい大容量のファイルはCD-ROMなどのメディアに入れて手渡しで行っていたのですが、プロセスが煩雑になる上に紛失時の情報漏洩といった観点でも不安を持っていました。

数あるクラウドストレージの中でなぜ「DirectCloud-BOX」を
選んだのでしょうか。

【黒木様】
システム部門の者が導入担当だったため、細かい経緯は分からないのですが、Webサイト上での情報収集により決定に至ったようです。
現場の意見としては、コロナ禍において納品データをCD-ROMなどのメディアに入れて持っていく手間を省けるところや、PPAP運用による煩雑なプロセスからの解放、ファイル転送サービスによる容量制限からの解放を叶えられたところが嬉しいですね。

導入後、課題は改善されましたでしょうか。

【黒木様】
PPAP運用で先方から送られてきたパスワードメールを探す手間が無くなり、業務効率の改善に繋がっています。DirectCloud-BOXはリンクとパスワードを同時に送ることができるので、パスワードメールで待たされることもなくなりましたね。
DirectCloud-BOXはファイル転送サービスとは異なりダウンロード期限を含めた各種設定を送信側で設定することができるので、お客さまから再度ファイルを送るよう依頼されることも少なくなりました。
共有リンクでファイルを転送することで大容量ファイルを分割する必要もなくなりましたし、送付後のリンク削除にも対応していることも嬉しいです。

現在、どのような運用をしていますか。

【黒木様】
部署ごとではなく全社的に導入し、主にお客さまとのファイル授受で使用しています。人数にして40~50名程度でしょうか。データとしては制作会社ということもありますのでaiファイルやPSDファイルもあり、ものによってはファイルサイズが数十GBとなることもあります。
業務での使い方としては、クライアントごとにフォルダを作成し、それぞれゲスト招待をかけることでファイル共有・管理を行っています。特に昨今総務の作業がデジタル化されてきていることもあり、今まで郵送対応をしていた見積書・納品書・請求書の送付をDirectCloud-BOXに代替できたことは嬉しかったですね。
お客さまをゲスト招待することで、ダウンロード通知を受け取ることができるのも良いです。場合によっては、お客さまを催促しなくてはならないケースもあるため、ファイルを渡すだけではなく、それが今どのように動いているのかを一目で把握できるのは非常に助かります。
また、新型コロナウイルス感染拡大により弊社も週2日のテレワークを導入したのですが、社外からも問題なくスムーズに使用することができています。

DirectCloud-BOXを社内で浸透させるにあたり、
苦労されたことはありますか。

【黒木様】
DirectCloud-BOXはUIが分かりやすいこともあり、基本的な使い方に関しては特に現場からの質問が頻発することもなく運用できています。
とはいえ、Googleドキュメントでマニュアルを作成し、いつでも見られる状態にはしています。

今後DirectCloud-BOXをどのように活用していきたいですか。

【黒木様】
今後個人情報を扱うファイルが増えることになれば、IPアドレス制限やデバイス認証、アクセスレベル設定などでセキュリティ対策を行っていきたいと考えています。
DirectCloud-BOXは管理者画面で簡単にセキュリティに関する設定を行えるので好感を持っています。

今後はどのような機能実装を期待していますか。

【黒木様】
グラフィックファイルをやり取りすることが多いので、変更分をクラウド上に上げることができるような機能があれば良いですね。
または、Microsoft Office製品に限らずグラフィックファイル全般をリアルタイム編集できるようになることを望んでいます。
また、リンク作成をコピーする際、有効期限・アクセスレベルなどの他に文書にコメントを添えられる機能があれば嬉しいです。
「有効期限は下記の通りです」などの文言を添え書きできれば丁寧にやり取りできると思うので、今後の機能開発を期待しています。

IHI会社紹介
導入メリット

・PPAP運用ではセキュリティの問題がある上に、後続のパスワードメールを探すのが手間だった。

・納品物を手渡しで行っていたので、情報漏洩のリスクがあり、作業プロセスも煩雑だった。

・パスワードがファイルと同時に送付されるため、パスワードメールを探す手間を削減。セキュアな環境下でのファイル授受も可能に。

・ゲスト招待をかけ、クライアントごとに成果物を格納することで、メディア紛失による情報漏洩を抑止。煩雑な作業プロセスからも解放。

・ダウンロード期限を送信側で自由に設定することができるので、再送信する手間を削減。

・共有リンク機能によりファイル容量を気にすることなく転送することが可能に。

 
 
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特徴
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主要機能
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・ ファイルサーバーのクラウド移行時の課題
・ 働き方改革を支援するクラウドサービス
・ 業務用オンラインストレージ利用実態
・ DirectCloud-BOX顧客満足度調査結果
オプションサービス
・ 災害対策・遠隔地バックアップ
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