相手側からのPPAPの煩雑さや
ファイル転送サービスによる利便性の悪さから解放

業務内容

【黒木氏】

弊社は主にWebサイトの制作を行っています。また、デジタルマーケティングにかかわるコンサルティングも展開しています。
弊社は営業チームを抱えていないことが特徴で、「プランニング部」「クリエイティブデザイン部」「テクニカルデザイン部」の3部署体制となっています。
営業がいないこともあり、案件は基本的にWebサイトからの問い合わせや、ご紹介からくることが多いですね。

日々の業務

【黒木氏】

私はプランニング部の一員としてプランニング・提案・サイト運用のディレクション業務を担当しています。
最近では広報・採用・人事・社員教育などの管理業務に携わることも増えてきました。

【黒木氏】

弊社ではお客さまとのファイル授受、社内・外注業者とのコラボレーションでツールを分けて運用していました。
その中でも、お客さまとのファイル授受において、いわゆる「PPAP(パスワード付きzipファイル)」と言われる方法でファイルを受け取っていました。
PPAP運用ではセキュリティ上問題があるだけでなく、お客さまから送られてくる後続のパスワードメールを探す手間もかかっていました。
場合によっては迷惑メールに入っていたなんてこともしばしばあったんです。そもそもパスワードメールを受け取るまでの待機時間も億劫でした。
また、お客さまに制作物を納品する際、オンラインでの送付が難しい大容量のファイルはCD-ROMなどのメディアに入れて手渡しで行っていたのですが、プロセスが煩雑になる上に紛失時の情報漏洩といった観点でも不安を持っていました。

【黒木氏】

システム部門の者が導入担当だったため、細かい経緯は分からないのですが、Webサイト上での情報収集により決定に至ったようです。
現場の意見としては、コロナ禍において納品データをCD-ROMなどのメディアに入れて持っていく手間を省けるところや、PPAP運用による煩雑なプロセスからの解放、ファイル転送サービスによる容量制限からの解放を叶えられたところが嬉しいですね。

【黒木氏】

PPAP運用で先方から送られてきたパスワードメールを探す手間が無くなり、業務効率の改善に繋がっています。
DirectCloudはリンクとパスワードを同時に送ることができるので、パスワードメールで待たされることもなくなりましたね。
DirectCloudはファイル転送サービスとは異なりダウンロード期限を含めた各種設定を送信側で設定することができるので、お客さまから再度ファイルを送るよう依頼されることも少なくなりました。
共有リンクでファイルを転送することで大容量ファイルを分割する必要もなくなりましたし、送付後のリンク削除にも対応していることも嬉しいです。

【黒木氏】

部署ごとではなく全社的に導入し、主にお客さまとのファイル授受で使用しています。人数にして40～50名程度でしょうか。
データとしては制作会社ということもありますのでaiファイルやPSDファイルもあり、ものによってはファイルサイズが数十GBとなることもあります。
業務での使い方としては、クライアントごとにフォルダを作成し、それぞれゲスト招待をかけることでファイル共有・管理を行っています。
特に昨今総務の作業がデジタル化されてきていることもあり、今まで郵送対応をしていた見積書・納品書・請求書の送付をDirectCloudに代替できたことは嬉しかったですね。
お客さまをゲスト招待することで、ダウンロード通知を受け取ることができるのも良いです。
場合によっては、お客さまを催促しなくてはならないケースもあるため、ファイルを渡すだけではなく、それが今どのように動いているのかを一目で把握できるのは非常に助かります。
また、新型コロナウイルス感染拡大により弊社も週2日のテレワークを導入したのですが、社外からも問題なくスムーズに使用することができています。

【黒木氏】

DirectCloudはUIが分かりやすいこともあり、基本的な使い方に関しては特に現場からの質問が頻発することもなく運用できています。
とはいえ、Googleドキュメントでマニュアルを作成し、いつでも見られる状態にはしています。

【黒木氏】

今後個人情報を扱うファイルが増えることになれば、IPアドレス制限やデバイス認証、アクセスレベル設定などでセキュリティ対策を行っていきたいと考えています。
DirectCloudは管理者画面で簡単にセキュリティに関する設定を行えるので好感を持っています。