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大容量ファイルをメールで送ることなく共有、
情報漏洩リスクも低減

177の学校担当者が必要な時に欲しい情報へアクセス、セキュアにファイル共有

新潟市教育委員会事務局

組織名:新潟市教育委員会事務局施設課様

事業内容:市立の学校施設の維持管理・整備・企画調査等

教育・学習支援業

組織紹介

所在地 新潟市中央区学校町通1番町602番地1
URL http://www.city.niigata.lg.jp/
会社紹介

導入のきっかけ

大容量ファイルをメールで送るため加工に時間を取られる
colbo
新潟市は人口約80万人、33万以上の世帯を有する政令指定都市です。私たち教育委員会事務局施設課は、児童・生徒が明るく元気に勉学に励むことができるよう、教育環境の整備に努めることが役割となります。 施設課が所管するのは市立の学校施設(小学校・中学校・高等学校・中等教育学校・特別支援学校・幼稚園)で、その数は177を数えます。これらの維持管理、整備、企画調査などを行いますが、学校施設の管理と一言で言っても、グラウンドや外構、校舎の改築・改造に始まり、トイレ改修、空調設備の更新、太陽光発電設備の設置、下水道工事など、さまざまな内容があります。
このために必要となるのが、学校職員との情報のやりとりです。具体的には、学校宛の通知・依頼や工事・保守の資料、工事が必要となった場合の現場写真などを共有します。従来はメール添付による情報共有が中心でした。
ファイル転送サービスも利用しましたが、セキュリティによる受取制限や、保存期間が経過してしまうなど、ファイルが受け取れなかったというケースが多々あり、ほとんど活用していませんでした。
結局、上限2MBというメール添付の制約の中で、ファイルを加工してサイズを圧縮したり、分割して送信するなど手間をかけていたのです。そこで確実に大容量ファイルが共有できて、セキュリティ面も安心なサービスを探していたところ、ウェブでDirectCloud-BOXを知り、導入を検討することにしました。

導入決定のポイント

ユーザー数無制限で抜群のコストパフォーマンス
DirectCloud-BOXが良いと感じた点は、価格がリーズナブルであるという点と、ユーザー数が無制限であるという点ですね。
特に学校の数が多いので、各校に1ライセンスをあてがうことを考えると、ユーザー数に応じて課金されないという点はとても良いと感じました。他のサービスはユーザー従量課金が多いので、この点はDirectCloud-BOXのユニークな点だと思います。
大容量の写真などを送信する際のファイル転送速度も満足ですし、ストレージの容量もちょうど良いと思います。限られた予算の中で運営していますから、このコストパフォーマンスの良さが決め手となりました。

導入後の業務改善効果

ファイル加工の煩わしさから解放!必要な時に欲しい情報へアクセス!
これまでは都度メールを送りファイル共有を行っていましたが、DirectCloud-BOXに施設課のフォルダを設置し、マニュアルや書式、資料などを格納しておき、学校側が必要となった時にダウンロードしてもらうという方式になりました。
お陰で、欲しいときに欲しい情報にアクセスできるようになったので、学校側の担当者もスムーズに業務が進んでいるのではないかと思います。またメールを送る回数が減ったことで、メール誤送信による情報漏洩のリスクも低減されました。
私たちも、これまでは大きなファイルを送るたびにダウンサイズの加工をしたり、分割したりしていたので、この煩わしさから解放されたのは、業務効率という点でも、ストレス軽減という意味でも大きいです。
セキュリティが盤石であるという安心感も重要ですね。ファイルプレビューの機能など、メール転送サービスにはない便利機能もあるので、情報を扱う業務全体の効率が向上したと感じています。

導入メリット

大容量ファイルをメールで送ることなくファイル共有、業務効率と利便性が向上
・メール添付で情報共有をしていたため、容量の制約から、ファイルを圧縮したり分割したりという手間が掛かっていた。またメール誤送信による情報漏洩のリスクが常にあった。
・ファイル転送サービスは、セキュリティや保管期限などの制約で、相手が受け取れないケースが多くあり、使い勝手が悪かった。
・大容量ファイルを加工せず、そのまま手軽に共有できるようになったため、業務効率が上がった。
・必要な情報をフォルダ化し、学校担当者とメールのやりとりをすることなく、ファイル共有が出来るようになり、利便性が向上した。またメール誤送信による情報漏洩のリスクも低減された。
        この事例の導入の決め手となった「法人向けファイル共有サービス」詳細を見る
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