大容量ファイルをメールで送ることなく共有、
情報漏洩リスクも低減

新潟市は人口約80万人、33万以上の世帯を有する政令指定都市です。私たち教育委員会事務局施設課は、児童・生徒が明るく元気に勉学に励むことができるよう、教育環境の整備に努めることが役割となります。 施設課が所管するのは市立の学校施設（小学校・中学校・高等学校・中等教育学校・特別支援学校・幼稚園）で、その数は177を数えます。これらの維持管理、整備、企画調査などを行いますが、学校施設の管理と一言で言っても、グラウンドや外構、校舎の改築・改造に始まり、トイレ改修、空調設備の更新、太陽光発電設備の設置、下水道工事など、さまざまな内容があります。
このために必要となるのが、学校職員との情報のやりとりです。具体的には、学校宛の通知・依頼や工事・保守の資料、工事が必要となった場合の現場写真などを共有します。従来はメール添付による情報共有が中心でした。
ファイル転送サービスも利用しましたが、セキュリティによる受取制限や、保存期間が経過してしまうなど、ファイルが受け取れなかったというケースが多々あり、ほとんど活用していませんでした。
結局、上限2MBというメール添付の制約の中で、ファイルを加工してサイズを圧縮したり、分割して送信するなど手間をかけていたのです。そこで確実に大容量ファイルが共有できて、セキュリティ面も安心なサービスを探していたところ、ウェブでDirectCloudを知り、導入を検討することにしました。