ファイルサーバーと同様のシンプルな操作感が魅力。社員も違和感なく移行でき、クラウドの利便性を体感
ファイルサーバーの維持管理費用を削減でき、クラウドの利便性も実感
課題
- 社内のファイルサーバーだったので、スペースや保守の人件費など維持管理のコストがかかっていた。
- 個人情報を扱うので、セキュリティに不安のあるサービスは避けたい。
- 切り替え後に、ユーザートレーニングを行うマンパワーはない。
成果
- ファイルサーバーを維持するための保守業務がなくなり、維持管理のコストを削減でき、事務所面積の有効活用にも繋がった。
- メール添付せずにリンクでファイル送信が行えるようになったため、セキュリティが向上した。
- 外出先からスマートデバイスでファイルにアクセスができるようになり利便性が向上した。
物理サーバー特有の管理業務から解放されるセキュアなクラウドサービスを模索
導入のきっかけ
「生協」というと皆さんが抱かれるイメージは、宅配や店舗で、食品や生活必需品を販売しているというものかと思います。 ただ生協がスーパーマーケットなど通常の小売店と異なる点は、お客様である消費者自身が「組合員」という形で出資・利用・運営していくという点でしょうか。
これらの食品購入事業がメインではありますが、それに付随して高齢者施設や保育園といった生活全般に関わる事業を展開しています。
私たちは本部の他に、事業所として12の配送センターがあり、情報のやりとりは組合員名簿などの個人情報、そのほか会議資料や物流の情報など多岐にわたります。
特に個人情報は扱いに注意が必要であり、これまでは社内のファイルサーバーを利用してきました。 しかし物理サーバーだとどうしても場所の問題や、温度管理などを含めた保守管理、その人件費などがかさみ、クラウド化を検討していました。
そのような背景であり、新しく何かをしたいというよりは、ファイルサーバーで行っていることをそのまま違和感なく、セキュリティを強化した上でクラウド化したい、というのが我々のメイン要望でした。
ユーザー数無制限、操作感もファイルサーバーから違和感なく移行
導入決定のポイント
これまで試したり検討してきたりしたサービスがいくつかあります。 １つは海外の製品で、マニュアルが英語のため使いこなすのが困難でした。国内の別のサービスはセキュリティが脆弱という話を聞き、候補から外しました。
その中でDirectCloudは、日本国内のデータセンターを利用しており、セキュリティやバックアップ体制も安心できます。
また切り替えた後に、ユーザー一人ひとりに機能説明を行うようなマンパワーはありませんでしたから、ファイルサーバーからスムーズに移行できることを重視していました。そういう意味での操作感として、DirectCloudは私たちの要望にマッチしていました。
それと大きなポイントの一つは、ユーザー数無制限ということです。 選定の段階で、ユーザー数無制限を重視するか、データ容量無制限を重視するかを検討したのですが、情報を共有する従業員の中には、正規社員だけでなく委託先の方などもいて、せっかくならみんなで使えたほうが良いと考えました。
現在のユーザー数は300弱ほどですので、これは大きいですね。
機密情報や大容量ファイルを添付しなくて良い手軽さ！どこからでもファイルにアクセス
導入後の業務改善効果
導入のきっかけが「ファイルサーバーの役割をそのまま使いたい」ということだったので、付加価値的な機能はこれから使いこなしていきたいと思っていますが、 メールでデータを送る際に、個人情報や容量の大きなファイルを添付せず、ファイルリンクを送るだけで済むようになったのは良いですね。
また従来は自分のPCからしか欲しいデータにアクセスできなかったのが、外出先等どこからでもログインしてファイルを見られるということに、クラウドサービスの導入効果を実感しています。
電車の中にいても、簡単な内容の確認とかなら、スマホから行えますからね。
ユーザー登録を行わなくてもゲスト利用できますし、無料サービスとは一線を画しています。
もちろん当初の課題であった、物理サーバーの問題からは解放されました。機器のメンテナンスなど、管理者として定期的に行わなくてはならないことがなくなり、事務所面積の有効活用にも繋がりました。
