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Windowsサーバーのサポート終了と本社移転を機に
約10TBのファイルサーバーをクラウドへ移行

ヤマハグループのセキュリティ基準を満たし、使い慣れた操作感のまま全社移行を実現

建設業

法人名 : ヤマハサウンドシステム株式会社様

・代表者：代表取締役　津川　能行
・所在地：神奈川県横浜市西区みなとみらい5丁目1番2号
・資本金：4,960万円
・社員数：210名
・URL：https://www.yamaha-ss.co.jp/
・取材対象者：管理室主任岡田氏

▲ ヤマハサウンドシステム株式会社本社

課題

運用していたファイルサーバー（Windows Server 2012 R2）のサポート終了が迫り、
リプレースの検討が必要だった
本社移転を控え、移転先にサーバー室を確保できるか不確定だった
約10TBのデータを抱えるオンプレミスサーバーの維持管理と事業継続性に課題があった

成果

サーバー更改費用や実機の維持管理業務から解放
DirectCloudドライブにより、従来のファイルサーバーと変わらない操作感で全社移行を実現
アクセスログと柔軟なアクセス権設定で、ファイル管理・統制を強化

ヤマハサウンドシステム株式会社様の事業内容

劇場・ホール、スタジアム・アリーナ等の音響システムを施設用途に合わせて企画・設計・構築から施工・保守までを一貫して手掛ける音響エンジニアリング企業。

▲ ヤマハサウンドシステム株式会社本社ロビー

「公共空間の音づくり」を企画・設計から施工・保守まで一貫して担う

貴社の事業内容を教えてください。

岡田氏: 当社は、劇場・ホール、スタジアム・アリーナ等の音響システムを、施設の用途に合わせて企画・設計・構築から施工・保守までを一貫して手掛ける音響エンジニアリング企業です。

新規物件のシステム構築・施工だけではなく、納入後の保守まで含めて長い間、施設の音響に携わっています。

担当者様の日々の業務を教えてください。

岡田氏: 管理室は経理・人事総務・ITの3部門に分かれており、私は主にITを担当しています。社員が日常業務を円滑に行えるよう、IT環境の整備・運用を行っており、具体的にはPCやスマートフォンなどの機器管理、社内システムや社内ネットワークの運用、ソフトウェアの導入・保守を担当しています。

また、社内ユーザーからの問い合わせ対応（ヘルプデスク）も日常的に行っているほか、情報セキュリティ対策としてのアカウント管理やアクセス権の統制、ソフトウェアライセンスや機器の資産管理も担っています。DirectCloudのような新しいクラウドサービスやシステムを導入する際には、セキュリティや規程への適合性を確認し、グループ会社と連携して適切に運用できるよう調整するのも私の役割です。

サーバーのサポート終了と本社移転が重なり、クラウド化を決断

クラウドサービス導入前の課題を教えてください。

岡田氏: 当時運用していたファイルサーバーは2023年10月にサポート終了（EOL）を迎えることが決まっていたため、2023年春頃からリプレースの検討を始めていました。単純にサーバーを入れ替えるという選択肢もありましたが、ちょうど東京から横浜への本社移転の計画があり、移転先にサーバーを設置できるかどうかが不確定だったのです。

また、業務を継続していくうえで、これまでどおりオンプレミスのサーバーを維持管理し続けることにも課題を感じていました。当時のサーバー容量は約10TBに達しており、この容量に耐えられるクラウドサービスを費用面も含めて複数比較し、導入を検討しました。

約10TBというと、かなりの容量ですね。

岡田氏: 当社は音響システムの工事（建設業）という性格上、製品情報や図面、写真データなどを長期にわたって保管する必要があります。施設は作って終わりではなく、10年、20年経ってから改修が発生することもあるため、「昔はどうだったか」を確認できるよう、なかなかデータを捨てられないのです。その結果、ファイルサーバーの容量が年々膨らんでいる状態でした。

クラウドサービス導入前の
課題と選定の経緯を語る岡田氏

クラウドサービス導入前の課題

運用していたファイルサーバーのサポート終了が迫り、リプレースの検討が必要だった
本社移転を控え、移転先にサーバー室を確保できるか不確定だった
約10TBのデータを抱えるオンプレミスサーバーの維持管理と事業継続性に課題があった

DirectCloudを導入した3つの決め手

ヤマハグループのセキュリティ基準を満たせたこと

岡田氏: Webでのサービス検索と販売店からの紹介という複数の経緯からDirectCloudにたどり着き、他社クラウドストレージ2サービスを含めた3サービスで比較検討しました。

最も重視した比較の軸は、ヤマハグループが要求するセキュリティ基準を満たせるかどうかです。具体的には二要素認証やIPアドレス制限が求められますが、当時、他社サービスではこの要件を満たすことが難しく、グループのセキュリティチェックを通過できる自信が持てませんでした。

また、グループのセキュリティチェックには何十項目にも及ぶ質問事項があり、障害発生時の体制などはベンダー側に回答してもらう必要があります。DirectCloudはこうした要求事項や問い合わせにも迅速に対応いただける体制があり、この点も国産サービスならではの安心感がありました。

DirectCloudドライブで従来と変わらない使用感を維持できること

岡田氏: 会社に新しいツールを導入すると、これまでとの使い勝手の違いから現場に戸惑いが生じることがあります。そのため、これまでのファイルサーバーの使い勝手との連続性を失いたくないという思いがありました。

Webブラウザベースのサービスだと使い勝手が大きく変わってしまいますが、DirectCloudドライブであればエクスプローラーの操作感のまま利用できるため、「今までと使い方は変わらない」とアピールできる点が重要な要素でした。

ユーザー数無制限と容量のコストバランス

岡田氏: ユーザー数無制限の料金体系と、オンプレミス環境の約10TBという容量とのバランスも選定のポイントでした。社員数が多い会社にとって、ユーザー数に依存しない料金体系は大きなメリットだと思います。

▲ DirectCloudへの移行概要（導入前・導入後の比較イメージ）

オンプレミスサーバーの代替として、フォルダ単位の細かな権限設定ごと移行

現在はどのように運用されていますか？

岡田氏: 現在は233ユーザーで、オンプレミスのファイルサーバーの代替として全社的に利用しています。

もともとのファイルサーバーはフォルダ1つひとつに役職単位・部門単位の細かなアクセス権が設定されていたため、移行の際は従来の権限をそのままトレースして、DirectCloudの管理画面で設定していきました。権限設定には一定の工数を要しましたが、それだけ細かなアクセス制御が可能だからこそ、当社の運用要件を満たすことができたと感じています。

データ移行は外部業者の支援を受けながら、夏季休暇の期間を利用して実施しました。優先度の高いデータから先に移行する計画を立てていたため、休暇明けから全社員が一斉に使い始めることができ、大きなトラブルもなくスタートできました。社員への展開にあたっては、既存のマニュアルよりも目線を下げた自社向けマニュアルを作成・配布したこともあり、教育面で苦労した記憶はほとんどありません。

実機の維持管理から解放され、アクセスログでファイル管理・統制も強化

DirectCloud導入による業務改善効果は？

DirectCloudドライブを活用し、円滑な運用・
権限管理を行う岡田氏

岡田氏: まず、サーバーを管理し続ける負担から解放されたのは大きな効果です。また、サーバー更改に伴う設備投資や維持管理コストの削減にもつながりました。

運用面では、アクセス権の設定が即時に反映される点を評価しています。Windowsサーバーではアクセス権の反映に待ち時間が発生することがありますが、DirectCloudでは即時に権限をチューニングできるため、フォルダごとに細かな権限を設定している当社でも管理が容易です。

また、アクセスログがUIとしてわかりやすく、追跡が容易になりました。「ファイルが消えた」「どこかへ行ってしまった」といった問い合わせはどの会社でもあると思いますが、管理者画面でログを追えるため、削除したのか誤って別フォルダにドラッグしたのかまで特定でき、実際にファイルを見つけて解決できたこともあります。従来のWindowsファイルサーバーではここまでの追跡はできなかったので、ファイルの利用状況や操作履歴を容易に把握できるようになり、管理面での安心感が大きく向上しました。

さらに、DirectCloudドライブにはサイレントインストール用のインストーラーが用意されているため、バージョンが古いユーザーに対して、別途導入している資産管理システムを通じてプッシュ配信できるようになりました。これは管理者として非常に助かっています。

今後の活用について教えてください。

岡田氏: 現在はオンプレミスサーバーの置き換えという使い方が中心ですが、社内にはさまざまなファイルの置き場が存在しているため、将来的にはファイルの保管場所を集約していきたいと考えています。DirectCloudは部門を問わず誰でも使えるよう開放しているので、その集約先の1つとして活用していきたいです。

また、当社の技術系社員はホールなどの現場に出ることが多く、テレワーク率も高いため、複合機でスキャンしたデータを社外にいる社員がDirectCloud上で受け取れるような複合機連携にもニーズを感じています。使い勝手を良くしていくことで、社内の定着率もさらに上がっていくと考えています。

導入を検討している方へのメッセージ

岡田氏: 当社は約10TBという大容量からのスタートだったため、データ移行には苦労しました。DirectCloudはユーザー数無制限で、既存ストレージの容量次第ではスモールスタートも可能なので、一部門単位など小さく始めて、最終的に全社導入するというやり方も検討してみてはいかがでしょうか。

また、移行を機に実感したのは、日頃からのデータ整理とファイルの命名ルールづくりの大切さです。長年蓄積したデータは「消していいのか誰にも判断できない」状態になりがちです。クラウド移行は単なる環境変更ではなく、データの整理や運用ルールを見直す良い機会でもあります。導入を検討されている企業には、早い段階からデータの棚卸しや運用ルールの整備に取り組むことをおすすめします。