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クラウド完全移行で自宅・外出先からの
高速ファイルアクセスを実現

全社的なテレワーク推進に大きく貢献

サービス業

法人名 : 横浜ビルシステム株式会社様

・代表者：取締役社長山下敏弘
・所在地：横浜市中区山下町23番地　日土地山下町ビル3階
・資本金：8,000万円
・社員数：1,598名（社員306名、パート1,292名）（令和6年4月1日現在）
・URL：http://www.y-bs.co.jp/index.html

課題

在宅勤務の際に自宅や外出先からのファイルサーバーへアクセスができない
ローカル保存やUSB端末への保存などによる情報漏えい対策を施したい
大容量のファイルを円滑に共有できる仕組みを整備したい

成果

在宅勤務時の作業フォルダへのアクセス時間を短縮
ローカル保存・USBの利用制限により情報漏えいのリスクを削減
「共有リンク」で大容量ファイルもスムーズな共有を実現

横浜ビルシステム株式会社の事業内容

オフィスビル、ホテル、多目的ホール、病院、介護施設などの清掃・設備管理・警備を担い、総合ビルメンテナンスのノウハウを確立。
お客様のニーズを適切に把握し、技術と経験を活かした課題解決の方法を提案している。

今回のインタビューでは、横浜ビルシステム株式会社企画部IT推進グループ長の三好匠氏と同グループの小松澪里氏にDirectCloudを導入した決め手や使い方、導入の成果などについて伺いました。

豊富なビルメンテナンスのノウハウを活かして高品質なサービスを提供

貴社の事業内容を教えてください。

三好氏: 1992年の創業以来、横浜市を中心とした神奈川県全域、東京の一部を対象に、オフィスビルや商業施設、病院といった多種多様な建物の清掃・設備・警備業務などを手掛けるビルメンテナンス会社として、より良い環境で利用して頂けるように日々取り組んでいます。

担当者様の日々の業務を教えてください。

三好氏: 企画部 IT推進グループに所属しており、会社全体の生産性や効率化を目的としたDXの立案・推進役を担っています。

ビルメンテナンス業界では、ITやDXへの課題が多い傾向にありますが、そのような中でもクラウドストレージを導入したり、テレワークの推進、オフィスのフリーアドレス化などに積極的に取り組んでいます。

また、企画部が新卒採用や社員教育も担当していることから、情報セキュリティ管理・会社のDXを推進しながら採用関連も兼務しており、多岐に渡るバックオフィス業務を行っています。

企画部IT推進グループグループ長
三好匠氏

企画部IT推進グループ
小松澪里氏

小松氏: DirectCloudの主たる管理者として、ユーザーの登録・管理や使い方に関するヘルプデスク対応などを担当しています。

具体的には、操作ログに基づいたユーザー利用の管理に従事しています。

社外からサーバーへ円滑なアクセスができない

クラウドサービス導入前の課題を教えてください。

三好氏: コロナ禍での緊急事態宣言で出勤の制限が余儀なくされた時に、在宅勤務でも円滑にアクセスできるクラウドストレージを探していました。
営業部の場合では、出張先や取引先などの外部からファイルサーバーにアクセスしたいといった要望があり、この点もクリアできるクラウドストレージはないか、検討していました。

現場への立ち会いの際にデータをUSBで持ち出さないといけない状況があり、管理者としてはUSBを持ち出すたびに紛失のリスクを懸念していました。
小松氏: 従来はメール添付でのファイル送信がメインとなっており、大容量ファイルを送付する際には分割したり、図面データに関してはDVDに焼き回して共有していることもありました。

取引先によっては、ファイルを直接格納するフォルダを送っていただくようなことはありましたが、こちらから大容量ファイルを円滑に送信できる仕組みがなかったため、大容量ファイルをすぐに共有できるワークフローを構築する必要がありました。

また、クラウドストレージ導入前は、社内ファイルサーバーの保守を2名体制（当時）で行っていたため、大きな工数負担がかかっていました。

クラウドサービス導入前の課題

在宅勤務の際に自宅や外出先からのファイルサーバーへアクセスができない
ローカル保存やUSB端末への保存などによる情報漏えい対策を施したい
大容量のファイルを円滑に共有できる仕組みを整備したい

DirectCloudを導入した3つの決め手

ユーザー数が無制限であること

三好氏: 社員数全体を見た時に、現場スタッフと比較して事務スタッフの人数は少ないのですが、それでもユーザー数が100名を超えることを想定していたため、ユーザー数無制限であることは必須条件でした。

DirectCloudであれば、高いセキュリティ機能が備わっていながら、ユーザー数無制限で利用できるため、導入を検討する際の大きな決め手でした。

エクスプローラーから利用できるためユーザー側の心理的ハードルが低い

三好氏: クラウドストレージを検討していく中で、boxやDropboxの場合はブラウザで使うイメージが強く、仮に導入してもITリテラシーの習熟度によってはうまく活用できないのではないかと危惧していましたが、DirectCloudの場合は、エクスプローラーからこれまでと同じような操作で使えるため、実際に利用しているユーザーからも高評価をいただきました。

管理者としてもエクスプローラーで使えるということをポイントにすることで、導入するメリットを社内に伝えやすかったです。

高度なセキュリティ機能が豊富に取り揃えられている

小松氏: 弊社では、会社から貸与しているPC以外にDirectCloudをダウンロードするといった運用はセキュリティポリシー上禁止しています。

DirectCloudの場合は会社ID・ユーザーID・パスワードを知っていても、貸与外のPCからのログインは管理者が承認しない限りログインができない仕様となっているため、許可していない端末からのログイン、場合によっては発生する可能性のあるユーザーの又貸しなどを防止することができる点が魅力です。

リモートワークを推進するうえで欠かせないツール

現在はどのように運用されていますか？

三好氏: 現在は従来のファイルサーバーからDirectCloudへの完全移行を実現し、ファイルを一元管理するためのメインツールとして活用しています。
特に、DirectCloudドライブを全社員が使っているなど、業務効率が大幅に向上した傾向にあります。

また、社内DX推進の一環としてリモートワークも推奨しており（リモート日数や社員ごとの管理は部門長に委ねている）、外部からでもDirectCloudへスムーズなアクセスを実現しています。
リモートワークを推進していく際に欠かせないツールとして活用しています。

小松氏: 単にデータを格納しておくクラウドストレージとしてのみでなく、これまでになかったファイル共有ツールとしても活用しています。

DirectCloudで「共有リンク」を発行し、該当のリンクを送付するのみで大容量のファイル共有が完結するため、容量制限を気にすることなく、これまで行っていたファイル分割作業などの工数削減を実現しました。

取引先のみでなく、社員間でもファイルが格納されている「場所」を共有するのみで完結するため、社員間でファイルを送信する手間も無くなり、ファイルのサイロ化やローカルにダウンロードせずに済む環境を構築できました。

自宅や外出先からでもスムーズなアクセスを実現

DirectCloud導入による業務改善効果は？

三好氏: ファイルサーバーを使用していた頃は、例えば週始めの月曜日にサーバーへのアクセスが集中する傾向にあり、ユーザーによってはサーバーまでのログイン時間が長い、場合によってはログインができないなどの事象が発生していました。

クラウドストレージに移行後は、曜日や場所を問わずフォルダへのアクセス時間が大幅に短縮しました。

運用方法でもお話ししましたが、クラウドストレージでファイルを一元管理しているため、ローカル環境にダウンロードせずに済むファイル活用ができています。
これに伴い、現在はUSBやDVDでのファイル保存・共有といったフローを廃止し、ヒューマンエラーによる情報漏えいリスクも以前と比較すれば段違いに減少しました。

小松氏: DirectCloudの管理者ページからは、ユーザー・管理者の操作ログが瞬時に取得できるようになりました。
また、バックアップの復元も簡単にできるため、逐一取得していた手間を無くすことができました。
ユーザーの業務のみならず、IT推進グループの業務効率も大きく向上しました。

導入を検討している企業へのメッセージ

三好氏: DirectCloudドライブにより、エクスプローラーからの利用が可能な点が非常に便利と実感しています。DirectCloudに移行後も、違和感なく操作することができました。

結果的にリモートワークの作業効率アップに繋がり、社員から非常に喜ばれました。

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