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DirectCloudの導入で法人全体の
ファイル共有基盤構築を実現

脱PPAPでファイル共有の工数を削減

医療・福祉

法人名 : 社会福祉法人恩賜財団済生会様

・代表者：炭谷　茂
・所在地：東京都港区三田1丁目4番28号三田国際ビル21階
・職員数：約66,000名
・URL：https://www.saiseikai.or.jp/

課題

独自に開発していたファイル共有ツールの機能不足・陳腐化（容量不足など）
法人全体で利用できるファイル共有基盤を構築したい
メール添付でのデータのやりとり（PPAP対策）

成果

従来のファイル共有ツールからクラウドストレージへの移行を実現
DirectCloudを法人全体で利用可能なファイル共有基盤として活用
「共有リンク」機能で脱PPAPを実現

社会福祉法人恩賜財団済生会の事業内容

済生会は明治天皇が「恵まれない人々のために施薬救療によって生活困窮者を救済しよう」と明治44（1911）年に設立。
110年以上の活動の中で「施薬救療の精神」という済生会理念の下、3つの目標「生活困窮者を済(すく)う」「医療で地域の生(いのち)を守る」
「医療と福祉、会を挙げて切れ目のないサービスを提供」を掲げ、日本最大の社会福祉法人として40都道府県で医療・保健・福祉活動を展開。

今回のインタビューでは、社会福祉法人恩賜財団済生会本部事務局事業部情報管理課課長の遠藤朗氏と名取知晃氏にDirectCloudを導入した決め手や使い方、導入の成果などについて伺いました。

済生会全体(令和5年度)

405施設・437事業

主な施設

◇ 病院 83
　入院 626万人
　外来 908万人

◇ 介護老人保健施設 28
　 92万人

◇ 特別養護老人ホーム 54
　 150万人

特徴的な取り組み

◇ 無料低額診療事業

200万人
生計困難者のために無料または低額な料金で診療を行なう

◇ 生活困窮者支援事業(なでしこプラン)

22万人
ホームレスやDV被害者など生活困窮者全般を対象に、行政や関係機関と連携して訪問診療、健康診断、就労支援等を行なう

◇ 瀬戸内海巡回診療

4,000人
済生丸で、瀬戸内海に浮かぶ島々(岡山、広島、香川、愛媛)を対象に、診療や保健予防活動を行なう

参考：済生会HP 事業内容

担当者様の日々の業務を教えてください。

情報管理課名取知晃氏

名取氏: 本部事務局内および法人全体のITシステム導入作業や運用・管理、ヘルプデスク対応などを行いつつ、DX推進に関する業務に従事しています。

情報管理課では、情報に関する委員会運営も担当しておりますので、委員会の窓口としてアジェンダや決議事項の書面作成・共有などを行っています。

また、DirectCloudの管理も情報管理課（3名）で対応しており、新規ユーザー登録やセキュリティ面の設定などを行っています。

独自開発していたファイル共有ツールの陳腐化

クラウドサービス導入前の課題を教えてください。

名取氏: DirectCloudを導入する前は、独自に開発していたファイル共有ツールを約10年使っていましたが、ファイル容量の上限や操作性に課題がありました。

ツールは導入していたものの、メール添付によるファイル共有が大半を占めており、例えば委員会内でファイルを共有するときに毎回該当のファイルを送信する必要があるなど、ファイル共有にかかる工数が負担でした。
遠藤氏: これに加えてセキュリティリスクも課題として浮き彫りになったことから、円滑なファイル共有を実現しつつ、セキュリティレベルを向上させる必要がありました。

また、業務効率向上の観点から、ファイル共有ツール内でユーザー同士のコミュニケーションが実現するサービスを探していました。

クラウドサービス導入前の課題

独自に開発していたファイル共有ツールの機能不足・陳腐化（容量不足など）
法人全体で利用できるファイル共有基盤を構築したい
メール添付でのデータのやりとり（PPAP対策）

DirectCloudを導入した4つの決め手

ユーザー数無制限のコストパフォーマンス

遠藤氏: 弊会では、クラウドストレージを利用するユーザーが全国で数千人以上を想定していたため、ユーザー数無制限のサービスを導入することは最低限の条件でした。

また、各施設に利用ユーザーが在籍していることで、ユーザー課金制の場合は適切なコスト管理が非常に困難になるリスクがあったため、ユーザー数無制限であることは大きなポイントでした。

ユーザー情報をすぐに検索できる

名取氏: DirectCloudの場合は、管理者機能の一環でユーザーIDを検索すればすぐにユーザー情報を検索できる点がポイントと感じています。

この機能によって、ユーザーのログイン履歴や登録状況の確認などが以前と比較して容易になりました。

副管理者の設定で管理体制を強化できる

名取氏: 弊会では、共有フォルダの第一階層に各施設のフォルダを作成しており、フォルダごとに副管理者を設定しています。

副管理者機能により、管理者としてすべての施設のフォルダを管理する必要はなく、各施設の副管理者に設定したユーザーに管理を任せることができています。

基本的には法人全体のフォルダ管理のみ行う体制を構築していますので、サーバー内のフォルダ管理にかかる工数は削減しました。

二要素認証ができるなど高いセキュリティレベル

遠藤氏: 法人全体のポリシーとして、すべてのユーザーにワンタイムパスワード（二要素認証）を要求するように設定して運用しています。

この機能によって、不正ログインの防止に繋げることができましたので重宝しています。

法人全体で利用できるファイル共有基盤として運用

現在はどのように運用されていますか？

名取氏: これまで利用していたファイル共有ツールの利用を取り止め、法人全体で利用できるファイル共有基盤として運用しています。

容量制限も10TB（プレミアムプラン）のクラウドストレージに移行することができましたので、容量拡充やファイルの棚卸しなどの作業負担が容易になりました。

また、施設によっては職員が使用しているPCのローカル環境でファイルを保存・管理している場合もありましたので、こういった施設の場合はファイルサーバーとしても活用しています。

共有リンク機能で脱PPAPを大きく推進

DirectCloud導入による業務改善効果は？

名取氏: メール添付によるファイル共有の頻度を大幅に減らせたと実感しています。
導入からおよそ1年が経過しましたが、これまでに生成された共有リンクは約3,500件あり、DirectCloudを活用している大半のユーザーは共有リンクによるファイルのやり取りを実施しています。

また、クラウドストレージを導入したことで出張先や外出時でもクラウド内にあるファイルを閲覧することができるようになりました。

遠藤氏: クラウドストレージ導入前は、ユーザー登録やストレージの管理は各拠点の担当者に任せておりましたが、本部からは拠点ごとの利用状況などをすぐに可視化することが難しく、運用実態の把握が困難でした。

この点、DirectCloudであれば、ユーザーごとのログ（ファイル操作）を瞬時に取得できますし、管理者のログも取得可能なため、都度担当者に確認を入れなくても利用実態を可視化できるようになりました。
これにより、現場担当者とサーバー管理に関するやり取りの工数を削減することができました。

導入を検討している企業へのメッセージ

遠藤氏: DirectCloudはユーザー数無制限であることから、拠点や支社が複数あるような組織で契約する運用は特に有効だと思います。

また、導入してそのまま運用を始めるのではなく、フォルダ構成やユーザー作成ルールなどを事前に決めたうえで運用を開始することが大切だと思います。

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