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文書の郵送（レターパック）を廃止して
業務効率を向上

学術研究、専門・技術

法人名 : 千葉県弁護士会様

・代表者：会長　島田直樹
・所在地：千葉市中央区中央4丁目13番9号
・職員数：32名(所属会員数：876名)
・URL：https://www.chiba-ben.or.jp/

千葉県弁護士会の事業内容

貴社の事業内容を教えてください。

今回の事例では、川崎仁寛弁護士（千葉県弁護士会所属）に、弁護士会内でのクラウドストレージの運用方法や導入の効果について、お話を伺いました。

川崎氏: 千葉県弁護士会では、千葉県内の13カ所に設置した法律相談センターや千葉県庁などの自治体などと協力して実施している「法律相談」、また「社会的事件についての意見表明」といった活動を実施しています。

また、会員向けの業務としては、新規入会や退会の「登録業務」、所属弁護士と市民間での面談調整などを行っています。

参考：千葉県弁護士会HP 弁護士会の活動

担当者様の日々の業務を教えてください。

川崎氏: 現在は非常駐スタッフ（2024年5月時点）として携わっておりますが、千葉県弁護士会に在籍する約30名の事務局員の業務管理などを担当しております。

また、弁護士会には情報システム推進を専属で担当する部門は設置しておらず、DirectCloudの運用に関するルール設定や管理、会員向けのマニュアル作成にも従事しています。

クラウドサービス導入前の課題を教えてください。

川崎氏: クラウドストレージを導入する以前は、機密性の高い文書も、郵送などで行っていました。

また、メール（PPAP）での共有後、ローカルの環境にダウンロードされてしまうと、管理が行き届かなくなってしまいますし、情報の管理は個々のPCのセキュリティレベルに依存してしまいますので、ローカルにダウンロードせずに済み、セキュリティが高いクラウドサービスを探しておりました。

ユーザー数無制限のコストパフォーマンス

川崎氏: 弁護士会への入会・退会といった作業が都度発生する関係で、ユーザー課金制のサービスですと、アカウント数や予算の管理など、かえって業務工数が増加してしまうことを懸念していました。

DirectCloudでは、ユーザー数無制限のため、ユーザー数に依存することなく利用できる点は重要なポイントでした。

アクセス権設定の自由度

川崎氏: フォルダごとにアクセス権を設定していまして、柔軟にアクセス権設定できる点が魅力でした。

重要な書面に関しては、アクセス制限を設け、プレビューのみ・閲覧制限を設けるといった運用をとることができ、文書管理の利便性が大きく向上しました。

直感的なUIで活用できる：DirectCloudドライブ

川崎氏: DirectCloudは、直感的で運用を始めやすいUIを備えており、ITリテラシーの習熟度に依存することなく、円滑に導入できる点が、評価のポイントです。

特に、DirectCloudドライブを使うことで、従来のエクスプローラーと変わらずに使用することができ、ユーザーへの説明にかかる労力もなく、運用を始めることができました。

現在はどのように運用されていますか？

川崎氏: 前述の事業内容に記載がある通り、当会には様々な委員会を設置し、活動しています。

委員会内では、事務局-委員間や委員同士で頻繁に情報共有を行います。
今後は、委員会専用のフォルダを作成し、所属する委員会のフォルダのみへのアクセスを承認したり、委員であっても機密度に応じてアクセスできるユーザーを制限するなど、運用範囲の拡大を図っていきたいと考えています。

DirectCloud導入による業務改善効果は？

川崎氏: 会議によっては、開催のたびに会議資料を事前にレターパックで郵送していました。
会議によっては機密性の高い文書も郵送するため、内容や宛先のチェックにも工数がかかっていましたし、文書の内容を閲覧できる責任者（役職者）自身が郵送の準備をしていたなど、多大な工数負担がかかっていました。

DirectCloud導入後は、前述の通り、委員会ごとにフォルダを作成し、会議に必要な資料を格納するのみで共有が完結できるワークフローに移行することができました。
アクセス制御も設定していますので、機密性の高い文書管理も容易になりました。