文書の郵送(レターパック)を廃止して
業務効率を向上

柔軟なアクセス権設定で機密性の高い文書も安全に共有

学術研究、専門・技術

法人名 : 千葉県弁護士会 様

・代表者:会長 島田 直樹
・所在地:千葉市中央区中央4丁目13番9号
・職員数:32名(所属会員数:876名)
・URL:https://www.chiba-ben.or.jp/

課題
  • 郵送・メーリングリストによる情報共有の工数を削減したい
  • ローカル環境にダウンロードさせずに文書を共有できる環境を整備したい
成果
  • 郵送での情報共有・回収業務を削減
  • 会員ごとにサイロ化していたデータをクラウドで一元管理

千葉県弁護士会の事業内容

千葉県内に事務所がある弁護士全員が加入する団体で、様々な人権擁護活動や法律相談などの市民サービス、在野の法律家団体として法案の制定や社会的事件に関する意見を表明するなど、幅広い活動を行っています。
その他、裁判によらずに紛争解決をお手伝いする「紛争解決支援センター」の運営、学校に弁護士を派遣して授業のお手伝いをする「法教育」などのほか、所属弁護士に対する指導監督や各種研修会の実施なども行っています。

「社会のニーズに沿った変革」をスローガンに
地域社会の法的要望に応える

貴社の事業内容を教えてください。

今回の事例では、川崎仁寛弁護士(千葉県弁護士会所属)に、弁護士会内でのクラウドストレージの運用方法や導入の効果について、お話を伺いました。

川崎氏
千葉県弁護士会では、千葉県内の13カ所に設置した法律相談センターや千葉県庁などの自治体などと協力して実施している「法律相談」、また「社会的事件についての意見表明」といった活動を実施しています。

また、会員向けの業務としては、新規入会や退会の「登録業務」、所属弁護士と市民間での面談調整などを行っています。

千葉県弁護士会の活動  ※一部抜粋

  • 人権擁護委員会
  • 刑事弁護センター
  • 子どもの権利委員会
  • 市民サービス委員会
  • 消費者問題委員会
  • 労働問題対策委員会

参考:千葉県弁護士会HP 弁護士会の活動

担当者様の日々の業務を教えてください。

川崎氏
現在は非常駐スタッフ(2024年5月時点)として携わっておりますが、千葉県弁護士会に在籍する約30名の事務局員の業務管理などを担当しております。

また、弁護士会には情報システム推進を専属で担当する部門は設置しておらず、DirectCloudの運用に関するルール設定や管理、会員向けのマニュアル作成にも従事しています。

共有後の文書管理に課題

クラウドサービス導入前の課題を教えてください。

川崎氏
クラウドストレージを導入する以前は、機密性の高い文書も、郵送などで行っていました。

また、メール(PPAP)での共有後、ローカルの環境にダウンロードされてしまうと、管理が行き届かなくなってしまいますし、情報の管理は個々のPCのセキュリティレベルに依存してしまいますので、ローカルにダウンロードせずに済み、セキュリティが高いクラウドサービスを探しておりました。

クラウドサービス導入前の課題

  • 郵送・メーリングリストによる情報共有の工数を削減したい
  • ローカル環境にダウンロードさせずに文書を共有できる環境を整備したい

DirectCloudを導入した3つの決め手

ユーザー数無制限のコストパフォーマンス

川崎氏
弁護士会への入会・退会といった作業が都度発生する関係で、ユーザー課金制のサービスですと、アカウント数や予算の管理など、かえって業務工数が増加してしまうことを懸念していました。

DirectCloudでは、ユーザー数無制限のため、ユーザー数に依存することなく利用できる点は重要なポイントでした。

アクセス権設定の自由度

川崎氏
フォルダごとにアクセス権を設定していまして、柔軟にアクセス権設定できる点が魅力でした。

重要な書面に関しては、アクセス制限を設け、プレビューのみ・閲覧制限を設けるといった運用をとることができ、文書管理の利便性が大きく向上しました。

直感的なUIで活用できる:DirectCloudドライブ

川崎氏
DirectCloudは、直感的で運用を始めやすいUIを備えており、ITリテラシーの習熟度に依存することなく、円滑に導入できる点が、評価のポイントです。

特に、DirectCloudドライブを使うことで、従来のエクスプローラーと変わらずに使用することができ、ユーザーへの説明にかかる労力もなく、運用を始めることができました。

委員会内での情報共有がスムーズに

現在はどのように運用されていますか?

川崎氏
前述の事業内容に記載がある通り、当会には様々な委員会を設置し、活動しています。

委員会内では、事務局-委員間や委員同士で頻繁に情報共有を行います。
今後は、委員会専用のフォルダを作成し、所属する委員会のフォルダのみへのアクセスを承認したり、委員であっても機密度に応じてアクセスできるユーザーを制限するなど、運用範囲の拡大を図っていきたいと考えています。

機密性の高い文書の郵送(レターパック)を廃止

DirectCloud導入による業務改善効果は?

川崎氏
会議によっては、開催のたびに会議資料を事前にレターパックで郵送していました。
会議によっては機密性の高い文書も郵送するため、内容や宛先のチェックにも工数がかかっていましたし、文書の内容を閲覧できる責任者(役職者)自身が郵送の準備をしていたなど、多大な工数負担がかかっていました。

DirectCloud導入後は、前述の通り、委員会ごとにフォルダを作成し、会議に必要な資料を格納するのみで共有が完結できるワークフローに移行することができました。
アクセス制御も設定していますので、機密性の高い文書管理も容易になりました。
DirectCloud導入による業務改善効果

導入を検討している企業へのメッセージ

川崎氏
DirectCloudでは、他社クラウドサービスと比べて、アクセス権設定を圧倒的に細かく設定できるため、「脱・紙文化」・DXの推進にとって極めて重要なポイントになると感じました。