拠点間の垣根を超えたファイル共有により
DXを推進

支社・部署を含め全国約60台のNASに散在していたデータを集約

サービス業

法人名 : 日本ビルコン株式会社様

・代表者：代表取締役社長　窪田勝
・所在地：東京都墨田区立川2-11-10
・株主：東テク株式会社（東証プライム市場）
・年商：171億（2023年3月）
・社員数：728名
・URL：https://www.nipponbuilcon.co.jp/

課題

外出先から、ビルメンテナンス現場の画像ファイルやCADファイル、プレゼンテーション資料などに
アクセスすることができず、業務効率が低下していた。
支社・部署ごとにNASが散在しており、全社的なファイル共有ができなかった。
NASの故障による管理者負担と、データ消失のリスクが常に隣り合わせだった。

成果

場所を問わずノートPCやタブレットPCからファイルにアクセスできるようになり、年間で800万円以上のコスト削減に繋がった。
支社・部署を含め全国約60台のNASに散在していたデータをDirectCloudに集約できることで、支社・
部署の垣根を超えたファイル共有が可能となり、DXの推進に寄与できた。
NASからクラウドに移行したことで、管理者の負担とファイル消失のリスクが一挙に解消した。

日本ビルコン株式会社の業務内容

設備機器の保守や修繕を中心とした、ビル・大型施設等のメンテナンス事業を展開。
設備機器の更新時には、現地調査から保守作業まで一気通貫のサービスを提供していることが特徴で、現在は本社とあわせ、6支社49事業所を擁している。

最新技術を積極的に取り入れ、働き方改革を推進

御社の業務内容と目標とするビジョンは？

山浦氏
弊社は、主にビル・大型施設等を対象とした空調設備のメンテナンス、機器修繕、機器更新、各種施工を行っています。

伊藤氏
場所を問わない働き方の実現に向け、DX（デジタルトランスフォーメーション）の取り組みも強化しています。
たとえば、DirectCloudの導入に併せて、事務職・営業職にはノートPC、現場で活躍するフィールドエンジニアにはタブレットPCを支給することで、業務効率の改善を図っています。
これからも、IoTやAIなどを効果的に導入し、お客さまのあらゆるご要望やお困りごとに対応できる体制を強化していく予定です。

担当者様の日々の業務を教えてください。

経営戦略本部　情報システム部
伊藤直様（左）、山浦崇様（右）

山浦氏: 情報システム部では、業務改善システムの構築のほか、各種ハードウェアの管理・ネットワーク敷設サポート・およびその他あらゆるサポート窓口対応を行っています。

伊藤氏: また、設備機器の遠隔監視やドローン・VR・AIなど、最新のIT技術の導入調査も行っています。

DirectCloud導入前の課題
サービス導入前の運用方法とその課題は?
伊藤氏本社をはじめ全国に6支社49事業所を展開しており、支社・部署ごとに約60台のNASが散在していたので、全社的なファイル共有ができていなかったことが課題でした。山浦氏 DirectCloudを導入するまでは、ビルメンテナンス現場の画像ファイルやCADファイル、スタッフのスケジュール管理表などをNAS以外に保存する手段が無く、外出先からファイルにアクセスできず、どうしても一度事務所に戻ってから作業する必要がありました。また、NASの故障によるデータ消失のリスクと常に隣り合わせで、データ復旧の対応も負担になっていました。
DirectCloudを知った理由と導入の決め手は?
山浦氏全社的な利用を想定していたこともあり、ユーザーごとに費用が発生するクラウドストレージは避ける必要がありました。実際に他社比較を進めていく中で、ユーザー数にかかわらず定額で利用できるDirectCloudに魅力を感じ、運用コストを大幅に下げることができると考え、導入に踏み切りました。伊藤氏社内のデータをクラウドストレージに移行することで、NASの故障対応が不要になるところにもメリットを感じました。

DirectCloud導入による効果

現在の運用方法は?

山浦氏: ファイルの保管と共有をメインに使っています。

伊藤氏: 顧客データや事務報告のデータなど、全社共通で利用するファイルは、専用の共有フォルダに保存しています。
また、社長や役員専用のフォルダ、各部署の共有フォルダを設け、他部署の社員がファイルにアクセスできないようにしています。

山浦氏: DirectCloudの導入前はNASを中心に使っていたこともあり、基本的にはWindowsのエクスプローラーと変わらない操作感で利用できる「DirectCloud ドライブ」を中心に使っています。
DirectCloudには、ビルメンテナンス現場の画像ファイルやCADファイル、スタッフのスケジュール管理表、プレゼンテーション資料、チラシ、マニュアルなど、各種データを保存しています。
また閲覧制限等、セキュリティ機能の使いやすさもあり、個人情報や機密情報についても、一部保存・運用をしています。

伊藤氏: 8割以上はExcelファイルが占めており、DirectCloud ドライブの直接編集でファイルの作業を行うことも多いです。
Microsoft Officeのファイルであれば、排他制御により複数のユーザーによる同時更新を防ぐことができるので、データの整合性を保ちつつ作業することができています。

DirectCloudの導入によって、課題は解決しましたか。

山浦氏: DirectCloudに移行したことで、場所を問わずノートPCやタブレットPCからファイルにアクセスできるようになり、年間で800万円以上のコスト削減に繋がりました。

伊藤氏: 拠点ごとに運用していたNASをDirectCloudに集約できることで、支社・部署をまたいだファイル共有が可能となり、DXを推進できたと考えています。
また、NASの故障に伴う管理者の負担や、ファイル消失のリスクも同時に削減することができました。

外出先でもタブレットPCからDirectCloudにアクセスできることで
必要な図面や帳票をいつでも取得可能となった。

山浦氏: 管理ページのユーザーインターフェースが良く、操作しやすいので、部署ごとのアクセス権の設定も、柔軟かつ直感的にできるようになりました。
万が一データを消失した際も、管理ページで操作ログを追うことができるため、社内統制の強化につなげることもできたと考えています。

伊藤氏: 削除してしまったファイルはゴミ箱機能で簡単に復元できるのも嬉しいですね。
ファイルを上書き保存してしまった際も、バージョン管理機能で過去のバージョンに戻せるので、現場でありがちなトラブルを最小限に抑えることができました。

ユーザーからの反応はいかがですか。

山浦氏: 導入当初は使い慣れたNASの方が良いとの声がありましたが、実際に使っているうちにNASとも大きく操作感に違いはないと感じていただき、現在は自然に浸透しています。

今後のDirectCloudの活用ビジョンは？

今後はどのような機能実装を期待していますか。

山浦氏: 共有フォルダの使用容量を、ユーザーページでも把握できるようになると嬉しいです。最近、ユーザーからファイルをアップロードできないという問い合わせを受けることがよくあり、その原因のほとんどが共有フォルダの容量上限によるものでした。

伊藤氏: 弊社では現在、Kintoneを中心として複数のシステムのデータを集約・活用できる社内システム「NB-BOSS」の開発を継続的に進めており、ノーコード・ローコードでスムーズに連携できるツールを比較検討しています。
Kintoneはストレージ容量の制限があるため、データの保管用途でDirectCloudのAPIと連携したいと考えています。
そのため、KintoneとDirectCloudの連携方法に関する情報を提供いただけると助かります。

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