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約1.2TBのデータを1カ月弱で“クラウドへ完全移行”

VPNを経由せずに場所を問わない
セキュアなアクセスを実現

専門・技術サービス

法人名 : 税理士法人おかやま創研様

・設立：1968年9月
・代表者：代表社員・所長　村上喜郎
・所在地：岡山県岡山市北区西古松2-24-5 YMビル（本社）
・URL：https://www.okayama-zeimu.com/

課題

社外からのVPNを経由した社内データアクセスは利便性が低かった。
アクセス権の細かな制御などの運用管理が万全ではなかった。
遠隔地でのバックアップができていないため、ファイルサーバーの破損が不安。

期待

場所を問わず社内データにセキュアにアクセスしたい。
ユーザーの使い勝手は変えずクラウド移行したい。
コスト負担を抑えつつセキュリティも担保したい。

成果

VPN接続不要で場所を問わず社内データに安全・安心なアクセス。
顧客データを守る高いセキュリティを担保できた。
管理者の負担軽減や工数削減を実現できた。

税理士法人おかやま創研の業務内容

岡山県岡山市に本社オフィス、倉敷市に倉敷中央オフィスを置くおかやま創研グループでは、法人・個人税務会計顧問業務など税理士法人としての業務に加え、経営やITシステムの導入・運用サポートなどを行うコンサルティング業務の両事業を展開している。

中小企業の活性化をミッションに掲げる税理士法人おかやま創研。会計処理の支援だけでなく、ITシステムの導入支援などのシステムコンサルを通じて、顧客のDX推進をサポートしている。
同法人では、ファイルサーバーのリプレイスのタイミングを機にクラウドストレージへの完全移行を決めた。
サービス選定の鍵となったのは、顧客の経営情報を守る高セキュリティ、ファイルサーバーの使い勝手を変えない利便性、そしてユーザー数無制限のコストメリットだった。

会計処理の支援だけでなくシステムコンサルも

御社の業務内容と目標とするビジョンは？

「税務・会計・経営支援で地域社会に貢献する」を業務の３本柱とし、地域の中小企業のお役に立ち、中小企業を力強く元気にしていくというミッションを掲げています。
会計・税務というのは、中小企業の会計処理の支援を行うことです。
日々の会計処理および決算処理です。さらに決算で確定した損益計算書や貸借対照表をもとに法人税の申告書などを作成して税務署に提出するという一連のフローが会計・税務の仕事ですね。
基本的には弊社の担当者が顧客企業のところに毎月行って、その会計の処理の妥当性をチェックしていくのですが、その過程の中で、経営やシステムのコンサルティングも併せて行っていくという流れです。　

中小企業のDX推進を経営目線でサポート

担当者様の日々の業務を教えてください。

おかやま創研グループ会長
林典彦氏

林氏: おかやま総研グループの会長を務めています。もともと、弊社のファイルサーバー内にはEXCELファイルが山ほど存在しており、私がサイボウズのGaroonやkintoneなど各種グループウェアを導入して、DX化を進めてきました。
また、お客様とのやりとりはメールが基本だったのですが、それもセキュリティ上問題があることから、チャットワークに切り替えました。
さらに、所内の紙文書（ドキュメント）も全部スキャンしてDocuWorksを使ってデジタルデータとして保存するようにしています。

祇園氏 / 藤原氏: わたしたちは、システムサポートチームというチームに所属しています。
ここは税理士事務所としては少し珍しいかもしれませんが、6名体制で税務・会計ソフトシステム「TKC」の導入コンサルティングをしています。
また、メーカーやベンダーにはこだわらずお客様のDX化をどう支援していくかという視点でシステムコンサルティングも行っています。
社内では、いわゆる情報システム部門としての役割も担っており、各種ITツールやネットワーク、パソコンなどのデバイスの管理・設定変更、トラブルシューティング諸々も担当しています。

税理士法人おかやま創研株式会社おかやま創研コンサルティング
コンサルティンググループシステムサポートチーム
藤原一博氏（左）、祇園達紀氏（右）

VPN接続の手間とバックアップへの不安

サービス導入前の運用方法とその課題は？

社内にはもともとオンプレのファイルサーバーがありました。我々は少なくとも月に一回、お客様先に行く機会があります。
その際に、ファイルサーバーだけを使っていては、VPNを介して社内サーバーの中に入っていくしかありません。
外部からの接続の手間やセキュリティ面で細かなアクセス権設定などが出来ていない状況でした。
また、オンプレのサーバーに対して有事の際のバックアップ対策などはしていたものの、別途遠隔地にバックアップサイトを確保していたわけではありませんでした。
いざ被災した際などは、バックアップデータの保存はできていたとしても、ファイルサーバー自体が破損するというリスクも懸念していました。　　

ファイルサーバーのリプレイスを機にクラウドへ

DirectCloudを知った理由および導入の決め手

セキュリティ面での要件を満たしつつ、我々の求める機能がリーズナブルに提供されている点が導入の決め手となりました。
2022年11月にファイルサーバーのリプレイスを予定していました。
それに合わせ、22年8月の役員会で林会長の助言もあって、クラウド移行を検討していく方針となり、そこからサービスの選定を始めました。
もともと、弊社ではBoxやDropboxなど同期型のクラウドストレージの顧客導入サポートなどをしていました。
なんとなくクラウドストレージに関する知識は持っているという中で、自社に合うサービスを選ぶため、セミナーを受講したり、提案を受けるという形で5、6社に話を聞きました。　

顧客の経営情報を守るセキュリティは“絶対条件”

選定の一番のポイントとなったのはセキュリティ面でした。弊社が取り扱っている情報は顧客の経営情報に関するデータであり、セキュリティ面でのウエイトは非常に大きく、絶対に担保しなければなりません。
アップロードしたデータを守るセキュリティ対策はもちろん、個人端末からのアクセスによるデータ流出を防ぐ必要がありました。
そこで、会社貸与の端末からしかアクセスができない「デバイス認証」が可能なこと、Webブラウザ経由での接続を遮断できること、さらに仮想ドライブ「DirectCloudドライブ」からの接続とすることがセキュリティ上必要でした。
市場にはWebブラウザ経由のアクセスを遮断できないサービスや、デバイス制限と言いつつIPアドレスでの制限をかけるようなサービスもあります。
そのような状況の中、我々のセキュリティ要件を満たすサービスがDirectCloudでした。
その他のサービスについても要件を満たすことは出来たかもしれませんが、料金があまりに高額になることが想定され、選択肢から外れました。　

コスト・使い勝手の良さもサービス選びのポイントに

同期型のクラウドストレージもPCのローカルストレージにデータが保存されることから容量を消費する点や、セキュリティ面での不安があるため避けました。
こうした条件に加えて、既存のファイルサーバーと同じ感覚で社員全員が迷うことなく使えるという点も重要視しました。
コスト面についても、ユーザー数無制限であることはポイントとなりました。
例えば、ユーザー課金制のサービスでセキュリティを担保しつつサービスを活用していこうとすると一人あたり1,500円〜2,000円の金額感となります。
弊社は従業員数が約80名ですので、それだけで約15万円/月のコストが発生します。ユーザーライセンスコストを抑えることができる点も魅力でした。　

約1.2TBのデータを「DCMigrator」でクラウドに完全移行

現在の運用方法は？

本社オフィスにある既存のファイルサーバーから導入後１カ月弱でDirectCloudへの完全移行を完了させました。
その上で、運用に関しても全社展開を済ませています。
データ移行に際してはデータマイグレーションツール「DCMigrator」を使いましたが、複数台での分散移行とすることでスムーズに終えることができました。
全体の移行容量としては約1.2TBほどでしたが、ほぼアクセスの無かった３割ほどのデータを先行して移行。
その後、週末に残り７割のデータをまとめて移行することで、業務を止めることなく移行を終えることができました。
また、倉敷中央オフィスで運用していたNASやファイルサーバーもDirectCloudに統合ができ、所内での物理サーバーを完全廃止できました。　

社外からの快適アクセスで管理負担軽減を実現

DirectCloud導入による業務効率化は？

VPN接続を活用せずとも、セキュリティを担保しつつ場所を問わずにファイルを閲覧可能となった点は、使っているユーザーからすると大きな業務効率アップだと思います。
また、リンク共有機能が使えることも大きいです。
普段のやり取りではチャットツールを使っていますが、こうしたツールを導入できない金融機関などとのファイル授受にはメールでの分割送付などで対応していました。
DirectCloudのリンク共有機能を活用することで、こうした手間が減りました。
管理者目線では、サーバー管理の負担が減り、権限設定などの自由度が上がりました。
ユーザーのアカウント追加なども簡単にできるようになりました。
今後、アクセス権のきめ細やかな設定などを行っていこうと思った際にも簡単にできるかと思います。　

今後のDirectCloudの活用ビジョンは？

今後はお客様とのデータ送受信での活用やモバイル端末からの写真アップロードなどのさらなる業務効率化に役立てていきたいと考えています。　

DirectCloudの3つの導入利点

VPN接続不要で社内データに簡単アクセス
デバイス認証とブラウザ接続遮断でセキュリティ担保
仮想ドライブでファイルサーバーと同じ使い勝手

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