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教育現場での使い勝手が◎
柔軟なアクセス権設定で運用しやすい

研修参加者とのファイル共有で活用

教育、学習支援業

会社名 : 株式会社ウチダ人材開発センタ様

・設立：1996年4月12日
・代表者：代表取締役社長　冨田伸一郎
・所在地：東京都墨田区横網1丁目6番1号　国際ファッションセンタービル7F（本社）
・URL：https://www.uhd.co.jp/

課題

新規受講者が利用するためのクラウドストレージ用アカウント発行・管理に多大な労力がかかっていた。
受講者や講師、依頼企業の担当者などが使用する共有フォルダの作成やアクセス権設定などにも労力がかかっていた。
ストレージ容量の関係から積極的に研修の記録動画を展開することが難しかった。

成果

受講者用アカウントの発行・管理の手間が軽減され、業務効率が向上した。
柔軟なアクセス権やアクセスレベルの設定が簡単にできるため作業負担が減少した。
ストレージ容量に余裕ができ、オンラインでのプレビューも可能となったため動画利用が進んだ。

株式会社ウチダ人材開発センタの業務内容

内田洋行グループの一員として、「教育サービス」と「人材サービス」を提供。
企業向けの人材育成サービスのほか、学校向けの教育支援サービスなどを多角的に展開し、デジタル社会で活躍する人材の育成に努めている。

ICTを中心とした教育サービスを強みとするウチダ人材開発センタでは、新入社員向けの合同研修「ウチダカレッジ」などを展開している。
同社では、研修受講者とのファイル共有や、参加企業への結果報告などにDirectCloudを活用。
柔軟なアクセス権・アクセスレベルの設定を活かし、効率的な講習運営に結びつけている。
現場主導でも簡単にアクセス権設定などが可能なDirectCloudは、文教分野での教育目的にも活用がしやすいサービスと担当者は評価する。

企業向けの大規模研修でDirectCloudを活用

御社の業務内容と目標とするビジョンは？

大橋氏

ウチダ人材開発センタは、「教育サービス」と「人材サービス」の分野で、30余年の経験と実績を持つ会社です。
情報システム、教育システム、オフィス構築を手がける専門商社である内田洋行グループの一員として、基礎的ITリテラシーから高度IT技術までを学べるICT教育や、企業・学校で活躍するIT人材の派遣・紹介などの事業を展開しています。
昨今のコロナ禍によるオンライン講習の需要増加にも対応するため、自社のラーニングマネジメントシステム（LMS）の立ち上げや、DX推進にも積極的に取り組んでいます。　

担当者様の日々の業務を教えてください。

事業推進部次長兼プロジェクト推進課課長
大橋邦彦氏

大橋氏: 特定の資格保有者に向けた研修を主に担当しており、マネージャーとして当該研修の運営管理を行っています。
加えて、弊社のLMSの立ち上げに伴い、連携するクラウドストレージの選定を担当しました。
その過程で今回、DirectCloudの選定に直接関わることとなりました。

日暮氏: 私の方では、“ウチダカレッジ”と呼ばれる新入社員向けの合同研修などを担当しています。
企業研修のインストラクターとして教壇に立ちつつ、受講生とのやり取りや、クライアント企業の担当者への研修結果の報告にDirectCloudを活用しています。

営業本部ラーニングソリューション部
インストラクション課担当課長日暮薫氏

サービス導入前の運用方法とその課題は？

大橋氏

今回、DirectCloudを導入した目的は、いわゆる社内ネットワークとして活用しているNASの代替といった形ではなく、弊社が行っている研修での円滑なファイル共有を実現することが目標でした。

日暮氏

例えば、弊社ではウチダカレッジと呼ばれる新入社員研修を行っています。お客様から新入社員をお預かりして集合研修を実施しています。
中小企業では毎年3～4人程度の新入社員が入社するケースが多くを占めるため、ウチダカレッジにその新入社員の方たちを出していただいて、20〜30人1クラスで、6〜7クラスの200人規模の合同研修を実施するのです。

大橋氏

もともと、研修時のファイルのやり取りには他社サービスを活用していました。
共同編集ができるクラウドストレージということで活用してきましたが、受講者一人ひとりの利用アカウントを作成・配布するのに労力が必要でした。

自社システムの専用ストレージに「DirectCloud」を選ぶ

DirectCloudを知った理由および導入の決め手

大橋氏

DirectCloudは2021年2月に最初の契約をさせていただき、その後22年3月に2契約目を開始しました。
いずれも、弊社が展開する研修に活用していますが、１契約目の開始後に検討を進め、新たに立ち上げたLMSと連携する専用のクラウドストレージとして、２契約目を運用することとなりました。

はじめは私が担当している部門の研修で利用するツールとしてDirectCloudを選びました。クラウド上でファイル共有や共同編集ができるツールをインターネット上で検索し、セキュリティ面も含めた機能などを他のクラウドストレージと比較検討した結果、DirectCloudに目星をつけました。
DirectCloudで最初に良いと思ったのは、ユーザー登録数が無制限で、何人増えても定額で料金が変わらないという点でした。
１カ月のトライアル期間中に共同編集についても検証したところ、同時編集可能人数が５人まで対応できることがわかり、私どものニーズに合致しました。

現在の運用方法は？

日暮氏

他社サービスに代わって、研修受講者などとのファイル共有を行っています。
例えば、研修の中で提出物を出してもらう場合、その教室の共有フォルダをDirectCloud上に作り、アカウントを一人ひとりに発行し提出してもらっています。

また、講師陣に対してパワーポイントのスライド資料など教材を配布する際にも活用しています。
DirectCloudのアクセス権設定で講師だけがアクセスできるフォルダを作り、そこに教材をまとめて置くという使い方もしています。

さらに、もう一つ大きな活用方法として、お客様に対しての研修結果の報告にもDirectCloudを活用しています。
ウチダカレッジでは約50もの企業が参加して合同研修を運営していますが、お客様ごとの共有フォルダを用意し、報告書や案内などをアップするスペースとしても使っていました。
ここでもDirectCloudのアクセス権設定はすごく便利で、特定の企業の担当者に対して今回研修に参加した新入社員の報告などが簡単にできるわけです。

研修動画の撮影も行いますが、それを共有フォルダに上げたりもしています。
動画の場合は短くても300MB程度のファイルサイズになってしまいますが、容量に余裕があるため、安心です。

アクセス権が直感的に設定でき使いやすい

DirectCloud導入による業務改善効果は？

大橋氏

やはり、柔軟なアクセス権・アクセスレベルを細かに指定したアカウントを、ユーザー数無制限で作成し、スムーズなファイル共有を行えることになった点が一番のポイントです。
専門知識など不要でユーザーの作成が簡単に行えることで、日々の業務負担軽減に繋がりました。
また、研修を行う際には課題は見せたいけどダウンロードしてずっと持っていられたり、他の受講者に配られるのは困るというような資料があります。
そうした研修時のみ見せたいが、編集やダウンロードをさせたくない文書を扱う際に、PCのローカルディスクへダウンロードできない設定にできる点はすごくありがたいです。

DirectCloudでは7種類のアクセスレベル設定が用意されていますが、これらのパターンをそれぞれ試して、最適なアクセスレベルの設定を決めました。
こういった柔軟性がWindowsサーバーのアクセス権許可だと、簡単には設定できません。研修の特性上、毎日見えるフォルダを変えたり、アクセスレベルやパスワードを変える必要がありますが、細かい手順をあまり気にしないで定型的・直感的に設定できるところは助かっています。

利用者からの反応は？

大橋氏

基本的には研修当日に受講者の方々にDirectCloudにアクセスしていただき、ファイルのやり取りなどを行うことになりますが、特に難しい操作もいらないので、初めての方でも問題なく使うことができています。

日暮氏

また、PDFをオンラインでプレビューできたりするほか、動画をそのまま再生できる点も非常に便利です。
研修の報告動画などをダウンロードせずプレビューできるため、報告先のお客様の方でも有効利用いただけていると思います。

教育分野でのファイル共有用途にマッチ

今後のDirectCloudの活用ビジョンは？

大橋氏

まずは研修用途での活用をさらに推し進めていきたいです。新たに展開していくLMSとともに、今後さらに拡充が進んでいくであろうオンライン研修のシーンでの活用を目指していきます。

日暮氏

また、弊社だけに限らず研修などの教育分野で、DirectCloudが活きるシーンは多いと思います。
例えば、講師や教師側からは全クラス分見えるけれど、受講者・生徒は自分のクラスしか見えないなど、そういうアクセス件の設定を柔軟にできるのはいいですね。
人数が多ければ多いほど、ユーザー数無制限・月額定額制のメリットが活きると思いますので、大学や専門学校での活用も想定できます。
講師や教師など現場主導の導入でも使いやすい点もオススメです。

DirectCloudの3つの導入利点

CSVを活用したユーザーの一括登録で工数削減
オンラインプレビューや共同編集で研修が活性化
7種類の柔軟なアクセスレベル設定でセキュアな研修運営

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