ゲスト招待機能によりプロジェクトごとのファイル管理に対応
課題
- プロジェクトの数が膨大なため、案件ごとのファイル・バージョンを管理しつつパートナー・クライアントとのやり取りをスムーズに行う必要があった。
- クラウドサービスの添付送信機能を使用してファイルのやり取りを行っており、閲覧期間の制限があった。
- 同じファイル名でも共有されるメールごとにバージョンが異なっており、最新版ファイルの判別がしづらかった。
成果
- プロジェクトごとにフォルダを作成しゲスト招待を行うことで、社内外でスムーズかつ確実なファイル共有を行えるようになった。
- ゲスト招待後の共有を基本とし、必要に応じて共有リンク機能を使用することで、閲覧期間の制限から解放された。
- DirectCloud内のデータをプロジェクトごとのフォルダで管理することで、最新版ファイルを確実に管理でき、最新版ファイルが添付されたメールを探す必要がなくなった。
今回は、「株式会社博展」のご担当者様にお話を伺いました。
展示会・セミナーなどのイベントにおいて、コンセプトの企画立案から施工・プロモーションまで、一貫したビジネスを展開されています。
事業領域も幅広く、人との接触が制限されている昨今の環境下でも、「オンライン展示会」「オンライン発表会」に関わる企画・提案を行っておられます。
オンライン・オフライン問わず、空間・体験をデザインされている株式会社博展さまに、この度DirectCloudを導入いただいた経緯を詳しく伺いました。
【お話を伺ったご担当者様】
経営本部 情報システム課 導入・運用ご担当者様
早速ではございますが、御社の事業内容と日々の業務をご教示ください。
弊社は主に展示会などのイベントにおいて、企画から設営までワンストップで担う会社です。
事業領域もオフライン・オンラインを問わず幅広く、「人の体験をデザインする」を理念に掲げ、企業や社会の課題解決に貢献しています。
そこで私は、情報システム課の一員として社内システムの管理・運用に携わっています。
導入前の課題としてどのようなものが挙がっておりましたでしょうか。
これまで、社外のパートナーやクライアントとファイルのやり取りを行う際は、クラウドサービスのファイル添付送信機能を使用していました。
しかし、クラウドサービスでのファイル添付送信は閲覧期間が限られてしまうことから利便性が低く、業務効率の低下を懸念していました。
また、受け取ったファイルの名前が同じでもバージョンが異なることもあり、最新版のファイルを判別できず、スムーズな業務を妨げる大きな課題となっていました。
更に、パートナー・クライアントとのやり取りをスムーズに行いつつ、業務負荷をかけず案件ごとのファイル管理・バージョン管理を確実に行う必要がありました。
数あるクラウドストレージの中でなぜ「DirectCloud」を選んだのでしょうか。
「ゲスト招待機能」を活用することで、DirectCloudのアカウントを持っていないユーザーもプロジェクトのフォルダに参加させることができる点ですね。
一度招待するだけで、ZIPファイル添付送信の運用から脱却でき、プロジェクトごとにスムーズなファイル共有を行えるようになりました。
他にも共有リンクを発行することで、ファイルにアクセスできる期間を無制限にできることも選定のポイントでした。
今では、社内外におけるファイルのやり取りはすべてDirectCloudに一本化しており、コラボレーションツールとして活用しています。
ゲスト招待機能を利用したファイル共有を基本としていますが、社外にサービス説明資料などのファイルを送信する場合には共有リンクを発行することで、ファイル閲覧期間の制限からも解放されました。
また、DirectCloud上のフォルダにてファイルを保管することで、ファイルのバージョンを最新版に保ったままスムーズな共有が可能となりました。
これまでのように、欲しいファイルが添付されたメールを探す手間が省けたので助かりました。
まず弊社では、DirectCloudと社内のファイルサーバーを併用しています。
極秘レベルの機密文書は社内のファイルサーバーに保管し、DirectCloudは社内外とのファイル共有のために使用しています。
管理者以外のユーザーは社内のメンバーであっても全員「ゲスト」としてユーザー追加しており、社内メンバー・パートナー・クライアントで1,000名以上が登録されています。
現在は130件を超えるフォルダが作成されており、1つのフォルダに対し10名～30名程度にアクセス権を割り振っています。
ゲストメンバーに対しては「オーナー」のアクセスレベルを付与しており、フォルダプロパティ機能によりリンク作成の権限は持たせておりません。
リンク機能はサービス説明資料などをクライアントに一斉配信する場合などに活用しており、ユーザーがリンク機能を使用する場合は必ず情報システム課を通すようにしています。
また、提案の機会が多く、100ページ超の企画書を作成することも珍しくないので、Excelで作成した進行管理表や、1GBを超える動画ファイルのような大容量ファイルの保管先としても重宝しています。
一方で、DirectCloudとは別にコミュニケーションツールとしてDirectCloud-TALKを利用しており、申請のあったメンバーに対してのみ「ユーザー」として登録しています。
DirectCloudを社内で浸透させるにあたり、苦労されたことはありますか。
分かりやすいUIということもあり、特に苦労することもなく現場に浸透させることができました。
今後DirectCloudをどのように活用していきたいですか。
これまでパートナーと進行管理表を共有・更新する際、「ローカルディスクにダウンロード⇒編集⇒先方に展開」の手間により業務効率が低下していました。
そのため、DirectCloudの「オンライン編集」の機能は積極的に活用していきたいです。
