堅牢なバックアップと社内統制強化を実現
課題
- ファイルサーバーの故障によるデータ消失を懸念しており、堅牢なバックアップ体制を敷く必要があった。
- ファイルサーバー管理の前任者が退職しており、権限設定がブラックボックス化していた。
- Windows Server 標準のログ取得機能に限界があり、詳細な操作ログを取得できていなかった。
成果
- DirectCloudに預けたファイルはAWS東京リージョン内のデータセンター3ヶ所に分散保存されるので、ハードウェア故障の不安、バックアップの手間から解放された。
- フォルダへのアクセス権やファイル操作の権限をユーザーごとに容易に把握できるようになった。
- 271種類の操作ログ取得機能により、内部統制を大幅に強化できた。
今回お伺いしたのは、「トーセイ・コミュニティ」さまです。
ビルの保全管理・点検・清掃の他にも、オーナーとテナント間を取り持つマネジメント事業も展開されている企業です。
「人と建物を元気にする会社」をコーポレートサイトスローガンとして掲げられており、幅広い不動産シーンで質の高いサービスを提供されています。
不動産のプロフェッショナル集団とも言えるトーセイ・コミュニティさまに、この度DirectCloudを導入いただいた経緯を詳しく伺いました。
プロパティマネジメント業務部 鈴木 祐介氏
早速ではございますが、御社の事業内容と鈴木氏の日々の業務をご教示ください。
- 【鈴木氏】
-
弊社は不動産のメンテナンス、オーナー・テナント間を取り持つマネジメントを主事業として展開しています。
その中で、私は投資用不動産の月次収益状況等の報告を各オーナーに行う部門の責任者を担当しております。
並行してシステム開発並びに管理も行っており、最近ではRPA(Robotic Process Automation)の導入も担当しました。
このような経緯もあり、今回ファイルサーバーからの移行プロジェクトを任されることになりました。
導入前の課題としてどのようなものが挙がっておりましたでしょうか。
- 【鈴木氏】
-
2020年までは社内でファイルサーバーを運用していましたが、導入から5年以上経過していたこともあり、2021年早々に故障してしまいました。
故障に備え事前に一時的なバックアップをとっていたため、そのデータを部門ごとに切り分け、5台のNASに簡易的な移行を行いました。
2021年4月に事務所移転が決まっていたため、暫定対応のNASから新しいファイルサーバーを早急に導入する必要がありました。
ファイルサーバー導入当時の管理者が退職していたこともあり、権限設定などがブラックボックス化していたことも要因の一つです。
従業員の操作は簡易的なログとしては記録されていたのですが、「いつ、誰が、どのファイルに対して、どのような操作を行った」などの詳細な内容まで把握できていなかったため、内部統制にも不安がありました。
数あるクラウドストレージの中でなぜ「DirectCloud」を選んだのでしょうか。
- 【鈴木氏】
-
トーセイグループの利用実績を元に比較検討を行いました。
グループ内でDirectCloudを利用していた企業が既に1社あった事から、まずはトライアルを申し込み操作感などの確認を行いつつ「セキュリティ」「価格」の観点でDirectCloudの導入を決定しました。
IDSによる不正侵入検知、AWS WAFによるアプリケーション脆弱性対策などで多層防御を実現している点は管理者として安心できますし、このセキュリティレベルを維持しつつユーザー数無制限の定額で利用できることは魅力的でした。
また、営業担当者の対応が親切丁寧だったことも、導入への後押しに繋がりました。
今回は新規導入ではなく、5台のNAS(総ストレージ容量5TB)からデータ移行を行ったのですが、約1ヶ月で完了し、目標であった移転までに新しいファイルサーバーの導入を実現することができたので、助かりました。
- 【鈴木氏】
-
DirectCloudに預けたファイルはAWS東京リージョン内のデータセンター3ヶ所に分散保存されるので、ファイルサーバー運用上の懸念点だった故障によるデータ損失の不安を解消できました。
フォルダへのアクセス権やファイル操作の権限についても、管理ページ内で簡単に把握でき、実際の操作は271種類のログとして取得できるので、内部統制を大幅に強化できました。
データ移行後はユーザー登録・権限設定をCSVファイルで一括に行うことができたので、登録作業の手間を最小限に抑えられたことも嬉しいです。
- 【鈴木氏】
-
現在、田町本社と一部の管理事務所で利用しており、それぞれIPアドレス制限をかけています。異なる部門のファイルを確認する必要があるユーザーについては、「閲覧者」のアクセルレベルを付与し、ファイルをダウンロードさせないように制限しています。
主にマイボックス機能や、DirectCloud ドライブの直接編集を頻繁に活用しています。
DirectCloud ドライブについては、エクスプローラーと変わらない操作性なので、特に敷居の高さを感じることもなく利用できています。
共有フォルダに保管しているファイルには、不動産関連のサービスを提供していることもあり、賃貸借契約書などの機密文書の他に、現地の写真データなどが多いです。
写真データの中には、およそ10MBから20MBほどの大容量ファイルもありますが、表示速度・ファイルプレビューの速度ともに満足です。
とはいえ、ファイルサーバーの用途で移行したということもあり、ファイル共有や機密文書保護に関する機能を現場で浸透させていくべきかについてはこれから模索していきたいと考えています。
DirectCloudを社内で浸透させるにあたり、苦労されたことはありますか。
- 【鈴木氏】
-
UIが分かりやすく、DirectCloud ドライブについてはエクスプローラーと変わらない操作性で利用できるので特に苦労もなく社内浸透させることができました。
DirectCloud ドライブのインストール方法を解説したマニュアルを作成するだけで済んだので、追加していただきたいヘルプドキュメントも現状はないですね。
不明点は「よくある質問」で解決することが多く、サポートの対応にも不満はありません。
今後DirectCloudをどのように活用していきたいですか。
- 【鈴木氏】
-
NASのファイルをすべてDirectCloudに移行し、ようやく土俵に立てたような段階なので、これから共有リンクやゲスト招待などを活用し、効率的なファイル利活用を実現していきたいと考えています。
- 【鈴木氏】
-
弊社はシステム運用の一部を協力会社に委託しているので、その協力会社から問い合わせさせていただくこともあるのですが、過去の問い合わせ履歴を「会社ID」で確認できるようになると、同じ問い合わせをしなくて済むので実装を期待しています。
また、マクロファイルについてはDirectCloud ドライブによる排他制御の対象外なので、対応拡張子を増やしてほしいですね。
