導入コストを最小限に抑えることに成功
課題
- 外部とのやり取りするファイルの容量が大きく、分割して送付する手間が発生していた。
- 分割送付の不便さから、職員が無料のファイル共有サービスを使ってしまうこともあり、内部統制が効かなかった。
- 合計で1,000名を超える職員を抱えているため、アカウント課金制のサービスは避ける必要があった。
成果
- DirectCloudの共有リンク機能によって、ファイルの容量を気にすることなくストレスフリーにファイル授受を行うことが可能になった。
- 分割送付する必要がなくなったため、無料のファイル共有サービスを使う必要がなくなり、シャドーITの抑制に繋がった。
- ユーザー数無制限の定額のため、コストを最小限に抑えることができた。
今回お伺いしたのは、茨城県の県央地域に位置する「ひたちなか市」さまです。
ひたちなか市は海や豊かな緑に恵まれ多様な産業を展開している都市であり、「選ばれるまちづくり」に積極的に取り組んでいらっしゃいます。
クラウド化に踏み切れない自治体さまが多くいらっしゃる中、2019年からDirectCloudを導入いただいた経緯を詳しく聞かせていただきました。
情報政策課 藤井 亮太 氏
早速ではございますが、藤井氏の日々の業務をご教示ください。
- 【藤井氏】
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職員が使用するPCやその他機器の設定に始まり、庁内のネットワーク周りまで担当しています。
いわゆる情報システム部門としての業務は全般的に対応していますね。
新たなシステムの選定・導入にも携わっています。
導入前の課題としてどのようなものが挙がっておりましたでしょうか。
- 【藤井氏】
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建設部門等ではCAD、観光部門等では動画ファイルを扱うことが多く、これらは1ファイルあたり数十～数百MBになるため、外部業者さまとメールでやり取りする際には分割して送付していました。
職員からは無料のファイル転送サービスを利用したいという問い合わせも数多くありましたが、セキュリティ面の保証がないそれらサービスの使用を許容することはできませんでした。
このままでは、ファイルを送るたびに分割の手間が発生し、内部統制も効かなくなってしまいます。
そこで、比較サイトなどで代替サービスを探した結果、DirectCloudを発見しました。
数あるクラウドストレージの中でなぜ「DirectCloud」を選んだのでしょうか。
- 【藤井氏】
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当初お付き合いのあるベンダさんにファイル共有システムを紹介していただいたのですが、アカウント課金制でした。
ひたちなか市役所は会計年度任用職員を合わせると、1,000名を超える職員を抱えています。
そのため、人数ごとに課金が発生し膨大な金額になってしまうことは避ける必要がありました。
DirectCloudは共用アカウントをつくってしまえば、ユーザー数無制限の定額で利用できるのが嬉しかったですね。
リンクを生成して先方に送ることで、PPAP(パスワード付きzip運用)対策にもなりました。
DirectCloudは一度の操作で、リンク通知用のメールとパスワード通知用メールが自動で送信されるので大変便利に感じています。
また、コストが低いにも関わらずセキュリティ面において十分な対応がとられていること、ICT分野における先進自治体と言われるような自治体が導入事例として挙げられていたことで、安心して使うことができると判断しました。
- 【藤井氏】
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Webブラウザ版をメインに利用して2年が経過していますが、利便性とセキュリティの課題を一挙に解決することができています。
送付するファイルサイズの上限から解放されましたし、職員によるシャドーITも抑止できたことは嬉しいです。
- 【藤井氏】
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外部業者さまとのファイル授受にDirectCloudを活用しています。
特にDirectCloudはセキュリティ機能が充実していることもあり、IPアドレス制限やデバイス認証は活用させていただいています。
現在、三層分離に基づき個人番号利用事務系・LGWAN・インターネット接続系で分離し、ファイルは主にLGWAN上のファイルサーバーに保管しており、DirectCloudはインターネット接続系の中で利用させていただいています。
本市のセキュリティポリシーにおいて、個人情報等の機密情報をインターネット系に置くことを禁止しているため、DirectCloudで転送するデータも比較的機密度の低いものとなっております。
これはDirectCloudのセキュリティに不安があるからというわけではなく、市民の情報をお預かりしている自治体としては、ヒューマンエラーを含んだ万が一の情報漏洩があってはならないためにとっている措置です。
現在、テレワークを利用している職員も多くいますが、場所を問わずスムーズにファイル授受できるのは助かっています。
DirectCloudを社内で浸透させるにあたり、苦労されたことはありますか。
- 【藤井氏】
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御社が公開しているユーザーマニュアルを元に手順書を作成する手間はあったものの、複雑な操作は一切必要とせず数回のクリックでファイル転送が完了するため、今のところ職員からの不満も出ていません。
今後DirectCloudをどのように活用していきたいですか。
- 【藤井氏】
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現在はファイル授受のみDirectCloudを活用していますが、ゆくゆくは機密度の低いファイルから「ファイル保管」の用途でクラウド移行することも考えています。
- 【藤井氏】
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庁外とのファイル共有で使わせていただいているものの、中には無料のファイル転送サービスでファイルをお送りされる外部業者さまもいらっしゃいますので、DirectCloudでのファイル授受に一本化することに課題を感じています。
