セキュリティに配慮しつつも操作性が高く業務効率が向上。
スマートデバイスの活用機会が増すことで隙間時間を有効活用。
会社名：株式会社インデックスコンサルティング 様
- ・代表者名： 代表取締役 植村 公一
- ・設立：1994年（平成6年）1月28日
- ・資本金：1億円（授権資本金 1億2,000万円）
- ・所在地：東京都港区虎ノ門4-3-1 城山トラストタワー23F
- ・従業員数：50名
- ・URL：https://index-group.co.jp/
セキュアでスムーズなファイル共有と、スマートデバイスからのプレビュー、
ファイルコメントで安全性と業務効率の向上を実現
課題
- お客様とのファイル共有に関して運用が煩雑で業務効率が低下していた。
- ファイル共有の方法がメール、チャット、個人向けクラウドストレージなど統一性が無く、
意思疎通が上手くいかない事が多かった。
- 法人向けクラウドストレージの提案を受けたが、ユーザー課金のためコスト面で導入がしづらかった。
- 情報をスマートデバイスから閲覧する際、端末に保存することはセキュリティの観点から難しかった。
- 特定のスマートデバイスのみにアクセス許可を与えたいが、デバイス認証を使えるサービスは高コストだった。
成果
- ファイル共有を外部のお客様に対して行う際、セキュアでありながらスムーズな操作で業務効率が向上した。
- ファイルコメント機能により、情報がファイルに集約され、確実な意思疎通が可能となった。
- ユーザー数無制限の法人向けクラウドストレージのため、コスト面の不安が払拭された。
- 外部からのファイル閲覧時に、スマートデバイスに保存することなく瞬時に確認でき、隙間時間の活用に繋がった。
- 社員のスマートフォンにデバイス認証にてアクセス許可を与えることで、他の端末からの不正なアクセスをブロック。
コンサルティング業務の過程で頻繁に発生するファイル共有への不安
導入のきっかけ
弊社は、まちづくり・建築・不動産に関わるコンサルティング業務を専門としております。
業務の過程でお客様とのファイル共有をする機会が多く、これまで使用していたツールでは、操作性、セキュリティなどの不安を抱えていました。
そのような不安の中運用をしていたところ、知人から「法人向けに特化したセキュアなクラウドストレージがある」とDirectCloudを紹介されました。
早速、電話で問い合わせたところこれまで抱えていたファイル共有時の不安を解決できると思い、無料トライアルにて検証を実施しました。
手頃な価格設定と優れた操作性、高度なセキュリティが導入の決め手
導入決定のポイント
業務上、弊社はお客様と資料の共有を頻繁に行います。コンサルティング業務ですので、他社には絶対に知られてはならない機密事項も共有します。
そのため、ファイル共有の運用に関しても細心の注意を払う必要があります。例えばスマートフォンに資料を送付した場合、端末にファイルが残ります。
万が一スマートフォンを紛失した際、情報漏洩の原因となります。もし情報が流出してしまうと、大きな問題に発展しかねません。
そのようなこともあり、ファイル共有時には必要以上に手間が発生していたことから業務効率低下の原因となっていました。
DirectCloudの無料トライアルにて操作性などを確認していたところ、PCに不慣れな人でも直感的に分かる優れた操作性と、高度なセキュリティが弊社内の業務効率を大きく向上させると判断し、導入に至りました。
プレビューとファイルコメント機能がファイル共有のスピードアップと
確実な意思疎通を実現
導入後の業務改善効果
DirectCloudはユーザー数無制限でファイル共有ができるため、弊社のファイル共有に関する業務効率が大きく変化しました。ファイルのプレビュー機能により、これまでセキュリティの面から不安でできなかった、外出先からのスマートフォンでの資料チェックも瞬時に行えます。
端末にファイルをダウンロードすることなく顧客情報を閲覧できるため、情報漏洩リスクが格段に下がり、業務効率が著しく向上しました。
このプレビュー機能は取引先とファイル共有を行う際にも活躍しています。
アプリケーションに関わらず、たとえば不動産関係者であれば、CADデータなどもブラウザだけで確認でき、しかもファイルコメントにて情報を残すことができます。
情報がファイルに紐づいていることから意思疎通が確実なものとなり、DirectCloudは日々の業務を様々な面から支えてくれています。
