図面管理とは？5つの方法を比較｜課題と運用ルールも解説

図面管理とは｜5つの方法を比較

図面管理とは、製品・部品・建築物などの図面と関連する技術資料を正しく保管・共有・更新し、必要なときに正確な情報をすぐ取り出せる状態を保つ業務です。

図面を置いておくだけの「保管」と違い、最新版の特定や変更履歴の追跡、必要な人だけが閲覧できる権限の設定、データ消失の防止までを含めて「管理」と呼びます。

範囲は、保管・整理、共有・配布、更新・履歴管理の3つの領域です。5つの図面管理方法を、初期費用や版管理、社外共有など6つの観点で比べた表を次に示します。

※費用の目安：山善 ものづくり研究所の比較では、クラウドストレージは月額数千円から、図面管理システムは月額数千〜数万円程度とされています。オンプレミス型の図面管理システムは、導入費用が数百万円規模になる場合もあります。

参照元：山善 ものづくり研究所｜製造業の図面管理｜紙・Excel・クラウドの比較と中小企業に最適な管理方法

参照元：PFU デジタラクル｜【製造業向け】図面管理の最適解とは？4つの方法を徹底比較

紙で保管する

紙での保管は、出力した図面を案件や顧客ごとにファイリングし、書庫やキャビネットに収める方法です。パソコン操作に慣れていない作業者でも棚から取り出してすぐに確認でき、赤入れや加工時の注意書きといった手書きの追記を図面へ直接残したい場面に向いています。

紙の運用を続けるなら、分類の基準とファイルのラベル表記を社内で統一し、図面を持ち出す際は管理台帳に記録を残す決まりを設けなければなりません。ただし、図面の枚数が増えるにつれ、保管と検索にかかる負担は重くなっていきます。

Excel台帳で管理する

Excel台帳による管理は、図番・図名・版数・更新日・保管場所を表に記録し、図面の所在を一覧で把握する方法です。新しいソフトを購入せずに始められる反面、台帳そのものは図面ファイルを保持しません。実際の図面はファイルサーバーなどに保存し、台帳に保管先を書き添えて組み合わせる形になります。

複数人が同じ台帳を開いて更新すると上書きが起きやすく、フォルダ構成を変えた途端にリンクが切れる事態も珍しくありません。台帳を更新する担当者と、図面の登録・改訂時の記入手順を先に決めておくことが大切です。

ファイルサーバーで管理する

ファイルサーバーでの管理は、CADデータやPDF化した図面を社内のサーバーに保存し、フォルダ構成とファイルの命名規則で管理する方法を指します。部署ごとに散らばっていた図面を一か所に集約すれば、担当者が不在のときでも図面の所在を確かめられます。

一方で、最新版かどうかの判別は「図番_版数_更新日」のような命名規則を全員が守れるかにかかっています。図面が増えるとファイル名やフォルダ名だけでは目的の図面を絞り込みにくくなり、サーバー機器の保守や容量追加の手間も社内で負わなければなりません。

クラウドストレージで管理する

クラウドストレージでの管理は、図面データを法人向けのオンライン保管サービスに保存し、社内外からインターネット経由で同じ保管場所へアクセスする方法です。工場や営業所などの拠点、施工中の現場、出張先から同じ図面を閲覧でき、取引先への受け渡しも一つの保管先から行えます。

ただし汎用のサービスは製品ごとの機能差が大きく、改訂前の版を残すバージョン管理、閲覧・編集を人ごとに分ける権限設定、CADファイルを専用ソフトなしで表示するプレビュー、ファイル内の文字まで探せる全文検索の対応範囲を確かめて選びましょう。

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図面管理システムで管理する

図面管理システムは、図面の登録・検索・版管理・承認・出図（承認済み図面の発行）に特化した専用の仕組みです。図面と関連文書を扱うEDM（電子文書管理）や、部品表まで範囲を広げたPDM（製品データ管理）もこの分類に含まれます。

図番の自動採番や、決められた順に承認者へ図面を回す承認ワークフローなど、図面業務の手順そのものをシステムに組み込めるため、担当者ごとのやり方の違いが生じにくくなります。その反面、導入費用が発生するうえ、運用ルールの整備と、利用者が操作を習得するための教育も欠かせません。

図面管理で起きやすい課題とリスク

紙やExcel台帳、ファイルサーバーで図面を管理していると、版の見分け方や保管先のルールが担当者ごとにばらつき、ミスや手戻りを避けられません。設計変更が多い現場では、誤った図面の使用や図面探しにかかる時間が、工程の遅れや品質トラブルに直結します。

以下では、図面管理で起きやすい旧版の誤用、多重製図、属人化、紙の保管と劣化という4つの課題について、それぞれ解説します。

旧版の図面を使ってしまう

旧版の誤用とは、設計変更を反映した新しい図面が出ているにもかかわらず、現場や取引先の手元に古い版が残り、その図面のまま加工や施工を進めてしまう問題です。誤った版で作られた部品は不良品となり、材料費や作業時間がむだになるうえ、納期にも影響します。

起きやすいのは、設計変更の連絡と図面の差し替えが別々の流れで運用されているケースです。変更の知らせは届いていても手元の図面が入れ替わっていなければ、作業者は旧版を正しい図面と信じて使い続けてしまいます。

必要な図面を探せず多重製図が起きる

過去の図面がどこにあるか分からないと、探すだけで多くの時間を取られます。新しい引き合いで似た部品の図面を見つけられなければ、見積の根拠となる過去の実績を参照できず、既存図面を土台にする流用設計も遅れてしまいます。

探しきれずに同じ図面を一から作り直してしまう状態を「多重製図」と呼びます。多重製図は設計工数をむだに増やすだけでなく、内容の似た図面が複数存在する状況を生み、どれを使うべきか判断に迷う混乱や施工ミスの原因になります。

所在が担当者頼みで属人化する

図面の保管場所や改訂の経緯を特定の担当者しか把握していない状態は、属人化と呼ばれます。担当者が出張や休暇で不在になったり退職したりすると、図面を探せず変更の理由もたどれないため、業務がその場で止まってしまいます。

担当者が個人のパソコンに図面を保存していたり、独自のルールでファイル名を付けていたりする場合も、ほかの社員は目的の図面にたどり着けません。影響は社内にとどまらず、別の拠点や取引先との図面のやり取りが滞り、案件全体の進行を遅らせることにもなります。

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紙の保管場所と劣化に限界がある

紙図面は案件を重ねるごとに増え続け、書庫やキャビネットはいずれ手狭になります。社内に置き場所がなくなれば外部倉庫を借りることになり、図面を保管するためだけに賃料を払い続けなければなりません。

長期間しまい込んだ図面や現場で頻繁に使う図面は、日焼けや湿気、破れによって傷み、寸法や注記が読めなくなるおそれもあります。持ち出したまま戻らない、保管場所を忘れるといった紛失も起こりやすく、紛失した図面が第三者の手に渡れば自社の技術情報が漏えいしかねません。

自社に合う図面管理方法の選び方

紙図面をデータ管理へ移す3つの手順図面管理方法を選ぶ際は、初期費用の安さだけで決めず、自社の図面業務の実態に照らして判断することが欠かせません。紙やExcelは導入費用がほとんどかからない一方、図面を探す時間やミスの後始末、保管場所といった見えにくい負担が、図面や関係者の増加とともに大きくなるためです。

図面の枚数と改訂頻度、社内外の共有範囲、図面特有の機能の要否という3つの観点から、自社に合う保管先を見極める判断基準を説明します。

図面の枚数と改訂頻度で判断する

保管先を検討するときは、図面の枚数だけでなく、設計変更が入る頻度と、版を扱う人数をあわせて確認します。図面が数百枚程度でも、改訂が頻繁で複数の担当者が同じ図面を更新する環境では、ファイル名のルールだけで最新版を守りきるのは困難です。

扱う製品の種類が少なく改訂もまれで、管理担当者が一人に限られるなら、フォルダ分けと命名規則の徹底で運用できます。反対に、改訂の多い図面を複数人で扱う場合は、登録時に版番号を付けて履歴を残すなど、版を仕組みで管理できる保管先を選ぶべきです。

社内外の共有範囲で判断する

図面を共有する相手の範囲によっても、適した保管先は変わります。設計部門の中だけで図面を扱うのであれば、社内のファイルサーバーでも共有に大きな支障は生じません。一方、別の拠点や施工現場、協力会社、取引先まで図面を渡す場合は、社外から安全にアクセスできる手段が欠かせなくなります。

メール添付やUSBメモリでの受け渡しでは、送った後の扱いを自社で管理できません。社外との共有が多い企業は、相手ごとに閲覧のみなどの権限を設定でき、誰がいつどの図面を閲覧・操作したかを記録できる保管先を選びましょう。

図面特有の機能の要否で判断する

図面業務に特化した機能がどこまで必要かも、選択を分ける基準となります。形状の似た過去図面を探す類似図面検索、承認から出図までを電子化するワークフロー、CADから図面を直接登録できるCAD連携、図番の自動採番などが業務上欠かせないなら、図面管理システムが候補です。

保管・検索・版管理・共有が中心であれば、汎用的なクラウドストレージで足りるケースも少なくありません。図面だけでなく仕様書や経理・人事の文書まで全社で一元管理したい場合は、扱えるファイル形式が幅広い、汎用性の高い保管先が向いています。

図面管理を定着させる運用ルール

どの図面管理方法を選んでも、使う人がそれぞれのやり方で登録や更新を続ければ、旧版の誤用や所在不明は再び起こります。

保管先を決めたら、図面の登録・更新・配布の手順を文書にまとめ、関係する社員全員に周知することが定着への近道です。

図番とファイル名の規則を決める

図番の採番ルールは、図面を一つに特定するための土台となります。製品分類や案件ごとに桁数と番号の振り方を社内で統一し、担当者が変わっても同じ形式で番号が付くようにしておきます。

ファイル名には、案件名・図面種別・図番・版数・日付など、名前を見ただけで中身を判別できる要素を決まった順に並べましょう。名前が長すぎると一覧で読み取りにくくなるため、含める要素は判別に必要なものだけに絞り込むことが大切です。

版管理と出図のルールを決める

版管理では、承認前の検討中の図面と、承認を経て社内外へ配布・発行した出図図面を区別して扱わなければなりません。両者が同じ場所に混在すると、確定前の図面が現場に渡り、誤った内容で作業が進むおそれがあるためです。

改訂の際は、誰が照査し誰が承認するかという手順を定め、改訂番号と変更理由・変更日・変更者を履歴として残します。改訂で旧版となった図面は削除せず、書き込みできない参照専用の扱いにして別の場所へ移しておけば、過去の経緯を確かめながら誤用も防げます。

アクセス権と社外共有の範囲を決める

アクセス権は、部署・役職・取引先ごとに閲覧・編集・ダウンロードの可否を分け、業務に必要な範囲だけ図面を見せる考え方で設計します。たとえば設計担当者には編集を、品質保証部門には閲覧のみを、協力会社には担当案件の図面に限った閲覧を許可するといった分け方です。

協力会社や取引先への受け渡し方法も一つに統一しましょう。メール添付やUSBメモリでの持ち出しは、送付後の転送や保存を管理できず紛失の危険もあるため、原則として避ける必要があります。共有手段ごとの違いは、関連記事の比較をご覧ください。

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法令に沿って保存期間と廃棄を決める

図面の保存期間は社内の判断だけで決めず、業種ごとの法令を踏まえて設定する必要があります。製造業の場合、製造物責任法（PL法）第5条により、製造業者等に対する損害賠償請求権は製造物の引渡しから10年を経過すると消滅します。

この10年は図面の保存義務ではないものの、少なくともその期間は設計図面を取り出せる状態にしておくと安心です。建設業と建築士事務所には、次の表のとおり法令上の保存義務が定められています。保存期間を過ぎた図面は、廃棄の手順と記録を定めたうえで計画的に処分し、誤用を防ぎましょう。

参照元：消費者庁｜製造物責任法の概要Q&A

参照元：国土交通省｜建設業法令遵守ガイドライン（第4版）

参照元：国土交通省｜建築士事務所の図書保存の制度の見直しについて（建築士法施行規則第21条関係）

参照元：日本建設業連合会｜建築工事における書類・図面の電子化／保存ガイドライン 第2版

バックアップで消失に備える

図面データを一つの保存先に集約すると探しやすくなる反面、機器の故障や誤操作による削除、データを暗号化して身代金を要求するランサムウェアの被害によって、全図面を一度に失うリスクも集中します。こうした事態に備え、普段使う保存先とは別の場所にバックアップを取っておくことが欠かせません。

上書きや感染に後から気づいても元に戻せるよう、複数の時点のデータを残す世代管理を行い、過去の状態へ戻せるようにしておきます。復元の手順を事前に試しておけば、障害時にも業務を早く再開できます。

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紙図面をデータ管理へ移行する手順

紙図面のデータ化は、すべてを一度に終わらせようとすると、スキャン作業に人手と時間を取られ、日常業務との両立が難しくなります。頻繁に参照する図面や重要な取引先の図面など、優先度の高いものから段階的に進めれば、現場が効果を実感しながら新しい運用に慣れていけます。

紙図面をデータ管理へ移す流れを、対象図面の棚卸し、スキャンによるデータ化、保管先への移行という3つの手順に分けて次に示します。

対象図面を棚卸しし優先順位を付ける

移行の最初の作業は、社内にある紙図面の棚卸しです。どの部署の書庫やキャビネットに、どの種類の図面がどれだけあり、どの程度の頻度で使われているかを一覧に書き出します。現状を把握できたら、データ化する順番を決めましょう。

日常的に参照する図面、取引先や現場とやり取りする機会が多い図面、法令で保存期間が定められた図面は、データ化による効果が大きいため優先して着手します。反対に、ほとんど参照されない古い図面は後回しにすれば、一度に抱える作業量を抑えられます。

紙図面をスキャンしてデータ化する

データ化では、スキャナーや複合機で紙図面を読み取ってPDFにし、OCR（画像内の文字をテキスト化する技術）をかけて、図番や品名で検索できる状態にします。保存形式は用途に応じて使い分けましょう。改ざんされにくいPDFは閲覧や保存に向き、CADデータは既存図面を新しい設計に再利用する場面で役立ちます。

ただしCADデータへの変換は手間と費用がかかるため、再編集が必要な図面だけに絞り込みます。法定保存の対象となる図面を電子化する際は、関係法令が定める電子保存の要件を事前に確認しておく必要があります。

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保管先へ移し旧運用を止める

データ化した図面は、事前に決めた命名規則に沿ってファイル名を付けたうえで、選んだ保管先へ移します。Excel台帳の図番や版数はファイル名に含め、台帳を残す場合は保管場所の記載を書き換えます。移行後に紙の書庫や旧フォルダを従来どおり使い続けると、どちらが最新版か分からない二重管理に陥るため、旧来の保管場所は参照専用にするか廃止しましょう。

新規の図面もデータで作成し、保管先に直接登録します。現場の抵抗を抑えるには、協力的な部署の少人数で試行し、紙との併用期間を設けて段階的に移行することが有効です。

DirectCloudで実現する図面管理

法人向けクラウドストレージ「DirectCloud」は、部署や拠点に分散した図面を一か所に集約し、フォルダごとにアクセス権を設定できるため、所在が担当者頼みになる属人化を防げます。ファイルサーバーと同じ感覚で操作できるDirectCloud ドライブも備えています。全プランのランサムウェア対策で感染時もバージョン管理機能から復元でき、オプションの災害対策・遠隔地バックアップも用意しています。

専用システムを導入せずに図面の保管・検索・版管理・共有を一つの保管先で整えたい企業に向けて、旧版の誤用や紙図面の検索などに応える4つの機能を紹介します。

参照元：DirectCloud｜クラウドで建設現場・施工管理の業務効率が向上!

参照元：DirectCloud｜DirectCloud ランサムウェア対策

参照元：DirectCloud｜災害対策・遠隔地バックアップ

最新版だけを共有し旧版の誤用を防げる

DirectCloudでは、出図した最新版だけを置くフォルダを設け、現場や協力会社には閲覧者のアクセスレベルを割り当てます。閲覧者はプレビューで図面を確認できる一方、ダウンロードはできないため、相手の手元に旧版の複製が残りません。

改訂で旧版となった図面は閲覧のみの別フォルダへ移し、変更理由はファイルのコメント機能で残せます。加工用にCADデータが必要な協力会社にはダウンローダを割り当て、改訂時はコメントの通知で差し替えを依頼しましょう。改訂の経緯はバージョン管理機能の更新履歴でたどれます。

参照元：DirectCloud｜社内・取引先とのファイル共有

紙図面も文字で検索できる

複合機連携を使えば、各拠点の複合機で読み取った紙図面のスキャンデータを、メーカーや機種を問わずDirectCloudへ直接保存できます。

複合機やスキャナーでOCR付きのPDFとして読み取っておけば全文検索の対象となり、図番や品名から図面を探せます。確実に見つけられるよう、図番や品名はファイル名やタグにも入れておきましょう。DirectCloud AIを組み合わせると、AIが図面や画像の内容を解析し、社内データから必要な情報を探して回答に活用するため、多重製図も防ぎやすくなります。

参照元：DirectCloud｜DirectCloud 複合機連携

参照元：DirectCloud｜全文検索で、大量のファイルから必要なファイルを探し出す

CAD図面を専用ソフトなしで確認できる

DirectCloudのプレビュー機能では、DWGを含む46種類のファイル形式を、ブラウザやモバイルアプリ上で開くだけで閲覧可能です。図面を毎回ダウンロードしたり専用ビューアをインストールしたりする必要がないため、CADソフトを持たない部署の社員や協力会社でも、その場で内容を確認できます。

モバイル機器でファイルを開いた際には、端末にキャッシュデータを残しません。現場のタブレットから図面を閲覧しても端末内に図面が残らず、紛失や盗難による情報漏えいのリスクを抑えられます。

参照元：DirectCloud｜プレビューでファイルをダウンロードすることなくファイル共有

権限を絞って協力会社と共有できる

DirectCloudでは、オーナー、編集者、編集者－、ダウンローダ、閲覧者＋、閲覧者、アップローダの7種類のアクセスレベルをフォルダや相手ごとに設定し、閲覧・編集・ダウンロードなどの操作範囲を決められます。ライセンスを持たない協力会社や取引先にもゲストIDを発行でき、同じフォルダで共同作業が可能です。

図面は閲覧のみの「閲覧者」で共有し、仕様書などのOfficeファイルはダウンロードせずに編集できる「編集者－」を割り当てれば、ファイルの持ち出しを抑えながら作業を進められます。

参照元：DirectCloud｜社内・取引先とのファイル共有

図面データの共有を改善した導入事例

図面を含む設計データの共有は、社外への受け渡し、拠点間のやり取り、大容量ファイルの扱いで課題が表面化しやすい領域です。

ここでは、DirectCloudをご利用いただいている製造業とサービス業の3社について、導入前の課題と導入後の成果をご紹介します。

メール添付頼みの社外共有から統制された共有へ

プリンターや工作機械などを手がけるブラザー工業株式会社様では、メール添付（PPAP：パスワード付きファイルとパスワードを別々に送る方式）による誤送信リスクを抱え、社外とのファイル共有にセキュリティ統制のルールも確立できていませんでした。

DirectCloudの導入後は、基板の回路図などの設計データをフォルダに保存し、共有リンクを送るだけで協力会社に渡せるようになり、脱PPAPを実現しています。明確なフォルダ構成ルールと、期間を過ぎたデータを消す自動削除機能によって、ガバナンスも強化されました。

導入事例：ブラザー工業株式会社様｜FTPサーバーの課題を解消し基板データの共有をシンプルに

拠点ごとのNAS散在から全社共有できる環境へ

ビル・大型施設の空調設備のメンテナンスを手がける日本ビルコン株式会社様では、外出先から現場の画像ファイルやCADファイルにアクセスできず、一度事務所に戻って作業する必要がありました。全国の支社・部署には約60台のNASが散在し、全社的なファイル共有もできていなかったといいます。

DirectCloudの導入後は、ノートPCやタブレットPCから場所を問わずファイルにアクセスできるようになりました。各地のNASに散らばっていたデータを集約したことで、支社や部署の垣根を超えた全社共有も実現しています。

導入事例：日本ビルコン株式会社様｜拠点間の垣根を超えたファイル共有により DXを推進

遅い大容量ファイル共有から円滑な拠点間共有へ

自動車用スイッチを製造する株式会社松田電機工業所様では、社外とのファイル共有にセキュリティ上の不安があり、社内ファイルサーバーの管理も負担でした。複合機のスキャン連携は宛先数の制約から一部の利用者しか使えず、大容量ファイルを開くのにも時間がかかっていたそうです。

DirectCloudの導入後は、共有リンクを送るだけで拠点間や取引先と製品づくりに必要な大容量データを共有できるようになりました。同期させたNAS機器も併用し、スキャン連携の柔軟化と大容量ファイルへのアクセス速度の向上を実現しています。

導入事例：株式会社松田電機工業所様｜クラウド移行で拠点間・取引先への大容量ファイルの共有がスムーズに

よくある質問

図面管理方法の見直しを検討する際によく挙がる疑問として、図面管理システムの自作、AIの活用、タブレットでの現場閲覧、生産管理システムやPDMとの違いの4つを取り上げます。

それぞれの判断の目安と、導入前に社内で確認しておきたい点を解説します。

まとめ

図面管理方法の見直しは、旧版の誤用や図面探しのむだをなくし、設計・製造の品質と速度を守るための確かな手段になります。設計変更が重なり、拠点や協力会社との共有が広がる現在では、紙やExcel、ファイルサーバーでの属人的な運用だけで最新版を守り続けることは難しくなっています。

図面の枚数や改訂頻度、共有範囲に合った保管先を選び、図番や版管理、アクセス権、保存期間のルールを決めて段階的に移行すれば、必要な図面に誰もがすぐたどり着ける状態を保てます。まずは自社の図面の現状を棚卸しし、優先度の高い図面から管理方法を見直すことが、ミスや手戻りの少ない業務への近道です。

DirectCloudは、バージョン管理や、ダウンロードさせずに最新版だけを見せられる7種類のアクセスレベル、DWGを含む46種類のファイルのプレビューを備えた法人向けクラウドストレージです。図面専用のシステムを導入しなくても、図面の保管・検索・版管理・社外共有を一つの保管先で整えられます。図面管理を無理なく定着させたい企業のご担当者様は、ぜひ導入をご検討ください。