文書のデータ化で業務効率アップ!e-文書法について徹底解説

企業にとって、書類の管理方法を定めておくことは重要です。2005年に企業が扱う文書のデータ化に関するe-文書法が施行されたこともあり、「以前は紙での保存を行っていたが、近年はデータ化して管理している」という企業も多いのではないでしょうか。

この記事では、e-文書法の概要や文書をデータ化するメリットなどについて解説します。テレワークに適したファイル利活用方法についても解説しており、効率的な文書管理方法を知りたい方も参考にしてください。

e-文書法とは

e-文書法とは、法律で保管を義務付けられている文書について、電子データでの保存を認めるという法律です。
正確にはe-文書法という名前の法律はなく、「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「民間事業者等が行う書面の保存等に置ける情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」の2つを合わせて、e-文書法、もしくは電子文書法と呼びます。

あくまでも「これまで紙での保存が義務化されていた文書について電子化を許可する」という法律です。文書の電子保存を義務化するものではないため、文書をデータ化しなかったからといって、罰則などを受けることはありません。

e-文書法で定められている要件

e-文書法では、データ化した文書について「見読性」「完全性」「機密性」「検索性」という4つの要件を定めています。ここでは、それぞれの要件の内容について解説します。

見読性

見読性とは、データ化した文書がしっかり目視できる状態にあることをいいます。解像度などが適切に設定されていて、必要なときにすぐパソコンやプリンターなどで出力できる状態でなければなりません。

例えば、紙の文書をスキャンしてデータ化する際は、小さな文字が潰れて見えなくなってしまう場合があります。このような文書は見読性が損なわれており、e-文書法の要件を満たしていないことになるため注意が必要です。

完全性

完全性とは、データ化した文書の変更についての要件です。文書が書き換えられていないこと、改ざんや消去などが行われないように対策していること、もし改ざんなどが行われた場合はその事実が確認できることが求められています。

この要件を満たすには、電子署名とタイムスタンプを使って、元の文書が改ざんされていないことを証明するなどの方法があります。

機密性

機密性とは、データ化した文書に対して適切なアクセス権を設定していることが要件です。不正アクセスができないように対策をとることも求められます。
機密性と完全性を保つためには、「誰が」「いつ」データにアクセスしたか、というログを保存することも重要です。

検索性

検索性とは、その名のとおりデータ化した文書が検索機能で見つけられる状態になっていることが要件です。
企業で取り扱う文書は多岐にわたるため、すべてデータ化すると膨大な量になります。
そのため、必要なときにデータがすぐに見つけられるように、いつでも検索すればデータが見つかる状態を保っておかなければなりません。

e-文書法の対象となる文書

e-文書法の対象となる文書は、多岐にわたります。「e-文書法によって電磁的記録による保存が可能となった規定」に定められている文書の他、個別法令の改正などによって電子保存を容認されているものもあります。

逆に、電子保存が許可されていない文書として以下が挙げられます。これらの文書はデータ化が認められていないため、注意しましょう。

  • ・すぐに閲覧可能な状態にしておくべき書類(船舶に備える手引書など)
  • ・現物性が高いもの(免許証など)
  • ・条約で制限されているもの

参考:e-文書法の施行について

e-文書法と電子帳簿保存法の違い

e-文書法と混同されがちな法律として、電子帳簿保存法があります。電子帳簿保存法は、国税関係書類のみを対象とする法律で、紙での保存を義務付けていた文書の電子化を認めるという内容はe-文書法と同様です。

e-文書法と電子帳簿保存法は、承認が必要かどうかという違いがあります。
電子帳簿保存法では、文書の電子化に所管の税務署長などの承認が必要ですが、e-文書法は不要です
また、要件も異なっていて、電子帳簿保存法の要件は「真実性の確保」「可視性の確保」の2点です。

e-文書法に則って文書をデータ化するメリット

文書をデータ化することには、さまざまなメリットがあります。ここでは、文書をデータ化することによるメリットについて解説します。

ペーパーレス化

ひとつは、ペーパーレス化による文書管理の手間や保存場所の削減です。
保存しておく文書が多くなればなるほど大量の紙が必要で、ファイリングしたり必要な書類を探したりするのに大きな手間がかかります。
紙資料を保管しておく場所も確保しておかなければなりません。

文書をデータ化しておけば、これらの手間は無くなります。保存場所も必要ないため、紙資料を置くためのスペースを設ける必要もありません。
また、紙は時間が経つにつれて劣化していきますが、データは適切に管理してバックアップをとるなどの対策を行っておけば、基本的に何年経っても閲覧することができます。

業務効率アップ

文書をデータ化することで、業務効率のアップも期待できます。文書を複数人で同時に閲覧したい場合、データ化しておけばそれぞれが自分の端末から閲覧することが可能です。
一方、紙の文書の場合は、部数が限られていると順番待ちが発生してしまい、見たいときにすぐ見られないというケースもあります。

検索機能で過去の文書をすぐに見つけられるのも、データ化のメリットです。日付やタイトルで検索すれば、必要なデータが瞬時に見つかります。
紙で管理している場合は、文書が大量にありすぎると探すのが大変です。「他の人が持ち出していることに気づかず、探し続けていた」ということもあるかもしれません。

テレワークとの相性が良い

文書のデータ化は、テレワークに対応しやすいというメリットもあります。文書がパソコンからアクセスできるようになっていれば、オフィス以外の場所からでも文書を閲覧できます。

紙資料の場合は、テレワークで必要な資料を物理的に持ち出さなければなりません。これは手間がかかるうえ、紛失や盗難による情報漏洩が発生するリスクも高まります。

テレワーク時のファイル利活用の課題

テレワークを導入する企業が増えており、それによって文書のデータ化を進めることになったというケースもあるでしょう。
先述のとおり、文書のデータ化はテレワークを行う際にも役立ちます。しかし、文書をデータ化したとしても、ファイル利活用の課題がすべて解消するわけではありません。

VPN利用時の課題

ファイルサーバーに文書を保存している場合、テレワーク実施時にはVPNを使って社内ネットワークにアクセスする必要があります。
その際、VPNの利用者が多いとスループットが低下し業務運用に支障が出るというデメリットがあります。容量の大きなファイルを扱う場合も同様です。

テレワーク用に新規でVPNを敷設するとなると、コストがかかるという点も課題です。環境を整備するのに想定以上の時間がかかる場合があることも考慮しておかなければなりません。

VPNの課題解消にはクラウドストレージ

先述のとおり、VPNを使ったファイル利活用には課題がありますが、これらの課題はクラウドストレージを利用することで解消できます。
クラウドストレージはインターネット経由で利用できるため、VPNを使用することなく場所を問わずに安全なアクセスが可能です。
VPNを利用しないため、VPNトラフィックの逼迫による通信の遅延や切断も発生しません。

ただし、ファイルサーバーのような細かい権限設定が必要な場合は、自社の要件を満たせるサービスを探す必要があります。

テレワーク移行で失敗したくない貴社におすすめ!VPN接続する際の問題点と解決方法

場所を問わないファイル利活用に適したクラウドストレージ
DirectCloud-BOX

DirectCloud-BOXは場所を問わないファイル利活用に適した法人向けクラウドストレージです。
また、ファイルサーバーからのスムーズな移行が可能なマイグレーションツールを提供しております。
ここでは、DirectCloud-BOXの特徴について詳しく解説します。

ファイルサーバー同様の権限設定が可能

DirectCloud-BOXは、ファイルサーバーのように管理者側で細かい権限設定が行えるため、日本の組織文化にもマッチしています
ユーザーもしくはグループに対して細かい権限設定を割り当てられるため、e-文書法の要件である機密性も実現可能です。

また、CSVによるアクセス権の一括編集やActive Directoryとの連携など、管理者の負担を軽減できる機能も備わっています。

7種類のアクセスレベル

DirectCloud-BOXには、以下の7種類のアクセスレベルが用意されています。

  • ・オーナー
  • ・編集者
  • ・編集者−(マイナス)
  • ・ダウンローダ
  • ・閲覧者+
  • ・閲覧者

適切なアクセス権を割り当てることで、部署単位でのアクセス制限を行うことができます
アクセスレベルを適切に設定することで、アクセス権のあるフォルダにおける操作制限を追加し、結果不要な持ち出しを制限することができます。
これにより、機密性の要件を満たすことができます。

ファイルの不正な持ち出しを防ぐアクセスレベル

テレワーク時の情報漏洩を防ぐ対策のひとつが、端末に文書をダウンロードさせない環境の実現です。
DirectCloud-BOXでは、アクセスレベルを「閲覧者」「閲覧者+」「編集者−」に設定することで、ファイルのローカルディスクへのダウンロードを抑止できます

高度な検索機能

DirectCloud-BOXには、高度な検索機能も備わっています。
PDFやOffice形式のファイルなら、文書内のすべての文字を検索できる全文検索機能が利用可能です
ファイルに対してタグやコメントを設定しておけば、それらを使って検索することもできます。
これは、e-文書法で求められる検索性も満たしています。

83種類のログ監視

DirectCloud-BOXは、業界随一の83種類のログ監視が可能です
ユーザーがDirectCloud-BOXにアクセスして行ったすべての操作を記録しているため、利用状況を一目で把握できます。
ログ監視は、内部不正の抑止や早期発見に有効であるほか、e-文書法の要件である完全性の「改ざんが行われた場合はその事実を確認できること」という部分も満たしています。

シンプルな料金体系

料金体系がシンプルでわかりやすいことも、DirectCloud-BOXの特徴です。
料金はストレージ容量に応じて設定されており、ユーザー数の増減があっても料金は変わりません。
ユーザー数は無制限のため、利用者の増減に柔軟に対応できるというメリットもあります。

まとめ

e-文書法は、企業が保存すべき文書のデータ化を許可する法律です。
文書のデータ化にはさまざまなメリットがあるため、可能なところから積極的にデータ化を進めましょう。
テレワークに対応しやすくなるのも、文書をデータ化するメリットです。

DirectCloud-BOXは、e-文書法の要件を満たす機能も備わっている、法人向けクラウドストレージです。
テレワーク環境下でのファイル利活用にも適しているため、ぜひ一度導入をご検討ください。

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