メールの誤送信リスクと行うべき対策

チャットツールなどを使ったカジュアルなやりとりが浸透していますが、依然としてメールが適しているシーンも少なくありません。特に、取引先や顧客とのかしこまったやりとりには、メールを使う人がほとんどでしょう。しかし、メールは便利に使える一方で、誤送信による問題が無視できません。宛先や添付ファイルを間違えてメールを送ってしまった経験があるという人も多いのではないでしょうか。

この記事では、メールの誤送信によって想定されるトラブルや、誤送信を防止する方法などについて解説します。情報漏洩などの大きな問題に発展するケースもあるため、メール誤送信対策についてしっかり理解しておきましょう。

メール誤送信のパターン

一口に「メールの誤送信」といっても、その内容はさまざまです。主なメール誤送信のパターンとしては、以下のような例が挙げられます。

  • ・ 宛先の間違い
  • ・ 添付ファイルの間違い
  • ・ 未完成や未確認のまま送信してしまう
  • ・ 上司のチェックを受けずに送信してしまう
  • ・ CCとBCCの設定間違い

特に多い誤送信は、宛先や添付ファイルを間違って送付してしまうパターンです。同じ名字や似た名字の人を間違えて宛先に設定してしまったり、ファイルを添付するときに間違ったファイルを選んでしまったりするケースがあります。

宛先や添付ファイルを間違えてメールを送ってしまうと、情報漏洩などの大きなトラブルに繋がる可能性もゼロではありません。これらは送信前にチェックをすれば未然に防ぐことができますが、やりとりするメールの量が多いと確認漏れが生じてしまうこともあります。

メール誤送信で想定されるトラブル

メール誤送信で想定されるトラブルとして、顧客や従業員の個人情報流出や、機密情報の流出などが挙げられます。外部の人宛てに社外秘の情報を送ってしまう、納品や請求に関するデータを別の取引先に送ってしまうなど、宛先や添付ファイルを間違えるだけで大きなトラブルに発展する可能性があります。

場合によっては、顧客や取引先からの信用だけでなく、ニュースとして報道されて社会的信用まで失ってしまうかもしれません。メールは使用頻度が高いため、誤送信対策を行っておかなければ、いつこのようなトラブルに見舞われるか予想できません。

メール誤送信を防ぐ方法

メール誤送信を防ぐためには、いくつかの方法があります。ここでは、メール誤送信を防ぐための3つの方法について、それぞれ解説します。

メール誤送信防止ツール

メール誤送信はどのような企業でも起こり得るため、対策のためのツールが多く提供されています。メール誤送信を防ぐためのさまざまな機能が備わっており、送信前に間違いに気づく確率が上がります

例えば、送信ボタンを押したときに内容のチェックを促したり、社外アドレスを宛先に設定するとハイライト表示されたりする機能などがあり、送信前の見落としを減らすことが可能です。

また、送信から一定時間内であれば送信を取り消せる機能が備わったツールもあり、誤送信をしてしまった後でも対処できるケースもあります。ヒューマンエラーをゼロにするのは難しいため、これらのツールで誤送信の確率を少しでも下げることが重要です。

クラウドストレージ

クラウドストレージは、特に添付ファイル間違いに有効な対処法です。メールにファイルを直接添付するのではなく、クラウドストレージの共有リンク機能を使ってファイルを共有します。これにより、もしメールの宛先を間違ったとしても誤送信に気づけばメール送信後に共有リンクを削除できるなど、情報漏洩につながりにくくなるのが特徴です。

メールにファイルを添付せずクラウドストレージでやりとりすることは、メール盗聴による情報漏洩リスクも減らせます。メールは、誤送信しなくても悪意のある第三者にメールを盗聴される可能性があるため、重要なデータを添付して送るのは危険です。このように、セキュリティの高いクラウドストレージを使うことで、誤送信以外のセキュリティリスクも軽減できます。

社内ルールの徹底

メール誤送信はヒューマンエラーのため、従業員の意識づくりのためにも教育を徹底し、ルールを定めることも大切です。外部とのメールには必ず上司をCCに入れる、オートコンプリート機能をオフにするなど、社内で運用を工夫しましょう。

社内ルールを作成する際のポイントは、ルールを細かくしすぎないことです。「上司に確認してからメールを送るようにする」など、ルールが煩雑になると従業員の負荷が上がり、不満が生じたりルールを守らなかったりする可能性があります。

先述のメール誤送信防止ツールやクラウドストレージを活用しながら、従業員の負担がなるべく少なく運用できるルールや仕組みを検討することが大切です。

メール誤送信防止ツールの選び方

メール誤送信防止ツールは、多くの製品やサービスが提供されているため、何を導入すべきか迷ってしまうことがあるかもしれません。メール誤送信防止ツールの検討には、以下で紹介するポイントを参考にしてみてください。

機能面や使いやすさで選ぶ

送信前チェック機能など、メール送信時に活用できるツールは、機能面や使いやすさを重視して選びましょう。機能が多すぎたり使い方が難しかったりすると、従業員がツールを使うことにストレスを感じてしまいます。本当に必要な機能は何なのか検討し、わかりやすいツールを選ぶのがおすすめです。

ツールのサービス提供形態はいくつかありますが、クラウドサービスを利用すると自社で管理する手間が省けます。システム運用はサービス提供元の企業が行うため、導入が簡単で初期費用も抑えられるというメリットがあります。

クラウドストレージならDirectCloud-BOXがおすすめ

メール誤送信対策としてクラウドストレージを活用する場合は、セキュリティがしっかりしたサービスを選びましょう。セキュリティが十分でなければ、情報漏洩対策の意味がありません。メール誤送信対策として有効で、セキュリティも十分なクラウドストレージとしておすすめなのが、DirectCloud-BOXです

DirectCloud-BOXは、メール誤送信対策として以下のような機能が備わっています。

  • ・ ファイルを送付する前の「承認ワークフロー」
  • ・ ファイルの誤送信に気付いた場合の「共有リンク無効化」
  • ・ ファイルの機密度に応じたIRM技術による暗号化で第三者への情報漏洩を防ぐ「DirectCloud-SHELD」

また、Active Directoryとの連携により、管理者の手間とコストを軽減できます。そのほか、CSVによるアクセス権の一括編集やユーザーの一括登録など、総務や情報システム部門にかかる管理作業の負荷を軽減できる機能もあります。

テレワーク環境下でセキュリティと利便性と高めるためには

メール誤送信以外にも、情報漏洩に繋がるリスクはたくさんあります。特に、テレワーク環境下ではそのリスクが高まるため、テレワーク実施企業では念入りな対策が必要です。ここでは、テレワーク環境下でセキュリティと利便性を高めるための方法について解説します。

セキュリティリスクの外部要因と内部要因

セキュリティリスクは、大きく分けて外部要因と内部要因があります。それぞれの脅威について、以下で詳しく解説します。

外部からの脅威

外部からの脅威として、マルウェアの感染やワームによるネットワークへの不正侵入などが挙げられます。不正侵入検知システムが未導入だったり、ウイルス対策ソフトの更新不備があったりすると、外部からの攻撃によって情報が漏洩してしまう可能性があります。

テレワーク環境下では管理者などの目が行き届きにくくなるため、ウイルス対策ソフトの更新やOSアップデートなどの適切な実施を怠ったり、重要情報を暗号化しないまま端末に保存していたりするケースもあるため、注意が必要です。

これらの脅威への対策には、ウイルス対策ソフトやOSの確実なアップデート、通信の暗号化などを行う必要があります。

内部からの脅威

内部からの脅威となるのは、メール誤送信や端末の紛失、内部不正などです。重要な情報を誤送信してしまう、顧客データを保存したパソコンを紛失する、意図的に情報を持ち出すなど、内部要因でのセキュリティリスクも少なくありません。

テレワークによってオフィスの外にパソコンを持ち出す従業員が増えることによって、端末の紛失リスクが高まります。また、上司や同僚の目がないため、内部不正が発生しやすい環境であるともいえます。

内部からの脅威の対策としては、先述のメール誤送信防止ツールの導入や、ローカルにデータを保存しなくても仕事ができる環境を整える、データの持ち出しを制御するなどが有効です。

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DirectCloud-BOXのセキュリティと利便性

テレワークでは、セキュリティと利便性の両立が求められます。セキュリティを重視して仕事のやり方に制限が出ては、生産性が下がってしまいます。逆に、利便性が高くてもセキュリティが不十分なツールは、企業として採用できません。

DirectCloud-BOXは、セキュリティと利便性を両立したクラウドストレージです。ここでは、DirectCloud-BOXが備えているセキュリティ対策と、テレワーク環境下でも快適に仕事ができる機能について解説します。

社内外からの脅威に対するセキュリティ対策が可能

DirectCloud-Boxは、先述の共有リンク無効化や承認ワークフローに加え、IDSによる不正侵入検知、端末とクラウドストレージのデータ送受信にSSLを採用するなど、外部要因のセキュリティリスク対策を実施しています。二段階認証によって、総当たり攻撃や辞書攻撃、内部からの情報漏洩に起因した不正アクセスへの対策も可能です。

ファイルの閲覧や編集はできるがダウンロードはできないアクセスレベル「編集者-」を設定することでデータ持ち出しによる情報漏洩を防ぎます。また、IPアドレスや端末単位でのデバイス認証によるアクセス制限により、ID・PWに頼ることなく内部不正対策を講じることが可能です。

テレワーク環境下でも利便性を高められる

テレワーク環境下では、資料のレビューがしづらいと感じている人もいるのではないでしょうか。例えば、複数人で同じ資料を確認しながら、指摘された箇所をリアルタイムで修正したくても、テレワークでは難しいケースもあります。

DirectCloud-BOXにはオンライン編集機能が具備されているため、このようなニーズにも対応可能です。この機能を使えば、クラウド上でMicrosoft Office形式のファイルを複数人で同時に編集できます。このように、テレワーク環境下でも利便性を高めて生産性を向上させる機能も備わっています。

まとめ

メール誤送信は、業界や職種に関わらず発生する可能性があります。内容によっては重大な情報漏洩に繋がるケースもあるため、セキュリティ事故が起きる前に対策を行いましょう。メール誤送信を防止するツールや、社内ルールの徹底などが有効です。

また、そもそもメールに資料を添付して送受信すること自体にリスクがあるため、クラウドストレージを活用してメールにファイルを添付しないようにするという対策も検討してみてはいかがでしょうか。

DirectCloud-BOXは、外部・内部の脅威への対策が可能なクラウドストレージです。テレワーク環境下でも便利に使える機能も備わっているため、テレワークによる仕事のやりにくさを感じている場合にもおすすめです。

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