現在のビジネス環境では、チャットツールなどを使ったカジュアルなやりとりが浸透してきていますが、依然としてメールが適しているシーンも少なくありません。

特に、取引先や顧客とのかしこまったやりとりには、メールを使う方がほとんどでしょう。

しかし、メールは便利に使える一方で、誤送信による問題が無視できません。
宛先や添付ファイルを間違えてメールを送ってしまった経験があるという人も多いのではないでしょうか。

この記事では、メールの誤送信によって想定されるトラブルや、誤送信を防止する方法などについて解説します。

メールの誤送信は、最悪の場合情報漏えいなどの大きな問題に発展するケースもあるため、メール誤送信対策について正確に理解しておくことが重要です。

このコラムで、適切なメール誤送信対策の理解を深めましょう。

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サービス説明書

• ファイル共有、コラボレーションにおける課題解決策
• DirectCloudの共有リンク、ゲスト招待、デジタルワークスペース、アクセス制御といった機能の詳細
• DirectCloudと他社サービスの違い、導入実績

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メール誤送信のよくあるパターン

一口に「メールの誤送信」といっても、その内容は様々です。
主なメール誤送信のパターンとしては、以下のような例が挙げられます。

参考：メール誤送信の実態調査2023

特に多い誤送信は、宛先や添付ファイルを間違って送付してしまうパターンです。

同じ名字や似た名前の人を間違えて宛先に設定してしまったり、ファイルを添付するときに間違ったファイルを選択してしまうケースがあります。

宛先や添付ファイルを間違えてメールを送ってしまうと、情報漏えいなどの大きなトラブルに繋がる可能性もゼロではありません。

これらは送信前にチェックをすれば未然に防ぐことができますが、やりとりするメールの量が多いと確認漏れが生じてしまうこともあります。

メール誤送信で想定されるトラブル

メール誤送信で想定されるトラブルとして、顧客や従業員の個人情報流出や、機密情報の流出などが挙げられます。

外部の人宛てに社外秘の情報を送ってしまう、納品や請求に関するデータを別の取引先に送ってしまうなど、宛先や添付ファイルを間違えるだけで大きなトラブルに発展する可能性があります。

場合によっては、顧客や取引先からの信用だけでなく、報道されて社会的信用まで失ってしまうかもしれません。

メールは使用頻度が高いため、誤送信対策を行っておかなければ、いつこのようなトラブルに見舞われるか予想できません。

メール誤送信を防ぐ方法

メール誤送信を防ぐためには、いくつかの方法があります。
ここでは、メール誤送信を防ぐための3つの方法について、それぞれ解説します。

メール送信に関する社内ルールの徹底

メール誤送信はヒューマンエラーのため、従業員の意識づくりのためにも教育を徹底し、メール送信に関するルールを定めることも大切です。

例としては、外部とのメールには必ず上司をCCに入れる、オートコンプリート機能をオフにするなどの方法で、運用を工夫するとよいでしょう。

そして、社内ルールを作成する際のポイントは、ルールを細かくしすぎないことです。

「上司に確認してからメールを送るようにする」など、ルールが煩雑になると従業員の負荷が上がり、不満が生じたりルールを守らなかったりする可能性があります。

先述のメール誤送信防止ツールやクラウドストレージを活用しながら、従業員の負担がなるべく少なく運用できるルールや仕組みを検討することが大切です。

メール誤送信防止ツール

メール誤送信はどのような企業でも起こり得るため、対策のためのツールが多く提供されています。

メール誤送信を防ぐためのさまざまな機能が備わっており、送信前に間違いに気づく確率が上がります。

例えば、送信ボタンを押したときに内容のチェックを促したり、社外アドレスを宛先に設定するとハイライト表示されたりする機能などがあり、送信前の見落としを減らすことが可能です。

また、送信から一定時間内であれば送信を取り消せる機能が備わったツールもあり、誤送信をしてしまった後でも対処できるケースもあります。

ヒューマンエラーをゼロにするのは難しいため、これらのツールで誤送信の確率を少しでも下げることが重要です。

クラウドストレージ

クラウドストレージは、特に添付ファイル間違いに有効な対処法です。

メールにファイルを直接添付するのではなく、クラウドストレージの共有リンク機能を使ってファイルを共有します。

これにより、もしメールの宛先を間違ったとしても誤送信に気づけばメール送信後に共有リンクを削除できるなど、情報漏えいにつながりにくくなるのが特徴です。

メールにファイルを添付せずクラウドストレージでやりとりすることは、メール盗聴による情報漏洩リスクも減らせます。

メールは、誤送信しなくても悪意のある第三者にメールを盗聴される可能性があるため、重要なデータを添付して送るのは危険です。

このように、セキュリティの高いクラウドストレージを使うことで、誤送信以外のセキュリティリスクも軽減できます。

メール誤送信防止ツールの選び方

メール誤送信防止ツールは、多くの製品やサービスが提供されているため、何を導入すべきか迷ってしまうことがあるかもしれません。

メール誤送信防止ツールの検討には、以下で紹介するポイントを参考にしてみてください。

機能面や使いやすさで選ぶ

送信前チェック機能など、メール送信時に活用できるツールは、機能面や使いやすさを重視して選びましょう。

機能が多すぎたり使い方が難しいと、従業員がツールを使うことにストレスを感じてしまいます。

本当に必要な機能は何なのか検討し、わかりやすいツールを選ぶのがおすすめです。

クラウドストレージならDirectCloudがおすすめ

メール誤送信対策としてクラウドストレージを活用する場合は、強固なセキュリティ対策が施されているサービスを選びましょう。

メール誤送信対策として有効で、セキュリティも十分なレベルを確保しているクラウドストレージとしておすすめなのが、弊社が提供する法人向けクラウドストレージ「DirectCloud」です。

DirectCloudは、メール誤送信対策として以下のような機能が備わっています。

また、Active Directoryとの連携により、管理者の手間とコストを軽減できます。

そのほか、CSVによるアクセス権の一括編集やユーザーの一括登録など、総務や情報システム部門にかかる管理作業の負荷を軽減できる機能も備えています。

まとめ | メール誤送信対策にはDirectCloud

ここまで、メール誤送信によるリスクや未然に防ぐ対策方法について、紹介してきました。

メール誤送信は、ヒューマンエラーによって起こりますので、送信先や添付ファイルを間違えない仕組みを構築することが最もおすすめな対策方法です。

DirectCloudであれば、承認ワークフローによる送信前に内容を確認できる仕組みや、送信先や添付ファイルの内容を確認しやすいUIを備えています。

仮に、誤ってファイルを誤送信してしまっても、共有リンクの削除が可能なため、万が一の事態が発生してしまっても、対応することが可能です。

DirectCloudの詳細は、下記の資料より、ご確認いただけます。
ぜひ、ダウンロードいただき、参考にしていただければと思います。

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