電子帳簿保存法の基本：3区分と保存要件の全体像

「電子取引データを保存しているから、対応できている」とは言い切れません。
電子帳簿保存法（以下、電帳法）の要件は保存区分によって異なり、「保存はしているが要件を満たせていない」というケースも少なくありません。
電帳法の保存区分は、大きく以下の3つに分かれます。

• ●電子帳簿等保存：会計ソフト等で自己作成したデータを電子のまま保存する区分（任意）
• ●スキャナ保存：紙で受領・作成した書類を画像データとして保存する区分（任意）
• ●電子取引データ保存：メールやクラウドで受け取った電子データを保存する区分（義務）

この3区分の違いを正確に理解することが、要件対応の第一歩となります。

電子帳簿等保存とは：自己作成データをそのまま保存する区分

会計ソフトや表計算ソフトで作成した帳簿・決算書類を電子データのまま保存できる制度で、適用は任意です。
「優良な電子帳簿」の要件を満たした上で届出をすると、過少申告加算税が5%軽減される優遇措置を受けることができます。

スキャナ保存とは：紙書類を電子化して保存する区分

紙で受領または作成した請求書・領収書などをスキャンして、画像データとして保存できる制度です。
こちらも任意の区分ですが、適用する場合は真実性の確保と可視性の確保にかかる要件を満たす必要があります。
書類は「重要書類（契約書・領収書等）」と「一般書類（見積書・注文書等）」に分類されます。
重要書類には、入力期限と解像度・階調の要件が加わります。

電子取引データ保存とは：受け取った電子データを保存する区分（義務）

電子メールの添付ファイル・Web請求書・電子契約・ペーパーレスFAXなど、電子的に授受した取引データは電子のまま保存することが「全事業者」に義務付けられています。
かつて認められていた「書面出力による代替保存」は現在では原則認められず、3区分の中で最も優先度の高い対応課題です。

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あらゆる国税関係書類を電子保存一元管理！ DirectCloud【電子帳簿保存法】

電子帳簿保存法の要件【区分別】

電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子取引データ保存の3区分は、それぞれ要件の内容が異なります。
「保存しているから問題ない」という認識のまま対応を進めた場合、要件を満たせていないことがあります。区分ごとに要件を整理し、自社の抜け漏れを確認できるよう解説します。

電子帳簿等保存の要件

電子帳簿等保存には「最低限の要件」と「優良な電子帳簿の要件」の2段階があります。
最低限の要件は、以下の3つです。

• ●システム概要書などの備付け（書類の整備）
• ●見読可能装置の備付け（画面・印刷での確認手段の確保）
• ●検索機能の確保（取引年月日・金額・取引先での検索）

さらに、過少申告加算税の5%軽減を受けるための「優良な電子帳簿」には、以下の追加要件が求められます。

• ●訂正・削除の事実および、内容を確認できるシステムを使用していること
• ●帳簿間での記録事項の相互関連性が、確保されていること
• ●取引年月日・取引金額・取引先などで検索できること（範囲指定・AND検索にも対応）

スキャナ保存の要件

スキャナ保存では、真実性の確保と可視性の確保の2つの観点から要件が定められています。
真実性の確保には、以下のいずれかを採用します。

• ●タイムスタンプの付与（受領後速やかに）
• ●訂正削除の事実が記録されるシステム、または訂正削除ができないシステムでの保存
• ●訂正削除を禁止した事務処理規程の整備・運用

重要書類（契約書・領収書等）は受領から入力までの期間制限があり、200dpi以上・256階調以上のカラースキャンも必要です。
可視性の確保では、ディスプレイ・プリンタでの出力、取引年月日・金額・取引先での検索、システム概要書・操作説明書の備付けが求められます。

電子取引データ保存の要件

義務区分である電子取引データ保存は、要件の理解が特に重要です。真実性の確保には、以下の3つから1つを選択します。

• ●タイムスタンプの付与（受領後速やかに）
• ●訂正削除の事実が記録されるシステム、または訂正削除ができないシステムでの保存
• ●訂正削除禁止に関する事務処理規程の備付けと運用

可視性の確保では、ディスプレイ・プリンタでの出力、取引年月日・取引金額・取引先の3項目での検索（範囲指定・AND検索を含む）、システム概要書・操作説明書の備付けが必要です。

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あらゆる国税関係書類を電子保存一元管理！ DirectCloud【電子帳簿保存法】

要件を満たさない場合の罰則・リスク

「直接的な罰則はない」との解釈もありますが、要件違反が発覚した場合、税務上・会社法上の間接的なペナルティが複数発生します。
特に重加算税の加重は、通常の申告漏れとは比較にならない水準の負担となります。
税務調査で指摘を受けてから慌てることのないよう、事前にリスクの全体像を把握しておく必要があります。

青色申告の承認取消し

国税関係帳簿書類を正しい方法で保存していないと判断された場合、青色申告の承認が取り消される可能性があります。
取消しの場合、青色申告特別控除（最大65万円）をはじめ、青色申告者に認められた各種の税制優遇措置を失うことになります。

重加算税の10%加重（最大45%）

電帳法の要件違反が発覚した場合、重加算税が10%加重され最大45%まで課される可能性があります。
通常の過少申告加算税（10%）や、重加算税（35%）と比べても格段に大きな負担となり、早期対応が必須です。
この措置は2022年1月以降に適用されています。

会社法上の100万円以下の過料

電帳法の違反は会社法上の会計帳簿不備とも連動し、適切な会計帳簿を作成・保存していないと判断された場合、過料（100万円以下）が科される可能性があります。
税務上のペナルティとは別に会社法上の責任も問われる点は、経営層も認識しておくべきリスクです。

検索要件の緩和措置

売上高5,000万円以下の事業者は、税務調査時のダウンロード対応を条件に、検索機能要件の一部が不要となります。
ただし「取引年月日・取引金額・取引先」の3要素検索は、規模を問わず緩和対象外です。売上高が5,000万円を超えた翌事業年度からは、検索機能の整備が必要となります。

国税庁が強調する4つの保存要件の実務ポイント

電帳法への対応は、要件を「知っている」だけでは不十分です。
実務では「要件を満たすシステムの選定」と、日常業務に定着した「運用体制の整備」という2つの取り組みが求められます。
本章では、サービス選定の判断軸と、運用面の整備ポイントを解説します。

要件対応のソリューション選定で経理担当者が重視する判断軸

ソリューション選定時に、経理担当者が確認すべき判断軸は以下のとおりです。

• ●一元管理：3区分すべてを1つのシステムで管理できるか
• ●JIIMA認証：公益社団法人日本文書情報マネジメント協会による法的要件充足の認定を受けているか
• ●検索性能：範囲指定・AND/OR検索に対応しているか
• ●タイムスタンプ不要の設計：システム側で訂正削除防止措置を担保しているか
• ●料金体系：初期費用・月額費用・追加ユーザー費用などが自社規模に見合うか

システム導入だけでは完結しない：運用面の整備について

要件に対応したシステムを導入しただけでは、電帳法への対応が完結するわけではありません。
税務調査では「即座に証明・提示できる状態」が求められるため、システムと運用の両輪での対応が必要です。

運用面で特に重要な3点を以下に示します。

• ●調査時に取引年月日・金額・取引先での検索、スキャン時刻の証明、システム概要書の提示など、複数の要求にその場で応じられる体制を整えること
• ●事務処理規程の整備・社内ルールの策定は利用企業側で対応すること
• ●事務処理規程は国税庁公開のサンプルを参照しながら、自社の運用に合わせて整備すること

なお、DirectCloudを利用する際の事務処理規程の具体的な整備方法については、次の章で詳しく説明します。

DirectCloudがこれらの要件を満たす根拠

DirectCloudでは、訂正削除防止・検索機能・保存期間の担保など、電帳法が求める多くの要件をシステム側で充足しています。
一方で、見読性の確保や事務処理規程の整備など、利用企業側の運用によって満たす要件も存在します。ここからはDirectCloudの機能が、電帳法で求められる「どの要件」に対応しているかを区分別に整理します。

第三者認証による法的要件の担保：JIIMA認証の取得

DirectCloudは、スキャナ保存ソフト法的要件認証、および電子取引ソフト法的要件認証の2区分において、JIIMAによる認証を取得しています。

■DirectCloudが取得している認証についてはこちら
https://directcloud.jp/about/features07

JIIMA認証は公益社団法人による第三者審査に基づくものであり、法的要件を満たす「客観的な根拠」となります。自社でのゼロベースの要件確認作業を省略できる点は、導入企業にとっての大きなメリットです。

真実性の確保：訂正削除防止の仕組みとスキャン時刻の証明

DirectCloudは、タイムスタンプに依存しない訂正削除防止システムとして機能します。
文書管理メニューのファイルは訂正・削除・上書き保存が物理的に不可能な設計となっており、国税庁が認める「訂正削除防止システム」に該当します。
これにより、別途タイムスタンプサービスの契約が不要となり、運用コストの削減にもつながります。
ほかにも、「真実性の確保」で求められる各要件に、以下のとおり応えることができます。

• ●アップロード専用アドレス経由でファイルを保存することで、スキャン直後のデータであることを証明（受信日時・アップロード日時が自動記録されるため）
• ●「メモ」属性への伝票番号・案件番号の登録による、帳簿書類間の相互関連付け
• ●法定保存期間7年間の保存を担保（ファイルの自動削除ができない設計）

検索機能の確保：法定3要件を超えた高精度な属性検索

電帳法で定められた検索3要件（取引年月日・金額・取引先）への対応に加え、DirectCloudは取引年月日・取引金額（範囲指定）・取引先・文書種別・事業者登録番号・メモの6項目での属性検索、AND/OR検索にも対応しています。
さらに、「値なし検索」機能で属性が未登録のファイルを一括検索できるため、税務調査前に属性登録漏れを自社でチェックすることが可能です。
また、検索結果のCSVエクスポートに対応しており、売上高5,000万円以下の事業者向けの緩和措置（ダウンロード対応）の要件も充足しています。

可視性の確保と備付書類：即時提示できる運用体制

保存データのブラウザ上でのプレビュー・ダウンロードが可能で、スキャン文書・電子取引文書のいずれもクラウド上から即時提示できます。
システム概要書・操作説明書も常時提供されており、税務調査時の即時提示に対応しています。
DirectCloudの「電帳法対応」に関する操作マニュアルについては、以下を参照してください。

■Webマニュアル「電帳法対応」カテゴリー
https://help.directcloud.jp/s/user-manual-denshichobo

事務処理規程の作成負担を軽減

DirectCloudでは、電子帳簿保存法への対応にあたり、「スキャナ保存」および「電子取引」のそれぞれについて運用マニュアルを整備しています。

■参考マニュアル

• ●電子帳簿保存法対応 DirectCloud運用マニュアル（スキャナ保存）
  https://link.directcloud.jp/9MOulJb6oY
• ●電子帳簿保存法対応 DirectCloud運用マニュアル（電子取引）
  https://link.directcloud.jp/dKKIVh5ybW

これらのマニュアルには、法令で求められる業務フローや管理体制、保存要件などが、実際の運用に即して具体的に記載されています。
そのため、自社の運用実態に合わせて必要箇所を編集・追記するだけで、事務処理規程を容易に作成できます。
一から規程を策定する必要がなく、法令対応にかかる担当者の負担を大幅に軽減できます。

スキャナ保存ソフト法的要件認証

認証製品一覧

電子取引ソフト法的要件認証

認証製品一覧

企業規模・目的別のDirectCloudの活用イメージ

電帳法対応の進め方は、企業規模や対応の目的によって重視すべきポイントが変わります。
本章では、「中小企業・個人事業主」、「中堅・大企業」、「税務調査対応」という3つのシーン別に、DirectCloudをどう活用すれば自社の課題解決につながるのか、具体的なイメージをご紹介します。

中小企業・個人事業主での活用イメージ：低コスト・低負担で電子取引対応を完結

専任のIT担当者がいない環境でも、現行業務に大きな変更を加えることなく電帳法対応を開始できます。
日々の運用は、取引先からメールで受領したPDF請求書や電子領収書を、ブラウザ上の文書管理メニューにドラッグ&ドロップでアップロードし、取引年月日・取引金額・取引先の3項目を属性登録するだけで完結します。物理的な訂正削除防止機能を備えているため、別途タイムスタンプサービスの契約も不要です。
月次決算時には、検索結果のCSVエクスポート機能で会計処理用データを即座に出力でき、売上高5,000万円以下の事業者向けの緩和措置（ダウンロード対応）の要件も自然に充足できます。
ユーザー数無制限のため、従業員の増員や拠点追加、業務委託先の活用といった事業拡大局面でも追加コストが発生しません。

中堅・大企業での活用イメージ：複数システムに分散した書類を一元管理に集約

部門ごとに異なるシステムを利用している中堅・大企業では、電子取引データの分散保管が税務調査・内部監査時の大きな負担となります。DirectCloudは、こうした書類の「電帳法対応の集約先」として機能します。
具体的には、以下のような集約運用が可能です。

• ●経理部門：経費精算システムから出力される領収書PDF、会計システム連動の証憑データ
• ●営業部門：電子契約サービスで締結した契約書
• ●購買部門：取引先からメール受領した請求書、EDIデータ
• ●総務部門：ペーパーレスFAXで受信したデータ

部門・役職ごとのフォルダ権限設定により、情報漏洩リスクを抑えながら全社横断での一元管理が可能です。
内部監査や税務調査時には、複数システムを横断的に確認する必要がなくなり、書類の取りまとめ工数を大幅に削減できます。

税務調査対応での活用イメージ：調査官の要求に即座に応える体制

税務調査では、調査官から特定の期間・金額・取引先を指定した書類提示を、その場で求められることが少なくありません。
DirectCloudでは、たとえば「2024年4月〜6月の特定取引先からの請求書のうち、50万円以上のもの」といった複合条件も、範囲指定検索とAND検索の組み合わせにより数秒で絞り込めます。検索結果はその場でプレビュー表示、または指定形式でのCSVエクスポートにより提示することが可能です。
事前準備としては、「値なし検索」機能で属性が未登録のファイルを月次で点検しておくことで、法定項目の入力漏れを早期に発見・是正できます。また、スキャン時刻の証明が求められた場合も、アップロード日時のシステムログから即時に確認・提示が可能です。
これにより、従来は数日〜数週間を要した税務調査対応を、当日対応可能な水準まで短縮できます。

まとめ

電子帳簿保存法の3区分はそれぞれ要件が異なり、特に電子取引データ保存は、全事業者に義務が課されています。
要件を満たさない場合は「重加算税の加重」や「青色申告の承認取消し」といった重大なリスクにつながります。
対応にあたってはシステム導入に加え、事務処理規程の整備と運用の定着が必要です。JIIMA認証の取得、物理的な訂正削除防止、法定3要件を超えた属性検索、即時提示対応という4点からDirectCloudは電帳法の要件対応を支援します。

DirectCloudでの電帳法対応の詳細は、以下の専用ページでご確認いただけます。14日間の無料トライアルも提供していますので、ぜひ実際の操作感をお試しください。

よくある質問（Q&A）