【さらば、定型業務】コストを抑えつつアップロード・保管の自動化を実現する方法

「ファイルサーバーをどのように管理したら良いか分からない…」

ファイルサーバーについて、その管理方法が分からずお困りではありませんか?
ファイルの保管や共有に大変便利なファイルサーバー。その利便性を最大限活用するため、管理は適切に行いたいものですよね。

そのために欠かすことができないのが、ルールの設定とその運用です。
オフィス内で紙の文書を管理する際にも、ファイリングするべきファイルや、ファイルの収納場所は決められていますよね。

個人情報が記載された書類なら、施錠された倉庫などに保管されているのではないでしょうか。

こうした「決まり」に基づいた書類管理は、デジタルデータでも同様に行われなければなりません。そこで、ファイルサーバーでも以下のようなことをルール化した上で、活用していく必要があるのです。

このようなルールを設けることで、ファイルサーバー内が整理されて管理が行き届きやすくなりますし、機密データにアクセスできる人が限られるので、データのセキュリティも厳格に管理できるようになります。

とはいえ、具体的にどのようにルール化するべきか悩むところです。またルールがきちんと守られるかどうかも心配に思われるかもしれません。

そこでこの記事では、ファイルサーバーの管理にルールが必要な理由を説明した上で、

  • ・ファイルサーバー内を整理された状態で管理するためのルールの決め方
  • ・アクセス権設定のために決めるべきルールと権限の設定手順
  • ・設定したルールが適切に運用されるためのポイント

をお伝えしていきます。
さらに、管理がしやすいファイルサーバーの特徴もご紹介しますので、使用するファイルサーバー自体を選ぶ際の参考にしてみてください。

最後まで読んでいただければ、ファイルサーバーを管理するためのルールの決め方や、ルールを適切に運用するために行うべきことが分かり、早速動き始めることができるはずです。

ファイルサーバーを適切に管理し、自社の従業員が業務をよりスムーズに行えるようにするために、ぜひ最後まで目を通してみてくださいね。

1. ファイルサーバーの適切な管理にはルール設定が必要

ファイルサーバーの適切な管理にはルール設定が必要

冒頭でもお伝えした通り、ファイルサーバーを適切に管理するためには、利用時のルールが必要です。
ここではまず、その理由やルールを設定するメリットをお伝えします。

1-1. ファイルサーバーの管理にルールが必要な理由

ルールを設定することで、どこに何を保管するか、誰がどのデータを扱っても良いかが明確になります。ルールという明確な正解があることで、ファイルサーバーの利用方法にブレが生じにくくなり、統制が取れ、管理が行き届きやすくなるのです。
もう少し具体的イメージできるように、ルールが無かった場合のことを考えてみましょう。
ルールが無ければファイルサーバーの正しい利用方法がはっきりしないため、社員それぞれが

  • ・ファイルの正しい保管場所が分からず任意の場所に保存する
  • ・かなり古いデータがあっても削除して良いか分からず放置する
  • ・どんなデータでも閲覧でき、ローカルにコピーできる

という状態になりますよね。
こうした状態は、

  • ・ファイルサーバーのストレージ圧迫
  • ・機密情報の漏えい

という問題に繋がります。
どういうことか詳しく説明していきますね。

1-1-1. ストレージが圧迫される

ファイルサーバーの利用についてルールが定まっておらず、何をどこに保管するのが正しいか分からなければ、社員それぞれが「正しいだろう」と考える場所にデータを保管するようになります。
この「正しいだろう」と思う場所が、全員一致していれば問題無いのですが、そんなことはあり得ませんよね。となると、

  • ・全く同じファイルが別のフォルダに重複して保存されている
  • ・名称が異なる同じ内容のファイルが重複して保存されている

といったデータの重複保存が発生します。
本来であれば一つあれば良いファイルが、至る所に複数存在していればその分ストレージの容量を無駄に使用することになります。
また、古くて何の役にも立たないファイルが保管されていても、削除することが正しいかどうか分からなければ、多くの社員はとりあえず残しておくはずです。このような不要なデータの存在もストレージを圧迫する要因となります。こうした事態を避けるために、ファイルの保管場所や保管期限をルールで決めておく必要があるのです。

1-1-2. 機密情報の漏えいに繋がる

ファイルサーバー内のデータの閲覧や編集、ダウンロードに関するルールが無ければ、全社員がどんなデータでも自由に閲覧したり、ローカルに保存したりということが可能になります。
こうした状態だと、

  • ・ミスによる機密情報の外部転送
  • ・不正による機密情報の持ち出し、流出

といった問題を防ぐことができません。

このようにデータのアクセスに関するルールが定まっておらず、きちんと管理できていないことは、情報が漏えいしやすい大変危険な状況を作り出しているのです。
機密情報や個人情報を厳格に管理し、漏えいを防止するためにはルールに基づいた適切なアクセス権の設定を行わなければなりません。

1-2. ファイルサーバーにルールを設定するメリット

ファイルサーバーの管理にルールが必要な理由がお分かりいただけたところで、次にルールを設定することで得られる利点についてお伝えします。
ルールを定め、それに従ってファイルサーバーを利用することには、

  • ・ファイルサーバー内が整理された状態で保てる
  • ・セキュリティが高まる

といったメリットがあり、管理の観点から見てもこの2点は達成されるべき要素です。
それぞれ詳しくお話ししていきます。

1-2-1. ファイルサーバー内が整理された状態で保てる

ファイルサーバー内のフォルダ構造やファイルの保管場所をルール化し、その通りに利用することで、ファイルサーバーの内部は、

整理された状態 = 何がどこにあるか分かりやすい状態

を保つことができます。

これは意外と大きなメリットで、ファイルサーバー内が整理された状態であれば、必要なファイルへの素早いアクセスやスムーズなファイル共有が可能になり、社員それぞれの業務効率アップに繋がるのです。
さらに、重複したデータが無いことでファイルサーバーのストレージも効率的に利用することができます。必要以上に容量を使わなくて済めば、不用意にストレージを増設する必要も無く、無駄なコストを抑えることができるのです。

1-2-2. セキュリティが高まる

重要データへのアクセス権をルールによって定め、その通りに設定することで、限られた人しか機密情報にアクセスできなくなります。
その結果、ミスで機密情報を社外に送信してしまったり、不正にデータを持ち出される可能性が低くなり、情報の漏えいを予防することができるのです。
このように、データへのアクセスをルールに沿って制限することで、セキュリティのレベルはグッと高くなると言えます。

2.【整理編】ファイルサーバーを管理するためのルール

ファイルサーバーを管理するためのルール

ファイルサーバーの管理のためには、ルールが必要であることをお話ししました。ルールを設定した方が良い理由や、メリットはお分かりいただけたかと思いますが、

「具体的にどのようなルールが必要なのだろう?」

と疑問に思われているのではないでしょうか?
そこで、ここからは設定するべきルールの内容を具体的に紹介していきます。
まずは、ファイルサーバー内を整理し、データを管理しやすくするためにルール化すべきことをお伝えします。

2-1. フォルダ構成を統一する

ファイルサーバー内を整理する上で最も重要なのはフォルダ構成です。
フォルダ構成をルールによって統一することで、各ファイルの保管されるべき場所」が誰にでも分かり、正しい場所に保管されやすくなります。
その結果、ファイルサーバー内を整理された状態で保つことができるのです。
分かりやすいフォルダ構成の一例を下記にまとめたので、参考にしてみてくださいね。

フォルダ構成を統一する

こちらのフォルダ構成例では、

  • 年度別フォルダ
  • 部署別フォルダ
  • 部署の業務別フォルダ

の順に階層が深くなっています。
あくまで一例なので、利便性によって年度別フォルダと部署別フォルダの階層が入れ替わったり、事業部の階層があっても問題ありません。
重要なのは、分かりやすい構成になっていることと、構成が統一されていることです。
上記の例のように、誰が見ても分かるフォルダ構成をルールとして決め、社内で統一するようにして下さいね。

2.2 フォルダ名とファイル名の付け方

分かりやすいフォルダ構成や、データが重複しないために必要なのが、フォルダ名・ファイル名の付け方に関するルールです。
フォルダ名とファイル名では、適用するべきルールが違ってくるのでそれぞれ説明しますね。

2-2-1. フォルダ名の付け方を決める時のポイント

フォルダ名の付け方のルールを定める際に、以下の2つのポイントを盛り込むようにしましょう。

  • フォルダ名の冒頭に数字を付ける
  • 上記のフォルダ構成例の画像のように、フォルダ名の冒頭に数字を付けると、数字の小さいものから順番にフォルダが表示されます。
  • 部署名が変わったり業務別フォルダが増えても、番号が変わらなければ表示順も変わらないので、慣れた場所にフォルダがある状態を保てます。
  • 簡潔で短い名称にする
  • フォルダ名が長すぎると、途中までしか表示されず、何についてのフォルダか分かりづらくなってしまいます。
  • ファイルを保管するための箱でもあるフォルダの名称は、長すぎず、一目見て何のデータが保管されているフォルダなのかが分かるように名付けるようルールを定めましょう。

フォルダ名の付け方のルールにこのような内容が盛り込まれていると、必要なデータにアクセスしやすくなりますよ。

2-2-2. ファイル名の付け方を決める時のポイント

ファイル名に関しては、内容を端的に示すファイル名を付けられるようなルールを定めるようにしましょう。

そのためには、

  • ・日付
  • ・プロジェクト名やクライアント名
  • ・ファイル種別(契約書、請求書など)
  • ・ファイルのバージョン

などをファイル名に盛り込む必要があります。
こうした項目を、どの順序でどこまで記載するかをルールとして設定することで、データが重複しづらくなり、いつ作成した何についてのファイルかが分かりやすくなります。

例えば、

日付→クライアント名→ファイル種別→ファイルのバージョンの順にアンダーバーで繋いでファイル名を付ける」
というルールを決めた上で、次のようなファイルをファイルサーバー内に保存したとします。

83種類の操作ログ

このファイルが、2021年12月1日にA社に送った請求書だということが、一目で分かりますよね。またルールに従ってファイル名を付けているので、誰が付けても同じファイル名になるはずです。
このように内容を端的に示すファイル名を誰もが付けられるようなルールを決めるようにしましょう。

2-3. フォルダ作成の条件

誰でも自由にフォルダを作成できる状態だと、せっかくフォルダ構成のルールを決めてもルールから逸脱したフォルダが作成されることを避けられません。
また個人用のフォルダが際限なく作成されることで、結局ストレージを圧迫することになってしまいます。
フォルダ構成を崩すことなくファイルサーバー内に管理を行き届かせるためには、

  • ・フォルダ作成を上長や管理部門による承認制にする
  • ・管理部門以外による浅い階層でのフォルダ作成は基本的に許可しない

等の取り決めが必要です。

2-4. データの保管期限と古いデータの取扱い

いくらファイルサーバー内を整理してもデータは年々増えていくので、不要なものを削除しなければいずれ容量は不足してしまいますよね。
そこで決めておかなければならないのが、データの保管期限です。
ファイルごとやフォルダごとに保管期限を定め、期限を過ぎたものはファイルサーバーから削除するようにしましょう。

また、保管期限の過ぎた古いデータの取扱いについても、ただ削除すれば良いのか、それともどこかにアーカイブを残しておくのか等決めておく必要があります。

そこまでルール化できていれば、各部署でも適切に古いデータを扱えるようになり、管理者の負担を軽減しつつ新しいデータのための容量を確保することができます。

3.【アクセス権編】ファイルサーバーを管理するためのルール

ファイルサーバーを管理するためのルール

ファイルサーバー内のデータを紛失や漏えいのリスクから守り安全に管理するためには、データへのアクセスもルールに基づいて制御するべきです。
ここでは、ファイルサーバーのセキュリティ管理のために必要なアクセス権の設定について、

  • ・アクセス権の適切な設定のために決めるべきこと
  • ・アクセス権の設定手順

をそれぞれお伝えします。

3-1. アクセス権の適切な設定のために決めるべきこと

各データへのアクセス権を適切に設定するためには、「誰が・どのフォルダで・何ができるか」を決める必要があります。
もう少し分解すると、決めておくべきことは以下の内容になります。

  • ・アクセスできる人(部署)
  • ・アクセスできる範囲
  • ・アクセスした先での操作権限

これらを各部署の責任者と協議し、あらかじめ決めておくようにしましょう。
アクセス権や操作権限は、フォルダごとに設定していくため、最初に決めておかなければ設定作業をスムーズに進めることができないのです。
また設定完了後に混乱を招かないために、各部署の責任者と相談した上で、上記の項目を定めるようにしてください。

3-2. アクセス権の設定手順

「誰が・どのフォルダで・何ができるか」を定められたら、実際にアクセス権を設定していきます。
一般的な設定手順を下記にまとめたので、参考にしてみてくださいね。

STEP1 フォルダ構成を決める ファイルサーバーを整理された状態に保つためにもフォルダ構成を決めておく必要がありますが、アクセス権の設定にも分かりやすく明確なフォルダ構成が重要です。
STEP2 ユーザー(社員)を
グループ分けする
ユーザーを属性別で、「管理者」「営業部」
「総務部」「経理部」などに分類します。
STEP3 フォルダごとに
各グループのアクセス権を設定する
STEP2で分けたグループそれぞれに、各フォルダに対してどこまでの操作を許可するか決めていきます。 例えば、「営業部」に分類されたユーザーは、総務部フォルダ内の契約書フォルダを閲覧することはできるが、新たにファイルの追加はできない等。 「管理者」のユーザーには、全ての権限を与えるのが一般的です。
STEP4 必要に応じてユーザー個別/ファイル個別の権限を設定する グループごとのアクセス権では業務上、不十分なこともあるので、必要に応じて個別のアクセス権や操作権限を設定します。
STEP5 設定に間違いがないかテストを行う 設定が正しく反映されているか、テスト用ユーザーのアカウントでファイルサーバーに接続して確認します。
STEP1
フォルダ構成を決める
ファイルサーバーを整理された状態に保つためにもフォルダ構成を決めておく必要がありますが、アクセス権の設定にも分かりやすく明確なフォルダ構成が重要です。
STEP2
ユーザー(社員)をグループ分けする
ユーザーを属性別で、「管理者」「営業部」「総務部」「経理部」などに分類します。
STEP3
フォルダごとに各グループの
アクセス権を設定する
STEP2で分けたグループそれぞれに、各フォルダに対してどこまでの操作を許可するか決めていきます。
例えば、「営業部」に分類されたユーザーは、総務部フォルダ内の契約書フォルダを閲覧することはできるが、新たにファイルの追加はできない等。
「管理者」のユーザーには、全ての権限を与えるのが一般的です。
STEP4
必要に応じてユーザー個別/
ファイル個別の権限を設定する
グループごとのアクセス権では業務上、不十分なこともあるので、必要に応じて個別のアクセス権や操作権限を設定します。
STEP5
設定に間違いがないかテストを行う
設定が正しく反映されているか、テスト用ユーザーのアカウントでファイルサーバーに接続して確認します。

以上がファイルサーバーでのアクセス権設定の手順です。
煩雑で時間がかかるかもしれませんが、社内のデータ保護に直結する重要な作業のため、ミスの無いよう慎重に行ってくださいね。
最後のテストも必ず実施するようにしましょう。

4. ルールが適切に運用されるようにするポイント

ルールが適切に運用されるようにするポイント

ファイルサーバーの管理に必要なルールについて詳しくご紹介しましたが、ルールを決めただけではまだ不十分です。
定めたルールが正しく守られることで初めて、適切に管理できていると言えるのです。
そこでここでは、ファイルサーバーの管理のために設定したルールが、社内で適切に運用されるためのポイントをお伝えします。

4-1. ルールを文書化し周知徹底する

策定したルールは、社員一人一人によって守られる必要があり、そのためには全社的に周知されなければなりません。
そこで、ルールをきちんとマニュアルやガイドラインという形で文書化し、全社員がいつでも確認できるようにしておきましょう。
さらに可能であれば、文書化したルールを運用していくに当たって説明会を実施してください。
直接説明を行い、その場で社員の不明点も解消することで、ルールに対する共通の認識が生まれ、運用がスムーズになるはずです。

4-2. ルールを違反した時の罰則を設ける

ルールを設定し、周知させても、中には間違った方法でファイルサーバーを利用する社員も出てくるでしょう。
単純にミスでルールを破ってしまった場合は指摘すれば済みますが、ルールを無視するような悪質なルール違反には罰則を設けておくべきです。
とはいえ、あまり厳しいものにするのは現実的ではありませんので、状況に応じて次のような罰則規定を定めておくと良いですよ。

  • ・再度説明会へ参加してもらう
  • ・直属の上司から注意を入れる
  • ・人事評価に反映させる

4-3. 必要に応じてルールを改訂する

ルールが適切に運用されるためには、必要に応じてルールを改訂していくことも大切です。
実際にルールに沿ってファイルサーバーを利用してみると、かなり不便でむしろ業務効率が下がった、という意見が多ければ、ルール設定に問題があるということです。
その場合は、社員がどの部分に不便さを感じているのかを把握し、適宜ルールを変更するようにしてください。
実務を担う社員の声や実際にルールを運用してみた状況を考慮し、ルールの改訂を行うことで、不便さも改善されルールが守られやすくなるはずです。

5. 管理がしやすいファイルサーバーの特徴

管理がしやすいファイルサーバーの特徴

これまでお伝えしてきたように、ファイルサーバーを適切に管理するためには、ルールの策定とその運用が欠かせませんが、その上でどのようなファイルサーバーを使うかも重要です。
使用するファイルサーバーによっては、容量や機能の融通が効きづらく、管理の観点から使いにくさを感じることもあるからです。
そこでここでは、管理がしやすいファイルサーバーの特徴をご紹介します。
これからファイルサーバーを選ぶという場合は、ぜひ参考にしてみて下さいね。

5-1. 拡張性に優れている

ファイルサーバーの容量を容易に拡張できることは、管理のしやすさに繋がります。
社内で保管する必要のあるデータは日々作成され、常に増え続けていますよね。
そのため、不要なデータや古くなったデータの削除をして無駄な容量を使わないように管理していても、最初に用意していたファイルサーバーの容量が不足するのは仕方がないことです。会社が拡大傾向にあれば、容量が追いつかなくなるスピードは更に速まります。
そのような状況の中で、拡張できる容量サイズが限られていたり、拡張するために時間や労力がかかるとどうなるでしょうか?

  • 容量の拡張がしづらいと…
  • 容量の拡張がしづらいと…
  • ・ひとまず足りない容量を拡充しても、またすぐに容量不足に陥る
  • ・大幅にストレージを拡張するために、ファイルサーバー本機を替えたり追加する必要がある
  • ・ストレージの拡張に時間がかかると、容量が足りない状態で業務を続ける期間が発生する

これではとても管理しやすいとは言えませんよね。
十分な容量を確保するまでの間、実務を担う社員の業務効率も落ちてしまいます。管理のしづらいファイルサーバーを選んでしまうということは、企業の生産性の悪化を招きかねないのです。
単純な管理のしやすさだけでなく、社員の業務効率・会社の生産性のこともきちんと見据えるなら、以下のような特徴を備えたファイルサーバーが必要です。

  • ・データの増加状況に合わせて柔軟にストレージを拡張できる
  • ・ストレージを拡張する際の手間が少なくて済む

適切な管理をしながらファイルサーバーの運用を長く続けていくなら、こうした特徴も重要視して下さいね。

5-2. アクセス権を柔軟に設定できる

柔軟にアクセス権の設定が行えることも、管理がしやすいファイルサーバーの特徴の一つです。
アクセス権の設定は、事業の拡大等に伴って、より詳細に権限を制御する必要が出てくることがほとんどです。
また、昨今のビジネスシーンにおいて個人情報・機密情報の保護への意識が高まっていることは誰の目にも明らかです。そんな中で、細やかなアクセス権の設定ができないファイルサーバーを使用していたとなると、何かあった時に「管理体制に問題があった」と判定されかねません。
さらに、会社が今より大きくなれば、アクセス権の設定にかかる手間もその分大きくなります。
一人ずつしかアクセス権限を設定できないファイルサーバーを選んでしまうと、大幅な人事異動や部署編成に変更があった際の対応が非常に煩雑になってしまいます。
こうしたことにしっかりと対応していくためには、アクセス権を柔軟に設定できる、以下のような特徴を持ったファイルサーバーが必要なのです。

  • ・アクセス範囲や権限を細かく設定できる
  • ・アクセス権の一括編集ができる

このようなファイルサーバーなら、セキュリティ面の管理もしっかり行えますし、管理者の負担も軽減されます。
これからファイルサーバーを選ぶのであれば、ぜひ上記の特徴を備えたものを導入するべきです。

5-3. 管理がしやすいのはクラウド型のファイルサーバー

ファイルサーバーの中には、自社に設置して運用していくオンプレミス型とインターネットを通じてクラウド上にファイルを保管するクラウド型がありますが、管理がしやすいのは断然クラウド型のファイルサーバーです。
管理のしやすいファイルサーバーの特徴を備えているかどうかを、クラウド型とオンプレミス型で比較してみると次の表のようになります。

管理しやすい特徴 クラウド型 オンプレミス型
状況に応じて柔軟に
ストレージを拡張できる
ストレージを拡張する際の
手間が少ない

(サービス提供会社に申し込むだけ)

(自社のSEによる作業が必要)
アクセス範囲・権限を
細かく設定できる
アクセス権の一括編集が
できる

(サービスによるが、できる)

(専門的なスキルを持つSEが
在籍していれば可能)

この表を見ていただければ、クラウド型のファイルサーバーは管理しやすい特徴を全てクリアしていることがお分かりですね。
オンプレミス型のファイルサーバーは、自社にサーバーを設置して運用していくので、どうしてもストレージの拡張やアクセス権の一括登録ができる仕組みづくりには、対応できる社内の技術者による作業が必要となります。
一方でクラウド型のファイルサーバーは、自社にはサーバーを置かずファイルサーバーの機能をネットを介して提供してもらうことになります。
自社内にはサーバーが無いので、ストレージを拡張したい時にはサービスの提供会社へ申し込むだけでOKです。
アクセス権の一括登録についても、そうした機能が最初から備わっているサービスやプランを選べば良いだけのことです。

このように、クラウド型のファイルサーバーなら管理にかかる工数を最小限に抑えることができるので、管理のために日常的に労力を割ける技術者が社内に居ないなら、クラウド型のファイルサーバーを使うのがベストなのです。

6. 管理がしやすいクラウド型ファイルサーバーならDirectCloud-BOX

管理がしやすいファイルサーバーの特徴

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  • ・100GB単位で容量の拡張が可能
  • ・プランのアップグレードでも容量の拡張が可能
  • ・容量を拡張する際は、担当者に連絡すればOK!煩雑な作業は不要!
  • ・7段階に分かれたアクセス権限のレベルを、グループ単位でも個人単位でも割り当て可能
  • ・CSVを活用してアクセス権の一括編集ができる

このような特徴を持つため、容量の拡張のためにかかる管理工数はほぼありませんし、アクセス権限も最小限の労力で細かく設定することが可能です。
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7. まとめ

いかがだったでしょうか?
ここまで読んでいただいて、ファイルサーバーを適切に管理するためにはルールが必要であることが充分お分かりいただけたかと思います。
最後に今回お伝えした内容を振り返りましょう。
ファイルサーバーの利用方法を統一し、管理していくためには、ルールを設定し設定したルールを守る必要があります。
ルールを決めずにファイルサーバーを利用することで、

  • ストレージの圧迫
  • 機密情報の漏えい

といった問題が起こりやすくなります。
こうした問題を避けるためにも、ルールは必要なのです。
また、ルールに沿ってファイルサーバーが利用されることには次のような利点もあります。

  • ファイルサーバー内が整理された状態で保てる
  • セキュリティが高まる

ファイルサーバー内を整理し、データを管理しやすくするためにルール設定すべきことは次の通りです。

  • フォルダ構成
  • フォルダ名とファイル名の付け方
  • フォルダ作成の条件
  • データの保管期限と古いデータの取扱い

またファイルサーバー内のセキュリティ管理にはアクセス権の設定を行う必要があり、実際に設定する前に「誰が・どのファイルで・何ができるか」を決めておくようにしましょう。
定めたルールが適切に運用されるためには、

  • ルールを文書化し周知徹底する
  • ルールを違反した時に罰則を設ける
  • 必要に応じてルールを改訂する

といった対応が必要です。
ルールが運用され始めた後、管理の行き届いた状態を保ちたいなら、管理に適したファイルサーバーを選んでみてください。
この記事があなたの会社のファイルサーバー管理に少しでも役立てば幸いです。