【脱ハンコ】押印のためだけに出社したくない!オンライン上で承認フローを完結させる方法

新型コロナウイルス感染拡大の影響により、企業は場所を選ばない働き方への対応が迫られています。もちろん、業種や職種によってテレワークへの対応可否が分かれてしまうことは現実としてありますが、中には「上長の認印を貰うためだけ」に出社しているケースもあります。

その原因が「ハンコによる承認文化」です。日本企業では物理的な印鑑を押すことで「書類に対する責任を負う」という意味合いが未だ根強く残っているため、スムーズに電子印鑑に移行することは難しいと言えます。

しかし、それでは昨今の急速なデジタル化の波に乗れず、企業の業務効率を阻害してしまうことになりかねません。

本記事では場所を選ばない働き方の実現のため


・なぜ撤廃するべきなのか
・オンライン上で承認フローを完結させるにはどうすれば良いのか


の観点で解説します。

現在のハンコ文化の浸透状況

とりわけ日本企業では、従来の商慣習に理由もなく従っていることが多く、それによる生産性の低下が社会問題となっています。

しかし、近頃官民連携で進められている「脱パスワード付きzip」の動きに代表されるように、もはや今のビジネス環境ではこれまでの「当たり前」に固執しているだけでは生き残れない時代となってきています。

更に、縦割りの組織構造が災いし、承認作業は必ず紙面で行うことを義務化している企業も存在しているのが実態です。

実際にハンコ文化の浸透状況を見てみましょう。印鑑デザインを主事業としている株式会社Sirusiが2021年2月に行った調査では、下記のような現状が浮き彫りとなっています。

質問内容 結果
職場内で使用する印鑑のスタイルを教えてください 「物理的な印鑑のみ」と7割近くが回答
コロナ禍以降、業務で押印する機会に変化はありましたか? 「変わらない」と7割近くが回答
職場のハンコは今後どうなる予定ですか? 「物理的な印鑑を使用し続ける」が最も多い割合(3割以上)

・図1:ハンコ文化の浸透状況

コロナ禍になりおよそ一年以上経ってもなお、物理的な印鑑から脱却できていないことが分かります。

その原因としてはこれまで定着していた業務フローを変えることによる負担や、各種ツールやマニュアルの整備などに時間を割けないことが挙げられるでしょう。

これがテレワークを導入していない企業であれば問題ないですが、テレワークへ移行した企業の場合、上長の認印を貰いにいくためだけに出社することになってしまいます。

場所を選ばない働き方を実現するためには生産性を維持することが重要ですが、紙面による承認フローを継続してしまった場合、その生産性を落としかねない事態となってしまうのです

脱ハンコしないことによるデメリット

各企業の事情により、なかなか一筋縄とはいかない脱ハンコですが、対応の如何を問わずハンコ文化のデメリットだけでも認識しておくことは重要です。
紙面によるハンコ文化を継続することによるデメリットは下記の通りです。

働き方改革の推進を妨げる

前述した通り、テレワークなど場所を選ばない働き方改革の推進を妨げてしまう可能性があります。
そもそもテレワークへ移行する前は、各種ツールの配備やネットワーク環境の構築などを通してセキュリティを担保しつつ「社員にとっての利便性」を損なわないようにする必要があります。
そのため、承認作業のために出社せざるを得ない状況になってしまうのは、テレワークに必要な要件を十分に検討しきれていなかった会社側に問題があると言えるでしょう。

ペーパーレス化による恩恵を受けられない

紙面上での承認フローを撤廃できないと、印刷するための用紙代やインク代などのコストがかかってしまいます
また、万が一押印手続きを誤った場合、新たに用紙を印刷して再度押印する手間が発生してしまいます。
更に、契約書などの機密文書をデスク上などに放置してしまえば、紛失による情報漏洩に繋がるリスクも潜んでいます。

政府による規制改革

このようなリスクを鑑み、菅義偉首相はデジタルガバメント計画の一環として2021年4月6日にデジタル社会形成関係整備法案を可決し、認印が必要な1万以上の手続きのうち99%以上を廃止する方針を固めました

とはいえ、住民票交付や婚姻届提出などの窓口業務での文書が主であり、企業間取引のケースでは、書面にして残すことが義務づけられていない下記の文書などが対象となります。

・対象となる文書の例

  • ・見積書
  • ・納品書
  • ・領収書
  • ・契約書
  • ・稟議書
  • ・会計帳簿
  • ・事業報告書
  • ・定款

しかし、ここで問題となるのが、「これまで使っていたハンコの有効性」についてです。印鑑登録を正式に行った実印なども全面的に廃止されるのでしょうか。
答えは「No」です。例えば、不動産の賃貸借契約書などは実印を押して書面で保管することが法律上で義務づけられていますので、効力を失うことはありません。
あくまでも、廃止となる対象は「効力が乏しい認印である」ということを押さえておきましょう

脱ハンコをサポートする電子印鑑における課題

電子印鑑を活用すれば先述したハンコ文化のデメリットに対し下記のように応えることができます。

ハンコ文化のデメリット 電子印鑑による解決
承認作業のために出社せざるを得ない 認印の押印作業についてのみPC上で完結
印刷するための用紙代やインク代などのコストが発生 印刷する必要な無くなるためコストを削減
押印手続きを誤った場合、新たに用紙を印刷して再度押印する手間が発生 PC上で修正するだけで良いため、用紙を再度印刷する手間を削減
機密文書をデスク上などに放置してしまえば、紛失による情報漏洩に繋がる PC上のフォルダに格納し、適宜バックアップをとることで紛失による情報漏洩を回避

・図2:電子印鑑によるベネフィット

しかし、メリットだけではないのも事実です。一番深刻な課題として考えられるのは「承認者本人の押印を証明する手段が必要になる」ということでしょう。

文書の電子化保存に関する法律である「e-文書法」では経済産業省により下記4つの要件が定められています。

e-文書法で定められている4つの要件

  • ① 見読性
  • ② 完全性
  • ③ 機密性
  • ④ 検索性

このうち「完全性」の要件として、文書が改ざんされないよう電子署名とタイムスタンプを使用することが推奨されているのです。したがって、契約書などの重要度の高い書類については電子印鑑ではなく、電子署名とタイムスタンプを使用した方が良いでしょう。
e-文書法は罰則規定がないため、強制力があるものではありませんが、上記4つの要件を順守することでセキュアな環境を維持しながら効率的にファイルを利活用することができるようになります。

■e-文書法に関する詳しい内容はこちら


オンライン上で承認フローを完結させ、脱ハンコを実現する方法

このようにハンコ文化の課題は文書ごとに電子印鑑を使い分け、重要な文書については電子署名とタイムスタンプを活用することで解決することができます。

しかし、それだけではオンライン上での承認作業を実現させるにあたり不足点があると言わざるを得ません。

何故なら、文書の内容が不十分で起案者にファイルを戻す場合、指摘内容とファイルを紐づけることが難しく、承認者が複数人いる場合コミュニケーションの経緯が不透明になる可能性があるからです。

また、e-文書法の「機密性」の部分からも、ファイルを保管する際は組織・グループ単位でアクセス権限を設定する必要があります。更に、テレワーク環境下ならではの情報漏洩リスクである「内部不正」へも対策しておくべきでしょう。

現在、ファイルサーバーに文書を保管し管理者権限によって制御をかけている場合でも、テレワーク環境下で社員にアクセスさせるためには新規でVPNを敷設するコストが発生し、利用人数によっては許容コストを超えてしまう場合も考えられます。

そこで弊社ではテレワーク環境下でもセキュアかつスムーズにファイル共有が可能な「DirectCloud-BOX」を併用することをおすすめしています。

DirectCloud-BOXはオンライン上での承認フローで求められる要件に対して下記のようにお応えします。

テレワーク環境下の承認フローで求められる要件 DirectCloud-BOXが提供するベネフィット
文書にかかわっているメンバー以外のアクセスを抑止する必要がある(=機密性) 管理者権限によるアクセス制限を設定できるため、第三者によるアクセスを抑止することが可能
テレワーク中の社員によるファイル持ち出しなどの「内部不正」に対策することができる(=機密性) アクセスレベルを「閲覧者」「閲覧者+」「編集者-」に設定することで、ファイルのローカルディスクへのダウンロードを抑止することが可能
必要なデータをすぐに見つけ出すことができる(=検索性) 超高速の検索エンジンElasticsearchを採用し、ファイルの全文検索をスピーディに実行可能
承認者が起案者にファイルを戻す場合、指摘内容とファイルを紐づけることができる ファイルコメント機能により、メッセージとファイルを紐づけて管理することが可能
テレワーク中の社員が社内のファイルにアクセスできる環境を低コストで実現することができる SaaS型のパブリッククラウドとして提供しているので、VPNルーターの敷設が不要
ユーザー数無制限の定額で利用できるため、アカウント数が多くても低コストで収めることが可能
現行のファイルサーバーと同じく、管理者によってユーザーのアクセス制御をかけることができる 組織のセキュリティポリシーに沿って管理者側で権限設定を付与できるため、セキュリティ上の安心感を得ることが可能

・図3:DirectCloud-BOXによるベネフィット

テレワーク環境下の承認フローで求められる要件 DirectCloud-BOXが提供するベネフィット
文書にかかわっているメンバー以外のアクセスを抑止する必要がある(=機密性) 管理者権限によるアクセス制限を設定できるため、第三者によるアクセスを抑止することが可能
テレワーク中の社員によるファイル持ち出しなどの「内部不正」に対策することができる(=機密性) アクセスレベルを「閲覧者」「閲覧者+」「編集者-」に設定することで、ファイルのローカルディスクへのダウンロードを抑止することが可能
必要なデータをすぐに見つけ出すことができる(=検索性) 超高速の検索エンジンElasticsearchを採用し、ファイルの全文検索をスピーディに実行可能
承認者が起案者にファイルを戻す場合、指摘内容とファイルを紐づけることができる ファイルコメント機能により、メッセージとファイルを紐づけて管理することが可能
テレワーク中の社員が社内のファイルにアクセスできる環境を低コストで実現することができる SaaS型のパブリッククラウドとして提供しているので、VPNルーターの敷設が不要
ユーザー数無制限の定額で利用できるため、アカウント数が多くても低コストで収めることが可能
現行のファイルサーバーと同じく、管理者によってユーザーのアクセス制御をかけることができる 組織のセキュリティポリシーに沿って管理者側で権限設定を付与できるため、セキュリティ上の安心感を得ることが可能

・図3:DirectCloud-BOXによるベネフィット

まず機密性の観点から見ていきましょう。DirectCloud-BOXは管理者権限により組織単位でアクセス制限を設定できるため、承認フローにおけるメンバー以外からのアクセスを抑止することができます。

また、ファイルをローカルディスクにダウンロードさせないアクセルレベルを「閲覧者」「閲覧者+」「編集者-」を設定することができるので、社員によるファイル持ち出しなどの内部不正にも対策することができます。

更に、DirectCloud-BOXはe-文書法で定められた「検索性」の要件に対してもソリューションを提供しています。つまり、ストレージ内に大量のファイルを格納していた場合でも「全文検索機能」によって横断検索することができ、欲しいファイルにすぐにアクセス可能です。

オンライン上での承認フローを確立させるため準備しておくべき「指摘コメントとファイルの紐づけ」についても、DirectCloud-BOXのファイルコメント機能を活用することで実現可能です。

そして何より、新規導入する際に気になる「コスト」についても最小限に抑えることができます。テレワーク環境下のメンバー同士で承認作業を行う際、社内ネットワークに接続する必要が無くなるため、VPN接続の環境構築も不要となります。
また、どれだけ利用人数が増えても定額で利用可能のも、大きなメリットです。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

ハンコ文化は日本の慣習として強く根付いているところもあるため、今すぐ取り掛かるには現実問題難しいところもあると思いますが、自社の状況に応じて必要な対策を検討するだけでも、業務効率化に向けた一歩となり得ます。

官公庁で「クラウドバイデフォルト」の方針に基づいたクラウド化の取り組みが進められているということもありますので、貴社もこの機会にDirectCloud-BOXの導入を検討してみてください。

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