【さらば、定型業務】コストを抑えつつアップロード・保管の自動化を実現する方法

うちではファイルのやり取りを行うたびに現場の社員がファイルサーバーにアップロードする手間が発生してしまっている…。
現場からは定型業務を自動化したいという要望も出ているし、情報システム部として業務効率化の方法を考えていくべきだな。

今回はこのような課題をお持ちのあなたに向けた記事です。
定型的に発生する細切れ業務はなるべく削減して、余ったリソースを生産的な業務に割きたいですよね。
本記事を参考にしていただくだけで、

Web APIを活用してファイルアップロードの手間を削減する方法

を理解することができます。
既存の業務プロセスを見直し、業務効率化を図りたい方にぜひご一読いただきたい記事です。

本記事のサマリ

  • 外部や社内で発生したファイルをその都度共有フォルダにアップロードし直す手間はクラウドストレージと
    API連携することで解決できる
  • DirectCloud-BOXとAPI連携することで、ファイルのライフサイクルで求められる一貫したセキュリティ対策を講じることができる
  • DirectCloud-BOXのオプションを有効活用することで、管理者の負担を軽減しつつクラウド移行することができる

チャットツールとファイルサーバーを併用する際の課題と解決方法

チャットツールおよびファイルサーバーの課題

チャットツールは社内におけるコミュニケーションに留まらず、専用のスレッドを作成できるため、非常に便利です。
しかし、チャットツールはあくまで「共有ワークスペース内での連絡・ファイル授受」に特化しており、発生したファイルの保管に適しているとは言えません。例えば、欲しいファイルを見つけるためにチャットツール内を全文検索しても、該当ファイルにヒットしないケースは往々にしてあり、指定期間を超えたファイルは削除されてしまいます。
つまり、管理者としては「いつ・誰が・何のファイルを・誰宛てに送付したのか」を把握することが困難になることがあり、内部統制が効かなくなる危険性があります
そこで、現場担当が例えば下記のような手順でチャットツール内のファイルをファイルサーバーに格納していることでしょう。

手順

  • ① チャットツール上のファイルをローカル環境にダウンロード
  • ② ファイルサーバー内の共有フォルダの階層を辿り、格納先を探す
  • ③ ファイルを該当フォルダにアップロード

ところが、上記からも分かる通り、チャットツールとファイルサーバーを併用してしまうと、ファイルが発生するたびに現場担当のリソースを使ってしまうことになりかねません
ファイルの受け取り後はその都度ファイルサーバーに保管するように社内で周知したとしても、現場担当が人間である以上、格納し忘れは起こりうるものです。
そうなると、チャットツールに留まらずファイルサーバーにおいても「欲しいファイルにたどり着けない」「そもそもファイルが格納されていない」問題に発展してしまいます。
ここまでの課題を図式化して表すと、下記のようになります。

チャットツールとファイルサーバーを併用する際の課題

・図1:チャットツールとファイルサーバーを併用する際の課題

解決方法

それでは、このような課題に対して有効な解決策はないのでしょうか。
「自動化」と聞けば、真っ先に「RPA(Robotic Process Automation)」を思い浮かべる方も多いかと思いますが、ライセンスごとに費用が発生してしまうため、敷居の高さを感じてしまうことでしょう。 そこで弊社では、

  • ① これまで使用していたチャットツールの使い勝手をそのままに連携したい場合
    ⇒今お使いのチャットツールとクラウドストレージ「DirectCloud-BOX」をAPI連携する
  • ② API連携に対応するために必要なチャットツールへの追加開発コストが気になる場合
    ⇒DirectCloud-BOXと弊社の提供するチャットツール「DirectCloud-TALK」を連携する

ことを強くおすすめします。

これまで使用していたチャットツールの使い勝手をそのままに連携したい場合

弊社ダイレクトクラウドでは、DirectCloud-BOXのWeb APIを「APIリファレンス」上で公開しています。

■APIリファレンスページ
https://directcloud.jp/api_reference

この中の

・ログインAPI
・ファイルリスト一覧取得
・フォルダリスト一覧取得
・ファイルアップロード

を活用することで、「チャットツール上のファイルダウンロード~該当フォルダへのアップロード」までを自動化することができます。
連携イメージは下記のようになります。

チャットツールとDirectCloud-BOXのAPI連携

・図2:チャットツールとDirectCloud-BOXのAPI連携

現場担当者がファイルを受け取り、DirectCloud-BOXへの自動アップロードが完了するまでのプロセスは下記の通りです。

  • ① 現場担当者はチャットツール上でファイルを受け取る
  • ② DirectCloud-BOXのログインAPI・フォルダリスト取得API・ファイルリスト取得APIで、格納場所を指定
  • ③ DirectCloud-BOXのファイルアップロードAPIで該当フォルダに自動アップロード

上記のような運用を実現することで、現場担当はファイルアップロードの手間から解放されます。
他にも、チャットツールとファイルサーバーを併用した際の課題だった「現場担当による格納し忘れ」についても、業務自動化により未然に防止することができます
格納されたファイルは、DirectCloud-BOXの高精度な全文検索機能により瞬時に探し出すことができるため、貴社の生産性向上に寄与します。

追加開発コストなくすぐに利用を開始したい場合にはDirectCloud-TALKの導入がおすすめ

弊社ではDirectCloud-BOXを契約いただいたお客さま向けに、チャットツール「DirectCloud-TALK」を提供しています。
DirectCloud-TALKはすでにDirectCloud-BOXと連携された状態でお使いいただけます。
そのため、DirectCloud-BOXとAPI連携させるために必要になる開発にかかる時間と費用を大幅に削減できます
データはAES-256方式により暗号化され、ウイルス監視も行われますので、セキュアな環境でファイルのやり取りを行うことができます。
50ユーザーまでは無料でご利用いただけますので、ぜひご検討ください。

DirectCloud-BOXとAPI連携するその他のメリット

ファイルサーバーの保管・共有の課題を解決

例えば、拠点ごとにファイルサーバーが設置されている場合、VPNを敷設しないと拠点間の情報共有を行うことができません。
それに伴い最大トラフィックを想定した性能のVPNルータを用意する必要があり、費用も嵩みます。
DirectCloud-BOXはセキュアなインターネットを経由した通信が行われるので、複数拠点で場所を選ばずにアクセスすることができます
また、チャットツールはコミュニケーションの履歴を後から追える「フロー型」であることに強みがありますので、同じ名前のファイルがストック型のクラウドストレージに自動アップロードされることで、一元管理されたファイルとコミュニケーション履歴を紐づけることができます。

利便性の向上

外部業者とやり取りする際、特にクリエイティブ業界であれば数十GBにもなる大容量の動画ファイルを送付したいこともあるでしょう。
最近のチャットツールであれば、5GBほどのファイルであれば問題なく送付できるためグラフィックデータなどのファイル授受には困りませんが、ビッドレートが高く再生時間が長い動画ファイルの場合、5GBは優に超えてしまいます。
そこで、DirectCloud-BOXの共有リンク機能を活用することで、フォルダ内に格納しているファイルの容量に関係なく、ユーザーは手軽にファイル転送を行うことができます
また、チャットツールでは情報共有の度にファイルをアップロードする必要があり、手間と時間がかかります。
そこで、DirectCloud-BOXの共有リンク機能を活用することで、発行されたリンクを複数のシーンで使いまわすことができます。

チャットツールとDirectCloud-BOXのAPI連携

・図3:DirectCloud-BOX によるファイル転送

したがって、現在運用しているファイルサーバーをDirectCloud-BOXに移行することで、「チャットツールからのファイル自動アップロード」「ファイル保管」「大容量のファイル授受」を一挙に実現することが可能になるのです。

セキュリティレベルの向上

チャットツールとファイルサーバーを併用すると、管理者にとっては「いつ・誰が・何のファイルを・誰宛てに送付したのかが把握できない」という課題がありました。
DirectCloud-BOXは共有フォルダ内で行ったユーザーのファイル操作を詳細なログとして記録します。その数業界最多の83種類となっています。

操作ログ内訳

  • ・ユーザーログイン履歴:8種類
  • ・ファイル操作、送受信履歴:17種類
  • ・管理者ログ:53種類
  • ・その他:5種類

管理者画面では以下のように表示されます。

83種類の操作ログ

・図4:83種類の操作ログ

ファイル操作を行ったDirectCloud-BOXのユーザー、操作ログの内訳、ファイル操作時のデバイス情報、IPアドレス、ファイル操作を行った日時を一目で把握することができます
ユーザーのみならず、管理者の操作ログも記録することができるため、内部統制を強化することが可能です。
また、前項でご紹介した共有リンク機能でファイルを転送した際も、「送信履歴確認機能」により管理者側で把握することが可能です。
具体的には、管理者画面にてDirectCloud-BOXのユーザーが行った下記の履歴を確認することができます。

確認できる履歴一覧

  • ・ファイル名
  • ・ユーザー名
  • ・リンク作成日時
  • ・ファイルサイズ
  • ・リンクの有効期限
  • ・ファイルのアクセスレベル
  • ・パスワードの有無
  • ・受信者がどのファイルをいつダウンロードしたか

でも、確認できるのは従業員が行ったファイル操作の「結果」でしかないんでしょ。
内部不正の抑止力にはなると思うけど、セキュリティインシデントの発生を回避するためには情報漏洩を未然に防ぐための対策が重要なんだけど…。

もちろんDirectCloud-BOXは機密情報の漏洩対策にも有効です。
ファイル管理におけるセキュリティ対策を講じていく際には、文書のライフサイクル「ファイルの生成・共有・共同作業・分析・可視化・廃棄」の各段階に応じて管理方法を定めることが重要であり、DirectCloud-BOXを活用することで下記の通り一貫したセキュリティ対策を行うことが可能です。

文書ライフサイクル DirectCloud-BOXの機能 実現できること
生成 ファイルのアップロード マルウェアに感染したファイルの共有フォルダへのアップロードを未然に抑止することが可能
CYREN社のInternet Securityによるマルウェア対策
保管 ファイル暗号化 AES-256方式でファイルの暗号化を行うことで、ディスクドライブの盗難・紛失時でもデータアクセスを抑止することが可能
ファイルサーバーと変わらないアクセス制限 管理者権限により、部署ごとのアクセス制限、ファイルの操作制限を設けることができるため、ファイルサーバーと変わらない運用が可能
7種類のアクセスレベル
バージョン管理 ファイルごとに最大100世代分の版管理を行うことができ、最新のファイルを一目で把握することが可能
共有、転送 共有リンク ダウンロードURLを転送することができるため、PPAP運用のセキュリティリスクを抑止することが可能
承認ワークフロー ファイルの誤送信に気付いた場合、情報漏洩を防止することが可能
共有リンク削除 7種類のアクセスレベル
DirectCloud-SHELDによるIRM暗号化 ファイルの誤送信に気付かなかった場合でも第三者によるファイルの閲覧を抑止することが可能
共同作業 オンライン編集 「編集者-」により、ファイルのローカルディスクへの持ち出しを抑止しながら、クラウド上のファイルを同時に編集することが可能
分析・可視化 DirectCloud-VISIBLEによるファイル利用状況可視化 廃棄するべきファイルを一目で把握することができ、ストレージ容量を有効活用することが可能

・図5:DirectCloud-BOXの一貫したセキュリティ対策

文書ライフサイクル教育現場でのニーズ 生成
DirectCloud-BOXの機能 ファイルのアップロード
CYREN社のInternet Securityによるマルウェア対策
実現
できること
マルウェアに感染したファイルの共有フォルダへのアップロードを未然に抑止することが可能
文書ライフサイクル教育現場でのニーズ 保管
DirectCloud-BOXの機能 ファイル暗号化
ファイルサーバーと変わらないアクセス制限
7種類のアクセスレベル
バージョン管理
実現
できること
AES-256方式でファイルの暗号化を行うことで、ディスクドライブの盗難・紛失時でもデータアクセスを抑止することが可能
管理者権限により、部署ごとのアクセス制限、ファイルの操作制限を設けることができるため、ファイルサーバーと変わらない運用が可能
ファイルごとに最大100世代分の版管理を行うことができ、最新のファイルを一目で把握することが可能
文書ライフサイクル教育現場でのニーズ 共有、転送
DirectCloud-BOXの機能 共有リンク
承認ワークフロー
共有リンク削除
DirectCloud-SHELDによるIRM暗号化
実現
できること
ダウンロードURLを転送することができるため、PPAP運用のセキュリティリスクを抑止することが可能
上長によるチェックを挟んでからファイルを送付することが可能
ファイルの誤送信に気付いた場合、情報漏洩を防止することが可能
ファイルの誤送信に気付かなかった場合でも第三者によるファイルの閲覧を抑止することが可能
文書ライフサイクル教育現場でのニーズ 共同作業
DirectCloud-BOXの機能 オンライン編集
実現
できること
「編集者-」により、ファイルのローカルディスクへの持ち出しを抑止しながら、クラウド上のファイルを同時に編集することが可能
文書ライフサイクル教育現場でのニーズ 分析・可視化
DirectCloud-BOXの機能 DirectCloud-VISIBLEによるファイル利用状況可視化
実現
できること
廃棄するべきファイルを一目で把握することができ、ストレージ容量を有効活用することが可能

・図5:DirectCloud-BOXの一貫したセキュリティ対策

つまり、チャットツールとDirectCloud-BOXをAPI連携することで、

  • ① 共有フォルダへのアップロード自動化
  • ② 管理者権限によるセキュアなファイル保管
  • ③ 誤送信対策
  • ④ 内部不正対策を行いながら共同作業
  • ⑤ ファイルの利用状況分析

を行うことができるのです。
テレワーク導入をきっかけにクラウドストレージへの移行をお考えの担当者さまはこの機会にぜひDirectCloud-BOXをご検討ください。

資料ダウンロード

DirectCloud-BOXはファイルサーバーからの移行を検討する際に最適

でも、チャットツールとDirectCloud-BOXを併用するってことは既存のファイルサーバーをクラウド化するってことでしょ。
そもそもうちは機密情報が多いから、クラウドに預けたくないし、データマイグレーションも面倒くさい。

そのお気持ち、非常によく分かります。
自社のクローズドな環境でない限り、パブリッククラウド環境に機密情報を預けることは躊躇われますよね。そこで弊社では、「自社の状況に合わせて柔軟な対応をとる」ことをおすすめいたします。
下記の記事を参考に、自社のセキュリティポリシーや利用実態を把握し、最適な対応策をとる一助としてください。

■関連記事

資料ダウンロード

まとめ

いかがでしたでしょうか。
ファイルサーバーは管理者権限で厳格なアクセス管理・操作管理を行うことができますが、ファイル共有において場所が限定されてしまう上に他システムとの連携面で弱いことが課題です。
DirectCloud-BOXのWeb APIを活用しチャットツールと連携することで、共有フォルダへのアップロード自動化だけではなく、ストック型とフロー型の強みを両立させることができ、場所を選ばない働き方にも対応することができます。
ユーザー数無制限の定額で利用することができますので、ぜひDirectCloud-BOXの導入をご検討ください。

資料ダウンロード