快適なネットワーク環境は必須!テレワーク移行で発生する
トラブルを防ぐ方法

快適なネットワーク環境は必須!テレワーク移行で発生するトラブルを防ぐ方法

テレワークに移行しても快適に仕事を行うためには、テレワークに適した環境を整える必要があります。急ピッチでテレワークを導入したものの、思うように仕事がはかどらず、結局出勤せざるを得なくなったという人もいるのではないでしょうか。テレワークに適した環境が整っていなければ、思わぬトラブルに見舞われることもあります。

今回は、テレワーク環境で発生しやすいトラブルと、その解決方法について解説します。自社のテレワーク環境構築の参考にしてください。

テレワーク環境で発生しやすいトラブル

はじめに、テレワーク環境で発生するトラブルとして代表的なものをご紹介します。どのトラブルも業種に関わらず起こり得る内容のため、テレワーク導入前に知っておきましょう。

ネットワーク環境にばらつきがある

テレワークでは、ネットワーク環境の品質およびセキュリティが非常に重要です。メールやチャットのやりとり程度であればそれほど気になりませんが、大容量のファイルを送受信したりWeb会議を行ったりする場合は、ネットワーク環境の影響を大きく受けます。通信速度が不十分では、ファイルのダウンロードに時間がかかる、Web会議の映像や音声が途切れたり遅延したりするなど、利用者にストレスがかかってしまいます。

テレワークの場合、ネットワーク環境は各自で用意しなればなりません。そのため、自宅に固定回線を契約している社員は快適に通信ができますが、スマートフォンのテザリングを利用している社員は通信が不安定など、社員ごとに品質の差が生まれるケースもあります。

また、自宅のネットワーク環境が整っていても、業務システムにアクセスするためのVPNが混雑すると通信の品質は落ちてしまいます。誰かが大容量のファイルをダウンロードしていると、VPNを使っている他の人の通信が不安定になることもあるため、注意が必要です。

ウイルス感染などによる情報漏洩のリスク

テレワークでは、社外のネットワークに接続してウイルスに感染したり、業務用のパソコンが盗難にあったり、セキュリティ事故が起こりやすくなります。テレワークでは仕事とプライベートの境目があいまいになるため、終業後に業務用のパソコンで業務に関係ないサイトを閲覧してウイルスに感染した、などのケースも考えられます。

移動中の電車の中やコワーキングスペースなど、自宅以外の場所で仕事をしていて情報を盗み見られたり端末を置き忘れたりするトラブルも想定しておかなければなりません。また、VPNを使わず公衆回線で業務資料を送信し、情報が盗聴されてしまうケースもあります。

コミュニケーション不足

オフィス以外の場所でそれぞれ仕事をすることになるため、コミュニケーション不足に陥りやすいのもテレワークの特徴です。相手の姿が見えないためにタスクの進捗状況を可視化するツールがない場合、意識的に連絡を取り合わないと個人の業務がブラックボックス化してしまいます。新入社員などは上司や先輩に相談するタイミングが取りづらく、業務に支障が出てしまうケースもあります。

バラバラに仕事をしていると、作業の遅れなどのトラブルも発見しづらくなるため、注意が必要です。気づいたときにはリカバリが不可能で、納期に間に合わないなどの大きな問題に発展する可能性もゼロではありません。

テレワーク環境のトラブルを防ぐ方法

今回紹介したトラブルは、適切なテレワーク環境を構築することで回避可能なものも少なくありません。ここでは、テレワーク環境のトラブルを防ぐ方法について解説します。

ネットワーク環境を整える

テレワークに必要なネットワークは、テレワークを本格的に始める前に環境を整えておきましょう。

自宅のネットワーク環境は社員によって様々なため、会社側で対応が必要なケースとそうでないケースがあります。自宅でも問題なくネットワークが利用できる社員は対応不要ですが、自宅にネットワーク環境のない社員に対してはモバイルWi-Fiを貸し出すなど、対応を検討しなければなりません。自宅に固定回線を用意するための費用を一部負担するという方法もあります。

テレワークに必要な通信速度は、Web会議ツールの機能や映像の質、業務で使用するファイルの容量などに左右されるため確認が必要です。必要となりそうな通信速度を確認しておけば、用意すべきネットワーク環境の目安になります。通信が不安定だと感じたら、Web会議を行う時間帯を変更するなど、工夫しながら利用しましょう。

社外ネットワークから業務システムにアクセスするために、VPN環境の用意も必要です。以前からVPNを利用していた場合でも、テレワークを行う人数が増えると帯域を広げるなどの対応が必要になることもあるため、自社のテレワーク導入後の利用を想定して環境を整えなければなりません。

VPNでなくクラウドサービスを使うという方法も

社外ネットワークでも安全に業務を行うには、クラウドサービスを利用するという方法もあります。

クラウドサービスはインターネット上でサービスを提供しているため、どこからでもアクセスが可能です。セキュリティ対策が施されたクラウドサービスを使えば、VPNを利用しなくても安全に業務を行うことが可能です。

セキュリティ対策とルールの徹底

テレワークにおいて、セキュリティ対策は非常に大切です。ここでは、テレワークにおけるセキュリティ対策のポイントを紹介します。

セキュリティ事故を防ぐためのルールを作る

セキュリティ事故を防ぐためには、テレワークを行う際のルールを明確にし、それを徹底する必要があります。

カフェなどの公共の場所では業務資料を開かない、社内のセキュリティポリシーに沿って業務端末を使用するなど、細かい禁止事項を定めて社員教育を行いましょう。物理的な端末の盗難などは、社員ひとりひとりが行動に気を付けるだけでリスクを軽減できます。

セキュリティ対策のためのツールを導入する

代表的なセキュリティ対策ツールは、ウイルス対策ソフトです。

テレワークに限らずウイルス対策ソフトの導入はもはや必須ですが、そのほか、リモートデスクトップや仮想デスクトップなど、端末側にデータを残さない「データレス」な環境の構築も効果的です。端末にデータが保存されていなければ、万が一端末を紛失したり盗まれたりした場合でも、情報漏洩を防ぐことができます。

弊社が提供するクラウドストレージ「DirectCloud-BOX」では、アクセスレベルを「編集者-」に設定することで、クラウド上のファイルをローカルにダウンロードすることなく、編集することができます

高いセキュリティのクラウドサービスを利用する

先述の通り、テレワークでも安全に業務を行うには、セキュリティが高いクラウドサービスの利用がおすすめです。
社内はもちろん社外のユーザーとも安全にデータをやりとりすることができるため、特に業務資料を扱う際には法人向けクラウドストレージがおすすめです。

弊社が提供するDirectCloud-BOXは、SSLによる通信の暗号化、アップロード時のウイルスチェック、ファイル保存時の暗号化、IPアドレス制限、デバイス認証、二要素認証など、高いセキュリティ対策が施されており、テレワークでの利用にも最適です。

アクセスレベルを「編集者-」に設定することでファイルを端末に保存させないデータレス編集が可能です。クラウド上のファイルを直接編集することで、端末にキャッシュが生成されることもありません。Microsoft製のファイルのみ、同時編集することも可能です。

コミュニケーションツールの活用

テレワークでのコミュニケーション不足を防ぐために、離れていても問題なくコミュニケーションが取れるツールを活用しましょう。

テレワークを導入すると、従来の電話やメールだけではコミュニケーションが不十分で、業務効率の低下にもつながります。ここでは、必要なツールやテレワークにおけるコミュニケーションのポイントについて解説します。

Web会議システムやビジネスチャットツールを導入する

テレワークにおいて、Web会議システムやビジネスチャットツールは重要なコミュニケーションツールです。
遠隔地でも複数人の会議が行えるWeb会議システムは、テレワーク中の会議には必須です。相手の顔を見ながら会話ができるだけではなく、画面共有の機能を使うことで同じ資料を見ながら打ち合わせが可能なため、メールや電話よりも内容を詳細に伝えられます。

ビジネスチャットツールは、メールや電話よりも気軽にやりとりができます。挨拶文などが不要で要件だけを伝えることができるため、スムーズかつスピード感のあるコミュニケーションを実現できます。

プロジェクト・タスク管理ツールを活用する

テレワークでも個人の作業進捗を把握して一元的に管理するためには、スケジュール管理ツールやタスク管理ツールが必要です。

仕事の全体量を把握し、それぞれのタスク量と進捗が可視化されることから、離れていてもチームワークを発揮しながら業務が行えます。作業の遅れやタスク量の偏りも防げるため、重大な問題に発展する前に対処が可能です。

コミュニケーションを取りやすい雰囲気を作る

コミュニケーションツールを導入するだけでなく、それを活用できる雰囲気やルール作りも大切です。

週に1回はWeb会議を予定して情報共有の場を設けるなど、ツールを積極的に活用するためのルールを作ることがおすすめです。特別なことがなくても部署やチームのメンバーの顔が見られるため、相談しやすい雰囲気作りや些細な変化に気付くきっかけにもなります。

まとめ

テレワークの導入で起こりやすいトラブルとして、個々人のネットワーク環境のばらつきによるセキュリティ事故、業務のレスポンスの低下、コミュニケーション不足の3つが挙げられます。特にネットワーク環境については、テレワークで業務を続けられるかどうかに関わる大きな問題です。テレワーク導入がスムーズに進められるよう、対策を検討しましょう。

社外から社内の資料にアクセスし安全に業務を行うには、セキュリティの高いクラウドサービスの活用がおすすめです。高セキュリティのクラウドストレージDirectCloud-BOXを使えば、テレワークでも安全にファイル共有が可能です。ぜひ、導入をご検討ください。

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