テレワーク環境下でファイル共有する際に発生するトラブルと対処法

コロナウイルス感染拡大を鑑みテレワークに移行する企業・事業者が増加しています。
従業員30人以上の都内企業を対象とした総務省による緊急調査によると、テレワーク導入率は2.6倍に増加し、62.7%が導入しているとの結果になりました。 このようにコロナウイルスによる影響で今後の働き方が見直されている中、活躍するのがVPNを用いた社内サーバーへのアクセスです。

しかし、社員全員がリモートアクセスすると、VPNが逼迫し、運用が難しくなる懸念もあります。

今回はテレワーク環境下で想定されるトラブルとその対処法について述べていきます。

リモートワーク環境下でファイル共有する際に想定されるトラブル

それでは、社内サーバーへアクセスしファイル共有を行う際、どのようなトラブルが想定されるのかを洗い出していきます。

今回は5つご紹介していきます。

■コミュニケーションの経緯が不透明

コミュニケーションツールとしてメールや電話を主に使用しており、メッセージに関連付けられたファイルの場所も分からないのでスムーズに引き継ぎができないケースです。
これだと、前任者がどこまで対応したのか不明確な部分があるので、遡って確認する工数が発生してしまいます。

■ファイルが散在し管理が困難になる

社内サーバーにファイルが保存されているものの、保管場所や最新ファイルが特定できず、管理が困難になってしまうケースです。
バージョン管理ができていない状況だと前任者に確認をとる手間が発生してしまうため、余計なコミュニケーションコストが発生してしまいます。

■ 海外拠点/他社メンバへ大容量ファイルを転送することができない

社内サーバーにアクセスするVPNのインフラに制約があり、CAD等の大容量ファイルを共有することができないケースです。
これだと全体の業務スピードが低下してしまい、生産性が下がる要因となってしまいます。

■ 社外へ情報漏洩してしまう

重要な機密情報が外部に漏洩してしまい、ノウハウ等を盗まれてしまうケースです。
機密性の高いコンテンツだと、損害賠償費用が発生し、社会的信用を失墜してしまいます。
情報漏洩してしまう原因としては以下4点が考えられます。

■ 様々なツールを使い分ける必要があり手間がかかる

ポータルサイトやSalesforce等多くのツールを使い分ける必要があり、余計な時間的コストがかかってしまうパターンです。
WebAPIを介した連携やSSO連携がされていないので、シームレスに業務を進めることができなくなってしまいます。

想定されるトラブルを避けるための対処法

このように社内サーバーへVPNでリモートアクセスする際は多くの危険が孕んでいることを確認できたかと思います。
そこで、ここではこのようなトラブルを未然に防ぐための対処法について説明していきます。
まずは以下の順序で進めていきましょう。

機密情報のセキュリティレベルを決める際のおすすめの方法は「情報資産の価値」「脅威」「脆弱性」で重みづけした後に乗算し、リスクの値を決めていくという方法です。
例えば、以下の例を見てください。

これはそれぞれの最大値を「5」とした際のリスク評価です。これらの情報から先に手を打つべきサーバーはYだと分かります。
この方法で、機密情報そのもの以外に、外部からのリスクを踏まえたリスク評価を行うことができます。
リスク評価を終えた後はクラウドストレージの選定に入りましょう。「DirectCloud」を活用すれば前項で挙げた5つのトラブルを避けることができます。具体的には以下の機能が具備されています。

また、その他にもDirectCloudには以下のようなメリットがあります。

「操作性」「セキュリティ」「費用」いずれも高い水準でまとまっていますので、是非検討してみることをおすすめします。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
今後はコロナウイルスの第二波の影響で、益々リモートワークに移行する企業・事業者が増加するでしょう。
これを機に社内サーバーをクラウドに移行して、セキュリティを高めながら業務パフォーマンスを上げていきましょう。

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