近年、さまざまな要因からFAXの廃止を検討するケースが増えています。

FAX廃止には多くのメリットがある反面、業務フロー変更などの観点から、完全にFAXを廃止するのは困難だと考えている担当者の方も少なくないでしょう。

この記事では、FAXを廃止するメリット・デメリットや、FAXの代替となるツールなどを紹介します。
実際にFAXを廃止した企業の事例も紹介しているため、FAX廃止を検討している担当者の方はぜひ参考にしてください。

ファイル共有・コラボレーションの
サービス説明書

• ファイル共有、コラボレーションにおける課題解決策
• DirectCloudの共有リンク、ゲスト招待、デジタルワークスペース、アクセス制御といった機能の詳細
• DirectCloudと他社サービスの違い、導入実績

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FAX廃止が推進される背景

初めに、なぜFAX廃止の動きが社会的に推進されているのか、その理由をいくつかご紹介します。

ペーパーレス化の促進に伴いFAX廃止が検討されている

FAX廃止が推進される背景として、FAXがテレワークやDXの推進の阻害要因となっていることが挙げられます。

FAXがある限り、紙の資料はなくならず、業務資料のデータ化が進みません。
これは、政府が推進するテレワークやDXの足かせになります。

行政・官公庁などで「脱FAX」が進行している

また、2021年4月に河野太郎行政・規制改革担当相が、テレワークの阻害要因になっているとして、将来的に霞が関からFAXを廃止する方針を明らかにしました。
これも、FAX廃止が推進される背景となっています。

参考：河野内閣府特命担当大臣記者会見要旨 令和3年4月13日 – 内閣府 (cao.go.jp)

FAXを廃止するメリットとデメリット

FAXの廃止には、メリットとデメリットの両方があります。
ここでは、FAX廃止のメリットとデメリットについて、それぞれ解説します。

メリット

FAXを廃止するメリットとして、ペーパーレスによるコスト削減が挙げられます。
FAXは紙でのやりとりになるため、印刷に必要な用紙などの消耗品や複合機のリース代などがかかります。
FAXを廃止すれば、これらの費用はかかりません。

また、FAX利用を廃止することで、業務効率のアップにもつながります。
受発注などにFAXを使用している場合は、紙で届いた内容をシステムに入力するなどの手間がかかります。
印刷が不鮮明で内容を読み間違えたり、入力時にタイプミスが起こったりすると、取引先とのトラブルに発展する可能性もあるでしょう。

取引先とのやりとりをFAXではなくデータで行うと、これらの手間やミスを回避できます。
手作業を減らすと業務効率がアップし、生産性のアップも期待できるでしょう。

そして、FAXの廃止は、テレワーク推進にも有効です。
FAXを廃止してデジタルのやりとりに移行できれば、自宅やオフィス以外の場所からでも取引先とのやりとりができ、テレワークにも対応しやすくなります。

〈 FAXを廃止するメリット 〉

デメリット

FAXを廃止するデメリットは、廃止するために取引先や現場との調整が必要となる点です。
取引先がFAXにしか対応しておらず、FAXを廃止したくてもできないというケースもあるでしょう。
一方的にFAXを廃止すると取引先との関係悪化につながる可能性もあるため、慎重な対応が必要です。

また、FAXを廃止してデジタルに移行すると、現場の業務フローも大きく変わります。
業務フローを大きく変えることは、現場から反発があるかもしれません。
使いやすい代替ツールの提案や新しい業務フローの検討など、現場へのフォローが必要です。

そして、FAXの代替ツールによっては、導入や運用にコストがかかる可能性がある点も、デメリットといえます。
FAXの代わりに何を導入するかは、コストも含めて慎重に検討しましょう。

〈 FAX廃止によるデメリット 〉

FAXの代替となるツール

FAXの代替となるツールとして、いくつかの選択肢があります。
ここでは、FAXの代替として利用できるツールについて解説します。

メール・チャットツール

テキストがメインとなるやりとりは、メールやチャットツールで代替可能です。
ファイルも添付できるため、紙資料をスキャンして添付するなどの対応も可能です。

メールやチャットツールはすでに利用している企業が多いため、新しくツールを導入しなくてもFAXを廃止できる点がメリットです。

クラウドFAXサービス

FAXでのやりとりを完全に廃止してしまうことが難しい場合は、クラウドFAXサービスの利用がおすすめです。
クラウドFAXサービスとは、パソコンを使ってFAXの送受信ができるサービスのことです。

送信先でFAXを使っていても問題ないため、取引先にFAX廃止を相談する必要がありません。

FAXでの業務を継続しながらも物理的な紙のやりとりは不要のため、テレワークにも対応できます。

クラウドストレージ

発注書や納品書など、形式の決まっている文書のやりとりはデータ化してクラウドストレージを活用する方法もあります。

文書だけやりとりできればよいという場合は、クラウドストレージにアップロードするだけでデータを共有できます。

そして、メールやチャットツールのように本文を添える手間や、EDIのように大掛かりな環境を構築する必要がない点もメリットです。

クラウドでサービスが提供されるため、システムのメンテナンスなどの手間もかかりません。

まとめ | FAX代替ツールなら法人向けクラウドストレージ「DirectCloud」

DirectCloudは法人向けのクラウドストレージで、FAXの代替として利用できるファイル転送機能があります。

具体的には、取引先をゲスト招待し、共有フォルダにファイルをアップロードするだけで内容を確認できるほか、共有フォルダに格納済のファイルへのリンクを転送できる共有リンクも利用できます。

また、DirectCloudでは、ユーザーが行った共有リンクの送信履歴が確認可能です。
確認できる項目として、以下の項目があります。

そして、DirectCloudは大容量ファイルのやりとりにも適しています。
これまで、メールに添付できる容量の制限から、大容量ファイルを分割して送付していた方も多いのではないでしょうか。
DirectCloudはファイル容量を問わず高速転送が可能です。

さらに、DirectCloudは、導入や運用にかかるコストを抑えられる点もポイントです。
初期費用は無料で、ストレージ容量に応じたシンプルな料金プランとなっています。
ユーザー数無制限で定額のため、社員の増減などが発生しても利用料金に変化はありません。

クラウドサービスのためすでに用意された環境を使用でき、申し込みをすれば5営業日以内に利用を開始できる点もメリットです。

DirectCloudの詳細は、以下の資料からご確認いただけます。
ぜひ、ご覧ください。

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