現場の負担をかけず業務効率アップ!FAX廃止の際に最適なツールを徹底解説

近年、さまざまな要因からFAXの廃止を検討するケースが増えています。FAX廃止には多くのメリットがある反面、業務フロー変更等の観点から完全にFAXを廃止するのは困難だと考えている担当者の方も少なくないでしょう。

この記事では、FAXを廃止するメリット・デメリットや、FAXの代替となるツールなどを紹介します。実際にFAXを廃止した企業の事例も紹介しているため、FAX廃止を検討している担当者の方はぜひ参考にしてください。

FAXを廃止するメリットとデメリット

FAXの廃止には、メリットとデメリットの両方があります。ここでは、FAX廃止のメリットとデメリットについて、それぞれ解説します。

メリット

FAXを廃止するメリットとして、ペーパーレスによるコスト削減が挙げられます。FAXは紙でのやりとりになるため、印刷に必要な用紙などの消耗品や複合機のリース代などがかかります。FAXを廃止すれば、これらの費用はかかりません。

FAX廃止は、業務効率のアップにもつながります。受発注などにFAXを使用している場合は、紙で届いた内容をシステムに入力するなどの手間がかかります。印刷が不鮮明で内容を読み間違えたり、入力時にタイプミスが起こったりすると、取引先とのトラブルに発展する可能性もあるでしょう。

取引先とのやりとりをFAXではなくデータで行うと、これらの手間やミスを回避できます。手作業を減らすと業務効率がアップし、生産性のアップも期待できるでしょう。

FAXの廃止は、テレワーク対応にも有効です。FAXを廃止してデジタルのやりとりに移行できれば、自宅やオフィス以外の場所からでも取引先とのやりとりができ、テレワークにも対応しやすくなります。

デメリット

FAXを廃止するデメリットは、廃止するために取引先や現場との調整が必要となる点です。取引先がFAXにしか対応しておらず、FAXを廃止したくてもできないというケースもあるでしょう。一方的にFAXを廃止すると取引先との関係悪化につながる可能性もあるため、慎重な対応が必要です。

FAXを廃止してデジタルに移行すると、現場の業務フローも大きく変わります。業務フローを大きく変えることは、現場から反発があるかもしれません。使いやすい代替ツールの提案や新しい業務フローの検討など、現場へのフォローが必要です。

FAXの代替ツールによっては、導入や運用にコストがかかる可能性がある点も、デメリットといえます。FAXの代わりに何を導入するかは、コストも含めて慎重に検討しましょう。

FAXを使い続けるメリットとデメリット

FAXを廃止せずに使い続けることにも、それぞれメリットとデメリットがあります。ここでは、FAXを使い続けるメリット・デメリットについて解説します。

メリット

FAXを使い続けるメリットは、廃止するために取引先や現場との調整が不要となり、これまで通りの業務フローを継続できる点にあります。

また、紙の資料を取り扱いやすいというメリットがあります。例えば、手書きで記入した書類などを送りたい場合、FAXならFAX番号を入力するだけですぐに送信できます。

誰でも簡単に操作できるのも、FAXのメリットです。デジタルツールに慣れていない人でも、FAXなら難しい操作は必要ありません。

社員が出社している場合、担当者が不在の場合でも連絡に気づいてもらいやすいという点も、FAXのメリットです。メールは担当者が不在の場合、CCに他のメンバが入っていたとしても開封してもらえない可能性がありますが、FAXなら紙が出てくるため、担当者以外の人にも連絡に気づいてもらえる可能性が高くなります。

デメリット

FAXを使い続けるデメリットは、複合機のリース代や紙などの消耗品にコストがかかる点です。大きな複合機や大量のコピー用紙は、そのための置き場所も必要になります。

テレワークに対応できない点も、FAXを使い続けるデメリットです。FAXは紙を確認する必要があるため、FAXでのやりとりがある限り、誰かはオフィスに出社しなければなりません。FAXは、テレワーク導入の大きな障壁となります。

レスポンスが遅いのも、FAXのデメリットです。FAXは機械が紙を出すだけで、担当者に通知が行くわけではありません。担当者が届いたFAXに気づくまで、時間がかかる場合もあります。急ぎの場合は、FAX送付に加えて電話やメールで「FAXを急ぎ確認してほしい」という連絡を入れているという人も多いのではないでしょうか。

FAX廃止が推進される背景

FAX廃止が推進される背景として、FAXがテレワークやDXの推進の阻害要因となっていることが挙げられます。FAXがある限り紙の資料はなくならず、業務資料のデータ化が進みません。これは、政府が推進するテレワークやDXの足かせになります。

また、2021年4月に河野太郎行政・規制改革担当相が、テレワークの阻害要因になっているとして、将来的に霞が関からFAXを廃止する方針を明らかにしました。これも、FAX廃止が推進される背景となっています。

河野内閣府特命担当大臣記者会見要旨 令和3年4月13日 – 内閣府 (cao.go.jp)

FAXの代替となるツール

FAXの代替となるツールとして、いくつかの選択肢があります。ここでは、FAXの代替として利用できるツールについて解説します。

メール・チャットツール

テキストがメインとなるやりとりは、メールやチャットツールで代替可能です。ファイルも添付できるため、紙資料をスキャンして添付するなどの対応も可能です。

メールやチャットツールはすでに利用している企業が多いため、新しくツールを導入しなくてもFAXを廃止できる点がメリットです。

クラウドFAXサービス

FAXでのやりとりを完全に廃止してしまうことが難しい場合は、クラウドFAXサービスの利用がおすすめです。クラウドFAXサービスとは、パソコンを使ってFAXの送受信ができるサービスのことです。

相手先はFAXを使っていても問題ないため、取引先にFAX廃止を相談する必要がありません。FAXでの業務を継続しながらも物理的な紙のやりとりは不要のため、テレワークにも対応できます。

クラウドストレージ

発注書や納品書など、形式の決まっている文書のやりとりはデータ化してクラウドストレージを活用するという方法もあります。文書だけやりとりできれば良いという場合は、クラウドストレージにアップロードするだけでデータを共有できます。

メールやチャットツールのように本文を添える手間や、EDIのように大掛かりな環境を構築する必要がないのがメリットです。クラウドでサービスが提供されるため、システムのメンテナンスなどの手間もかかりません。

法人向けクラウドストレージならDirectCloud-BOX

DirectCloud-BOXは法人向けのクラウドストレージで、FAXの代替として利用できるファイル転送機能があります。高いセキュリティ機能が提供されているため、メールに添付するよりも安全にファイルのやりとりが可能です。

取引先をゲスト招待し共有フォルダにファイルをアップロードするだけで内容を確認できる他、共有フォルダに格納済のファイルへのリンクを転送できる共有リンクも利用できます。

また、DirectCloud-BOXでは、ユーザーが行った共有リンクの送信履歴が確認可能です。確認できる項目として、以下の項目があります。

  • ・ファイル名
  • ・ユーザー名
  • ・リンク作成日時
  • ・ファイルサイズ
  • ・リンクの有効期限
  • ・ファイルのアクセスレベル
  • ・パスワードの有無
  • ・受信者がどのファイルをいつダウンロードしたか

更に誤送信対策として転送済みの共有リンクを削除できる機能も備わっているため、メールに添付するよりも安全なファイル授受を実現することができます。

また、DirectCloud-BOXは大容量ファイルのやりとりにも適しています。これまで、メールに添付できる容量の制限から、大容量ファイルを分割して送付していた方も多いのではないでしょうか。DirectCloud-BOXはファイル容量を問わず高速転送が可能です。

DirectCloudドライブとしてエクスプローラーにマウントすれば、ファイルサーバーと変わらない操作感を保つことができるため、FAXからの乗り換えの障壁を低くすることができます。

使用方法について新しく覚える内容も最小限に抑えることができ、現場にも負担をかけずにFAXから代替可能です。

DirectCloud-BOXは、導入や運用にかかるコストを抑えられる点もポイントです。初期費用は無料で、ストレージ容量に応じたシンプルな料金プランとなっています。ユーザー数無制限で定額のため、社員の増減などが発生しても利用料金に変化はありません。

クラウドサービスのためすでに用意された環境を使用でき、申し込みをすれば5営業日以内に利用を開始できる点もメリットです。

まとめ

政府がテレワークやDXを推進していることもあり、FAXを廃止する企業が増えています。FAXによるやりとりはデメリットも多いため、廃止したいと考えている企業も多いでしょう。

現場になるべく負担をかけないようにFAXを廃止するには、適切な代替ツールを選ぶことがポイントです。業務の内容を把握し、適した代替ツールを選択しましょう。

DirectCloud-BOXは、取引先とのファイル転送にも活用できるクラウドストレージです。安全な環境でファイル授受を行うことができ、エクスプローラーへマウントすれば使い慣れたUIで利用できます。

FAXの代替ツールをご検討の方は、ぜひ一度資料をご確認ください。

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