テレワークのデメリットは解消できる!必要なツールから導入のコツまで解説

テレワークとは、時間や場所を選ばない働き方のことです。新型コロナウイルス感染症の流行で出勤者数を減らすよう政府からの要請を受け、急遽テレワークを導入したという企業も多いのではないでしょうか。しかし、業種によってはテレワークを導入するハードルが高く、デメリットがあることを懸念して導入に踏み切れないというケースもあります。

確かにテレワークにはデメリットもありますが、対応次第で改善が可能です。今回は、テレワークのメリット・デメリットや、デメリットの改善方法について解説します。

テレワークとは

テレワークとは、時間や場所に囚われない自由な働き方のことです。新型コロナウイルス感染症が流行し始めてからはテレワーク=在宅勤務のように使われることもありますが、本来は自宅に限らずサテライトオフィスやカフェなど、場所に囚われない働き方を指します。

働き方改革の一環として政府が推奨していたこともあり、新型コロナウイルス感染症が流行する前からテレワークを導入していた企業も多いでしょう。そんな中、感染症対策のために2020年からテレワークを導入する企業がさらに増えています。

テレワークには、メリットもあればデメリットもあります。特に、デメリットを十分に把握しないまま導入を進めるのはおすすめできません。ここからは企業側と社員側に分けてメリットとデメリットを解説いたします。

企業側からみたテレワークのメリット

テレワークには、企業側にも社員側にもメリットがあります。まず、企業側のメリットについて解説します。

コスト削減

テレワークを導入すると出社が不要になるため、オフィスの賃料や通勤費、ペーパレス化に伴う印刷費用等の諸経費を削減することが可能です。

同時に出社する人数が減ると、人数分のデスクを並べた広い執務エリアや、大人数が収容可能な会議室などが不要になります。そのため、オフィスを賃貸契約している場合は借りるフロアの面積を減らすことが可能で、その分コスト削減につながります。

離職率の低下と人材確保

テレワークによって柔軟な働き方が可能になると、離職率の低下や人材確保につながります

総務省「令和2年版情報通信白書」にも記載がある通り、場所に囚われない働き方が可能になったことで、育児や介護など家庭の事情で出社が困難な人でも就労機会を得られるようになっています。
また、新卒採用の場や転職市場において、テレワークが導入されているかどうかを重視して企業を選ぶ人もいます。柔軟な働き方を実現するために転職を考えている人もいるでしょう。テレワークを導入することで、自社を志望する人材が増える、自社からの人材流出を防ぐなど、人材確保の面でもメリットがあります。

有事の際でも事業を継続できる

総務省「令和2年版情報通信白書」によれば、テレワーク導入は企業の競争力強化のみならず、事業継続性の向上にも寄与することが分かっています。

テレワークができる環境が整っていれば、有事の際でも業務を継続でき、事業がストップしてしまうリスクを軽減できます。日本は地震や台風などの自然災害が多い国です。感染症の流行が落ち着いたとしても、またいつ出社が困難な事態に陥るかわかりません。テレワークの導入は、安定して事業を継続するために重要な対策です。

社員側からみたテレワークのメリット

次に、社員側からみたテレワークのメリットを紹介します。

ワークライフバランスの向上

場所に囚われず働くことのできるテレワークは、ワークライフバランスの向上にもつながります。都市部では通勤に時間がかかることも多い分、より高い効果を得ることができます。

総務省「令和2年版情報通信白書」によれば、東京23区全体で通勤者が1日あたり約26.8万人減少したことが分かりました。

通勤が不要になるだけで、これまでかかっていた通勤時間を自分の好きなことをする時間に充てられます。通勤がなくなることで私生活の充実につながり、仕事へのモチベーションアップなどの相乗効果も期待できます。

ストレスの軽減

通勤ラッシュ時間帯の満員電車や道路の渋滞など、通勤そのものをストレスに感じている人もいます。このような人は、テレワークで通勤がなくなるだけでストレスが軽減されるでしょう。通勤で疲労を溜めていた人は、テレワークによって業務のパフォーマンス向上につながることもあります。

家庭の事情があっても仕事を続けられる

企業側のメリットとしても紹介しましたが、家庭の事情があってもテレワークが導入されていれば退職せずに済むケースがあります。様々な事情でやむを得ず退職したという人の中には、在宅勤務できる環境が整っていれば退職せずに済んだという人もいるでしょう。

企業側からみたテレワークのデメリット

テレワークには、やはりデメリットもあります。まず、企業側からみたテレワークのデメリットについて解説します。

社員の勤怠管理が難しい

同じオフィスに集まって、業務時間を共にする働き方をしていた企業では、いきなり全員がバラバラの場所で働くようになると勤怠管理が難しくなります

勤怠管理として始業・終業の時間、残業や有給休暇の管理などが必要ですが、社員が直接見えない場所にいるため、従来の方法では管理が難しくなるケースが少なくありません。

セキュリティリスクがある

テレワーク導入において無視できないのが、セキュリティリスクです。

オフィスなら保護された社内ネットワーク内で業務が行えますが、テレワークの場合は自宅など外部のネットワークを通じて業務システムにアクセスすることになります。セキュリティ対策を十分に行っていなければ、情報漏洩などのリスクが高まってしまいます

テレワークのために業務用パソコンを持ち運ぶ際には、盗難や紛失にも注意しなければなりません。カフェや図書館など、公共の場で仕事をする社員がいる場合は、後ろから情報を盗み見られるリスクも考慮が必要です。

導入コストがかかる

テレワークを導入するには、端末やネットワーク、必要なITツールなどの環境を整えなければなりません。それには、当然ながらコストがかかります。

デスクトップパソコンや共有パソコンを利用している社員がいる場合、全員がテレワークを実施するにはひとり1台のノートパソコンやタブレットが必要になるでしょう。外部から業務システムにアクセスするために敷設するVPNや、離れていてもスムーズにコミュニケーションが取れるツールなども必要です。新規に導入するものが多ければ多いほど、導入コストは大きくなります。

社員側からみたテレワークのデメリット

社員側にもテレワークによるデメリットがあるため、把握しておきましょう。

コミュニケーション不足

テレワークでは、同じ部署のメンバーもバラバラの場所で仕事をすることになるため、業務上必要なコミュニケーションが取りづらいというデメリットがあります。同じオフィスにいれば一言話しかければ済む内容でも、わざわざメールを送ったり電話をしたりする必要があり、どうしてもコミュニケーションに対するハードルが上がってしまうのです。

そのため、コミュニケーション自体がストレスになってしまう人や、ひとりで仕事をすることに対して孤独感を感じてしまう人もいるでしょう。また、そのように感じている人がいることに上司や同僚が気づきにくいというデメリットもあります。

自己管理が難しい

テレワークでは周りに上司や同僚がいないため、始業や終業、休憩や残業の時間をすべて自分で管理しなければなりません。

自己管理能力が必要で、これが欠けていると仕事のオンとオフの境目があいまいになってしまいます。仕事とプライベートの切り替えがうまくできないと、ダラダラと働きすぎてしまい、かえって疲労やストレスを溜めてしまうケースもあります。

評価に対する不安

テレワークでは勤務態度が分かりづらいため、きちんと仕事ぶりを評価してもらえるのか不安を感じるという人も少なくありません。

テレワークでは上司から直接褒められる機会も減るため、実際は問題なく評価されていたとしても、正当に評価されていないと感じてしまう人もいるでしょう。

テレワークのデメリットを解消するツール

上記で解説したデメリットは、ITツールを活用することで解消できるケースも少なくありません。ここでは、テレワークのデメリットを解消するツールを紹介します。

Web会議ツール

テレワークでは直接集まって会議をする機会が減るため、Web会議ツールは必須です。

Web会議ツールのメリットは、複数人で顔を見ながら会話ができることです。メールや電話に比べて効率的に情報共有ができることはもちろん、顔を見て声を聞くことで孤独感が解消されたり、メンバーのちょっとした不調に気づきやすくなったりします。定期的にWeb会議の場を設けるなど、積極的にWeb会議ツールを活用するとよいでしょう。

ビジネスチャットツール

短文のメッセージをやりとりできるチャットツールを使えば、効率的なコミュニケーションが可能です。

メールではどうしても形式を気にして文章作成に時間がかかったり、電話は繋がらないときがあったり、「ちょっとひとこと確認したい」というシーンには使いにくいことがあります。チャットなら気軽に送り合えるため、コミュニケーションのハードルが下がる点もメリットです。

クラウドストレージ

セキュリティの高いクラウドストレージを利用すると、安全に業務資料を取り扱うことができます。

テレワークでは紙の資料は扱いにくいため、データの取り扱いが増えるでしょう。その際、資料をメールに添付して送り合うのは管理が煩雑になりやすく、情報漏洩の危険性もあります。

クラウドストレージを使えば一ヵ所にデータを保管でき、セキュリティ対策も万全です。たとえば、「DirectCloud-BOX」を活用し、アクセスレベルを「編集者-」に設定することで、ファイルのローカルディスクへの持ち出しを抑止しながらデータレス編集が可能です。
更に、ゲスト招待機能を用いれば、取引先とのファイル利活用も可能になります。
DirectCloud-BOXはクラウドサービスの中でも導入が比較的容易で、ユーザー数無制限の定額で利用することができます。

勤怠管理ツール

自社に必要な機能が備わった勤怠管理ツールを活用すれば、テレワークでも問題なく社員の労働状況を把握できます。

始業や終了の打刻機能や、実労働時間の記録といった基本的な機能から、作業状況や在席・離席の状態が確認できるものまで様々な機能が備わったツールもあります。テレワークでも勤怠管理や進捗管理をしっかり行うことで、人事評価に対する社員の不安も軽減することが可能です。

テレワーク導入のために業務を改善することも大切

テレワークのデメリットを改善するためには、ツールの導入だけでなく業務や制度そのものの見直しが必要です。

例えば、紙資料のデータ化や形骸化している会議の廃止なども有効でしょう。働き方が大きく変わるため、それに合わせて業務フローを見直さなければ業務効率が下がってしまうおそれもあります。

テレワーク導入後の人事評価について、評価基準の見直しを行うのも大切です。どのような基準で評価するのかを明確にして社員に周知することで、評価に対する社員の不安解消にもつながります。

テレワーク導入が難しい業界の対応

業界によっては、テレワーク導入が難しいケースもあります。しかし、完全なテレワーク化は不可能でも、一部をテレワーク化することで働き方改革につながり、社員の満足度向上が期待できます

例えば、建設業では設計データをクラウドストレージに保存して、設計業務を在宅勤務でも行えるようにする、工事写真を自動でクラウドに保存できるツールとタブレットを活用して、オフィスに戻らなくても仕事ができる環境を整えるなどの対応をしている企業もあります。
クラウドストレージ「DirectCloud-BOX」を活用しアクセスレベルを「閲覧者」か「閲覧者+」に設定すれば、CADデータをローカルディスクに保存することなく閲覧することができます。

まとめ

テレワークの導入にはデメリットも想定されますが、ツールを上手く活用することで解消できるものも少なくありません。大切なのは、自社のテレワーク導入によって生じる問題をしっかり予測し、対策を検討しておくことです。

テレワークは感染症対策のためだけのものではありません。完全な在宅勤務が不可能な業界でも、一部の業務をテレワーク対応させることで業務効率が上がり、働き方改革につながります。ツールの導入や業務フローの見直しなどを行い、積極的にテレワークを推進しましょう。

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