従来のファイルサーバーやNASを使ってドキュメント共有を行っている企業は、企業規模を問わず今でも多く存在しています。

ファイルサーバーは、ドキュメントの共有やバックアップを効率的に行うものとして、現在のビジネス環境では重宝されています。

しかし、組織の規模が大きくなるほど部署・拠点・取引先をまたいだ共有の課題が増えてきます。

また、昨今ではICTを活用した場所や時間に縛られない働き方の導入が増え、社内ファイルサーバー・システムへの外部からのアクセスも重要な課題となっています。

このような背景から、働き方改革やデータ活用の最大化など、ビジネスを取り巻く環境が大きく変化しており、求められるファイルサーバーの有り方も変わりつつあります。

そこでこのコラムでは、ファイルサーバー利用時の課題や柔軟な働き方を実現するために有用なファイルサーバーの選び方などをご紹介します。

ファイル共有・コラボレーションの
サービス説明書

• ファイル共有、コラボレーションにおける課題解決策
• DirectCloudの共有リンク、ゲスト招待、デジタルワークスペース、アクセス制御といった機能の詳細
• DirectCloudと他社サービスの違い、導入実績

ファイル共有・コラボレーションのサービス説明書

• ファイル共有、コラボレーションにおける課題解決策
• DirectCloudの共有リンク、ゲスト招待、デジタルワークスペース、アクセス制御といった機能の詳細
• DirectCloudと他社サービスの違い、導入実績

オンプレミス型ファイルサーバー利用時の課題

多くの企業では、オンプレミス型ファイルサーバーやNASを導入して運用されています。
これらのシステムの運用がうまくいっている企業ではアクセス権限、ファイルの棚卸しのための担当部署や担当者が割り当てられ、徹底した運用管理を行うためのルールが確立されています。

しかし、一方でファイルサーバー上に重要なファイルが保管されているのにも関わらず、社内では組織を横断するかたちでの情報共有が難しく、ファイルサーバーの管理どころか、現状の把握ができていない企業も多く存在します。
この状況が改善されない限り、職員の生産性の最大化は期待できません。

具体的には、以下のような課題発生が想定されます。

それぞれ見ていきましょう。

ファイル共有の課題

オンプレミス型ファイルサーバーを利用している際に、初めに想定される課題がファイル共有に関する課題です。

例えば、フォルダの階層が深く、共有したいファイルを探すのに手間がかかったり、ファイルのバージョンが古いなどの課題が想定されます。

利便性の課題

次に、オンプレミス型ファイルサーバーの利便性に関する課題が想定されます。

一般的な課題としては、パソコン以外からのデバイスではファイルサーバーにアクセスできない点や、外部からファイルサーバーにアクセスするためにはVPN接続が必要など、ファイル共有をする前に様々な手間がかかってきます。

運用コストの課題

社内にファイルサーバーを置いていると、日頃からファイルサーバーの保守・管理にかかる工数やストレージ容量の拡充作業など、様々なコストが必要になる課題も想定されます。

実際の運用中にも機密文書・社外持ち出し禁止のファイル管理などの手間や、外部からのサイバー攻撃対策なども必要になり、管理者にとっては大きな負担が考えられます。

ビジネスで成果を出すには仕事の質とスピードを高めることが重要

各部門の担当者、例えば営業部門では提案書、見積書、また広報宣伝部門では導入事例、セミナーの発表資料、販促チラシなど、毎日のように資料作成に追われています。

顧客と接点が多い営業部門、取引先とファイルのやり取りが多い広報宣伝部門から見た場合、従来のファイルサーバー利用によって露呈した諸問題を放置し続けることは業務効率の低下を招く恐れがあります。
この状態が長引くことにより、企業全体の生産性の停滞を招き、業績悪化の原因の一つとなります。

このような状況を改善し、仕事の質、スピードを向上させる一つの解として、セキュアでファイル共有機能・管理機能に優れたクラウドストレージサービスをするという方法があります。

クラウドストレージを使う4つのメリット

クラウドストレージを使うメリットは、主に以下の4つがあります。

具体的に見ていきましょう。

セキュアなファイル共有を実現

これまでのファイル共有は、主にメール添付が一般的でした。
メールにファイルを添付して共有する場合、容量制限の関係から大容量ファイルの共有に手間がかかる、添付したメールを探し出すのに時間がかかるなどの課題がありました。

クラウドストレージを使ってファイル共有を行うことで、基本的にはストレージ内で共有が完結するため、セキュアなファイル共有実現が可能です。

データのバックアップを取れる

オンプレミス型の場合、災害時や機器破損時にはデータが消えるおそれがあります。
データが破損してしまっては、企業活動に大きな損失を被ってしまいます。

そこでクラウドストレージを活用することで、業務に必要なデータや様々な非構造化データ、などのバックアップをとっておくことができます。

リモートワークの推進につながる

オンプレミス型ファイルサーバーを利用している企業がリモートワークを推進する場合、必ずと言ってよいほど直面するのが、外部から社内ファイルサーバーへのアクセスができないという課題です。
アクセスはできても、VPN接続が必要など、その利便性は低い点が否めません。

クラウドストレージであれば、社外からのアクセスも円滑に行えます。
社員のファイル持ち出しログを確認できたり、豊富なアクセス制御機能を有するクラウドストレージであれば、リモートワーク時に懸念されるセキュリティレベルも高められます。

管理コストを削減できる

ファイルサーバーの管理者にとって大きなメリットが、サーバーの保守・管理にかかるコストを削減できる点です。

前述したように、社内ファイルサーバーを有している場合は、当然ながらサーバーの管理は自社のリソースで行う必要があります。

しかし、クラウドストレージであれば、基本的な管理・保守といった作業はクラウドストレージを運営する業者が行いますので、社内ファイルサーバーに比べると管理コストは大きく削減することができます。

ファイルサーバーをクラウド化するメリットの詳細については、以下のコラムに詳しくまとめておりますので、ぜひご覧ください。

セキュアなファイル共有を実現する法人向けクラウドストレージ「DirectCloud」

社内ファイルサーバーからクラウドストレージに移行する際には、弊社が提供・運営する法人向けクラウドストレージ「DirectCloud」がおすすめです。
その理由は、主に以下の3点があります。

共有リンクで大容量ファイルも円滑に共有

DirectCloudでは、クラウド内に格納しているファイルのリンクを発行し、そのリンクを共有することで、ファイル共有が完結します。
また、複数のファイルが格納されているフォルダにリンクを作成すれば、複数のファイルも1つのリンクで共有することが可能です。

容量問わず、リンクのみでファイル共有を完結させ、円滑なファイル共有に寄与します。

リモートワーク・取引先との連携などのコラボレーション機能を提供

クラウドストレージを利用すれば、円滑なリモートワークをすぐに実現できるということではありません。
リモートワーク実現に適した機能を備えていたり、セキュリティ対策や自社の事業に最適なクラウドストレージを選択することが大切です。

DirectCloudには、セキュアなリモートワーク（デジタルワークスペース）を実現するための機能として、主に以下の機能を取り揃えています。

DirectCloudドライブ

DirectCloudドライブを活用することで、エクスプローラーやFinderでクラウドに格納しているファイルの操作ができます。

ドライブ内には、クラウド上のフォルダやファイルが表示され、PC上のファイル・フォルダと同じように、開く・保存・移動・コピー・削除などの操作が可能です。
また、ファイルリンクや受取フォルダ、プレビューなどの機能を使って、取引先と手軽にファイル共有ができるため、作業効率が格段に向上します。

オンライン編集

DirectCloudに格納されているファイルを、ダウンロードすることなく、ブラウザ（またはDirectCloudドライブ）上にて編集することができます。
また、OfficeファイルをDirectCloud内で複数人による同時編集も可能です。

排他制御

排他制御機能を活用することで、複数のユーザーからアクセスされるファイルでも、データの整合性維持に寄与します。

災害時のバックアップも確保

DirectCloudでは、事業の継続に必要な「災害対策・遠隔地バックアップ」の機能も備えています。

災害が原因でファイルが破損し、バックアップをとっていなければ事業を継続することが困難になってしまいます。
災害発生時の対応は経営者の責任・企業の社会的責任としても捉えられてきており、対策を練っておく必要があります。

内閣府から公表されている最新版の「事業継続ガイドライン」を参考に、事業継続計画（BCR）の導入を強くおすすめします。

まとめ

ここまで見てきた通り、オンプレミス型ファイルサーバーを使用していくには、様々な課題があり、かえって効率性が低くなってしまう可能性があります。

多様化する働き方や企業の生産性を向上させるためにも、クラウドストレージの導入をおすすめします。

クラウドストレージを活用するメリットをまとめると、以下のメリットがあります。

特に、DirectCloudでは、多様な働き方へのニーズ、企業の生産性向上に寄与するための豊富な機能を取り揃えております。

また、DirectCloudへ高速にデータをマイグレーションできるツール「DCMigrator」もご用意しており、ファイルサーバーからクラウドストレージへのデータ移行をサポートしております。

下記の資料により詳細の解説をまとめておりますので、ぜひご覧ください。

ファイル共有・コラボレーションの
サービス説明書

• ファイル共有、コラボレーションにおける課題解決策
• DirectCloudの共有リンク、ゲスト招待、デジタルワークスペース、アクセス制御といった機能の詳細
• DirectCloudと他社サービスの違い、導入実績

ファイル共有・コラボレーションのサービス説明書

• ファイル共有、コラボレーションにおける課題解決策
• DirectCloudの共有リンク、ゲスト招待、デジタルワークスペース、アクセス制御といった機能の詳細
• DirectCloudと他社サービスの違い、導入実績