管理方法を統一し社内トラブルを防止!文書管理規程作成のススメ

ペーパーレスやテレワーク対応などのため、業務文書のデータ化を進めている企業も多いでしょう。文書をデータ化しておくとパソコンから簡単に文書を開けるため、業務効率のアップにつながります。

しかし、データ化しても適切に管理されていなければ必要な文書が探しにくく、返って業務効率を下げることになります。社内で円滑に情報共有するためには、文書管理のルールを定めておくことが大切です。

この記事では、業務文書を適切に管理するために必要な「文書管理規程」について解説します。社内の文書管理に悩んでいる人は、ぜひ参考にしてください。

文書管理規程とは

文書管理規程とは、社内の文書管理について統一的なルールを定めたものです。文書管理規程では、文書の発生から廃棄まで、文書のライフサイクルに沿った管理ルールを定めます。

規程とは大まかなルールを定めたもので、実務的な細かい部分については別途マニュアルやガイドラインなどの手順書を整備する必要があります。例えば、ファイルの命名規則や具体的なフォルダ管理についてなどは、文書管理マニュアルや文書管理ガイドラインに記載しましょう。

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文書管理規程は、社内で作成した文書はもちろん、取引先から受け取った文書の管理についても記載します。また、個人情報保護や情報セキュリティに関する規程とも関係性が高いため、これらの規程と整合性のある内容にしなければなりません。

文書管理規程を作成するメリット

文書管理規程を整備しておくと、さまざまなメリットがあります。ここでは、文書管理規程を作成するメリットについて解説します。

業務効率アップ

文書管理規程を作成して、その内容に沿った文書管理を行うと、業務効率のアップにつながります。文書管理に関するルールが社内で統一されていると、必要な文書を素早く見つけることが可能です。

部署が変わっても共通のルールで管理されているため、部署をまたいだ情報共有も効率的に行えます。人事異動で部署が変わっても、必要な文書にすぐアクセスできると仕事を早く覚えるのにも役立つでしょう。

コスト削減

文書管理のルールを明確にすることは、不要な文書が無駄に保存されることを防げるという点もメリットです。

ルールに沿って紙の文書を整理すると、不要な紙の文書をため込む量を減らすことができるため、保管のためのスペースにかかるコストを削減できます。

また、データ化された文書については、ルールに沿った整理を行うことでファイルサーバーのストレージ容量を節約できます。

文書のライフサイクルに沿ったルールがなければ、「廃棄するかどうか判断できないからとりあえず保管しておく」という対応になりがちです。しかし、それでは保管のためのコストがかかるため、保管する必要のあるものとそうでないものをルールで明確にしておくことが大切です。

セキュリティ対策

文書管理がルール化されていなければ、情報漏洩や改ざんなどのセキュリティ事故につながる可能性があります。文書管理規程を作成することで、情報セキュリティリスクを軽減できるという点もメリットです。

文書管理ルールがなく、機密情報や個人情報などの重要文書をその他の文書と一緒に保管していては、情報の紛失や持ち出しが発生しやすくなってしまいます。重要な文書は適切なルールに沿って管理しなければなりません。

文書管理規程に盛り込むべき内容

文書管理規程には、具体的にどのような内容を盛り込むべきなのか悩んでいるという人もいるでしょう。ここでは、文書管理規程に盛り込むべき内容を、具体的に解説します。

規程の適用範囲

文書管理規程がどのような文書を対象としているのかを記載しましょう。
重要とされる文書にのみ適用するのか、それとも業務で扱うすべての文書を適用範囲とするのかなどを記載します。

文書の定義

規程の中で、「文書」という言葉が具体的に何を指しているのかを明確にしなければなりません。紙の資料のみが対象なのか、データ化されたものも含むのかを定義します。

責任部署

文書管理について責任を持つ部署を定めましょう。総務などの管理部門を責任部署とするケースが多いです。

禁止事項

規程には、具体的な禁止事項を記載しましょう。
個人情報や機密情報など、厳重な管理が必要な文書に対しては、私有や編集などを禁止しておく必要があります。

文書の保管・保存に関するルール

文書の保管・保存に関するルールも必要です。
紙なのかデータなのかによって、それぞれどのように保管するのか記載しておきましょう。紙の文書なら倉庫やラック、データ化された文書は所定のフォルダなど、文書の形式に応じた保管方法を示す必要があります。

文書の管理方法

適切な管理状態が保たれるよう、管理方法についての項目も盛り込みましょう
例えば、「処理済みのものと未処理のものは分けて保管する」「最新のバージョンの文書のみ保存」するなどのルールを定めておくと効果的です。

文書のアクセス権

個人情報や機密情報のアクセス権についても記載が必要です。
紙で保管している場合は倉庫やキャビネットの施錠管理、データとして保管している場合はフォルダへのアクセス権を制限するなど、適切な管理を行うことを明記しましょう。

文書の保存期間

保存期間について法令で定められている文書については、それに従って一定期間保存することを明記します。法令で保存期間が定められていない文書についても、内容に応じて適切な保存期間を設定しておきましょう。

文書の廃棄方法

保存期間を終えた文書の廃棄方法についても記載が必要です。

紙の文書は裁断および溶解処理、データ化された文書は完全削除するなど、情報漏洩を防げる確実な廃棄方法を指定します。

罰則

文書管理規程に違反した場合の罰則についても定めておきましょう。罰則がなければ、ルール違反をする社員がいても対処ができません。

文書管理規程を作成する際のポイント

文書管理規程を作成する際には、いくつかのポイントがあります。ここでは、文書管理規程を作成する際のポイントを2つ紹介します。

文書のライフサイクルを意識する

文書には、発生・伝達・活用・保管・保存・廃棄というライフサイクルがあります。このライフサイクルの段階に応じて管理方法を定めるのがポイントです。

例えば、活用の段階を終えた文書について、どの文書を保管してどの文書を廃棄するのかを明確にしておけば、不要な文書を保管せずに済みます。保存されている文書の中で、どのような条件を満たせば廃棄するのかを決め、廃棄のタイミングが明確にわかるようにしましょう。

ライフサイクルに応じた管理をし、廃棄の段階になった文書は確実に廃棄することで、整理された状態を保つことが可能です。

紙文書とデジタル文書で取り扱いを分ける

紙文書とデジタル文書について、それぞれ取り扱いを明記することも大切です。文書が紙なのかデータなのかによって、取り扱い方法が大きく変わるためです。

紙とデータで規程の項目を分けた方が従業員も管理方法が具体的にわかるため、ルールの誤読や管理ミスなどを少なくできます。

文書管理規程のサンプル

文書管理規程については、サンプルがWeb上に公開されているため、これらを参考に作成するのがおすすめです。サンプルを参考に、自社の業務内容に合わせた文書管理規程を作成しましょう。

セキュリティと利便性を両立した文書管理が重要

文書管理規程は情報セキュリティに関する規程の関係性が高いため、ファイルのライフサイクル上における利便性とセキュリティの両立は重要です。

利便性とセキュリティを両立するには、文書のデータ化と適切なセキュリティ設定が必要です。e-文書法によって企業の大半の文書はデータ化が可能になったこともあり、テレワーク対応や業務効率化のためにも文書のデータ化がおすすめです。

文書をデータ化する場合、不正アクセスなどの外部からの脅威への対策と、適切なアクセス制限・操作制限などの内部不正対策が必要となります。

特に、テレワークを実施しているなら内部不正対策にも重きを置きましょう。

機密情報は役員しかアクセスできないフォルダに保存する、他部署のファイルについては、「閲覧のみ許可し、編集やダウンロード、削除はできないようにする」などの対策が有効です。悪意ある操作はもちろん、操作ミスによる文書の改ざんや削除が起きないようにすることが大切です。

DirectCloud-BOXならセキュアで利便性の高い文書管理が可能

法人向けクラウドストレージのDirectCloud-BOXは、セキュリティと利便性を両立した文書管理が可能です。

ファイルのライフサイクル上で求められる一貫したセキュリティ対策が実現可能で、文書を共有しやすく業務効率アップにつながる以下の機能が備わっています。

  • ・アップロード時のウイルススキャン
  • ・7種類のアクセスレベル
  • ・オンライン編集
  • ・フォルダプロパティ機能により管理者が定めたルールに基づいてファイル自動削除が可能
  • ・DirectCloud-VISIBLEによるファイル利用状況可視化
  • ・DirectCloud-SHELDによるIRM暗号化

DirectCloud-BOXは、「オーナー」「編集者」「編集者-」「ダウンローダ」「閲覧者+」「閲覧者」「アップローダ」により、細かなファイル操作制限を行うことができ、「編集者-」に設定することで、ファイルをローカルディスクにダウンロードすることなくクラウド上のファイルを複数人で同時編集可能です。

また、オプションのDirectCloud-VISIBLEを活用することで、ストレージ内のすべてのファイル情報を分析し、「アクティブユーザー」「使用頻度の高いファイル」などを可視化することが可能です。

更にオプションのDirectCloud-SHELDを活用することで、文書プロパティ(「見積書」「契約書」などの文書の種類)により、機密度(「極秘」「秘」「社外秘」)が自動振り分けされ、システムが文書内の機微情報を検知できるようになります。

それと同時にファイルを自動で暗号化・機密度が記載されたタグが自動付与され、管理者が定めたポリシーに合わせてアクセス制御が自動適用されるため、情報漏洩を抑止することができます。

例えば、指定ユーザー以外の閲覧・印刷・スクリーンショットなどの禁止、第三者にファイルが渡ってしまった場合のリモート削除も可能です。

まとめ

文書管理規程は、文書を適切に管理するために必要な規程です。文書管理のルールが明確になっていなければ、情報共有がしづらいだけでなく、無駄な文書の保管によるストレージ容量の圧迫にもつながってしまいます。

文書管理規程を作成する際には、文書のライフサイクルを意識しましょう。発生から廃棄までの流れを意識した管理ルールを作成することで、文書が整理された状態を保てます。

Web上に公開されているサンプルなどを参考にして、自社に適した文書管理規程を作成してください。

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