ファイル共有サーバーとは?NASとの違いやクラウド化について解説

ファイル共有サーバーとは、社内やグループ内のネットワークを通じて文書や画像などのデジタルデータ(=ファイル)を保管・共有するためのサーバーのことです。

共有ネットワークに接続している認証されたPCであれば、ファイル共有サーバー上に保管されているデータにアクセスしたりダウンロードすることができる為、社内でのデータのやり取りに大変役立ちます。

しかし普段からファイル共有サーバーを利用していないと、その利便性や利用シーンがいまいち理解しづらく、なかなか導入に踏み切れないのではありませんか?

とはいえ、年々増えるデータをそれぞれの社員のPCやHDDだけで保管するのは限界がありますよね。

そこでこの記事では、ファイル共有サーバーの不明点や疑問を解消し、自社にファイル共有サーバーを導入すべきかどうかを判断できるように、

  • ・ファイル共有サーバーの基礎知識
  • ・ファイル共有サーバーの導入でできること
  • ・ファイル共有サーバーのメリットとデメリット
  • ・ファイル共有サーバーとNASの違い
  • ・ファイル共有サーバーの導入がおすすめな企業の特徴

を説明していきます。

さらに、社内にサーバーを設置することなくファイルの保管・共有をすることができるクラウド型のファイル共有サーバーについても、そのメリット・デメリットや選ぶ時のポイントをお伝えします。

この記事を読むことで、あなたの会社にファイル共有サーバーを導入すべきかどうか決めることができ、導入する場合はどのようなものを選ぶべきかがわかるはずなので、ぜひ最後まで目を通してみてくださいね。

1. ファイル共有サーバーとはどんなもの?

ファイル共有サーバーとはどんなもの?

ファイル共有サーバーとは、冒頭でも触れた通り、ネットワーク上でファイルを保管・共有するために設置された装置やコンピューターのことを指します。

ただファイル共有サーバーが、「ファイルの保管・共有をするための装置」ということを言葉では理解できても、

「何のために使うのか?何が便利なのか?」

というところはピンと来ないのではありませんか?

そこで、少し回りくどいようですが、まずはファイル共有サーバーが無い場合のファイル保管・共有のやり方を改めて見ていき、それがファイル共有サーバーによってどう変化するのかを続けて説明します。

1-1. ファイル共有サーバーが無い場合のファイル保管・共有の方法

まず、ファイルを保管するためには次のような方法があります。

  • 容量の拡張がしづらいと…
  • ・自分のPC内に保存
  • ・USBメモリ/SDカード/HDD等の記憶媒体に保存

このような形で保管されているデータを社内で共有するためには、

  • ・メールにファイルを添付する
  • ・記憶媒体を手渡しする

といった方法がありますよね。

このようなファイル保管・共有のやり方には馴染みがあり、具体的にイメージできるのではないでしょうか。そして、馴染みのある方法だからこそ、様々な不便も身をもって感じていらっしゃるかと思います。

例えば次のような問題に覚えはありませんか?

  • ファイル保管
  • ・社員それぞれのPC容量ではデータを保管しきれない
  • ・USBメモリやHDDでは盗難や紛失のリスクがある
  • ファイル共有
  • ・大容量のデータはメール添付では送信できない
  • ・記憶媒体にファイルをコピーして手渡しするのは非効率的

このような従来の方法によるファイル保管・共有の不便さを解消してくれるのが、ファイル共有サーバーなのです。

具体的にどういうことか、機能面の説明と共に続けて説明していきます。

1-2. ファイル共有サーバーの基本機能と便利さ

ファイル共有サーバーを、利用者目線で簡単に説明すると、

「自分のデスクには置いてないけど、データを保存するために使うことができる大容量のコンピューターのことで、ネットワークを通じて自分のPCから操作することができる」

というイメージになります。

つまり、あなたの社用PCに保存するのと同じようにファイル共有サーバーにデータを保存したり削除したりすることができるのです。
しかも、 大容量なので大きなデータも問題無く保管できます。 USBメモリのように手元に持っているわけでもないので、紛失もしようがありません。

ここまでの情報だと、

「自分用のPCがもう1台増えるということ?」

と思われるかもしれません。そのイメージも完全には間違っていないのですが、あなた自身のPCと大きく異なるのが、社内の人間もあなたと同じように超大容量のコンピューター(ファイル共有サーバー)を使うことができるということです。

ファイルサーバーを管理するためのルール

一見、あなた専用のものではないというのが不便そうに思えるかもしれませんが、他の社員も利用できるからこそファイル共有サーバーは便利なのです。
次のようなケースを考えてみてください。

  • あなたのPCで保存しておくには容量が大きすぎる動画データを、ファイル共有サーバーの方に保存したとします。 別の部署のAさんがその動画をクライアントに見せたい場合、あなた同様ファイル共有サーバーを使えるAさんは、ファイル共有サーバーからAさん自身のPCに動画をダウンロードすれば良いだけなのです。

少し前にお話しした、従来のファイル共有方法での、

  • ・大容量のデータはメール添付では送信できない
  • ・記憶媒体にファイルをコピーして手渡しするのは非効率的

といった問題が解消されているのがお分かりいただけたでしょうか。

このように、大容量で複数の人間が使えるファイル共有サーバーは、従来の方法によるファイル保管・共有のリスクや不便さを解消してくれる優れものなのです。

2. ファイル共有サーバーの用途

ファイルサーバーを管理するためのルール

ファイル共有サーバーの基本的な機能や便利な点について、少しはイメージしやすくなったのではないでしょうか。

ただファイル共有サーバーの使われ方は奥が深く、「単純な保管・共有」だけではないのです。

ご紹介したような機能を活かして、

  • ・データのバックアップ
  • ・チーム内での共同作業
  • ・データの一元管理

といった面で活用されています。
ここでは上記のような用途について、具体的な利用シーンとともに説明します。

2-1. データのバックアップ

ファイル共有サーバーには、すでにお伝えした通り、社内ネットワークに接続されたPCからファイルの保存が可能です。この機能を活かして、データのバックアップ先としてファイル共有サーバーを利用するというのが最も一般的な使い方です。

個々の担当者が管理するPCやUSBメモリにデータが保管されているだけでは、機器故障や人的ミスによるデータの消失を避けるのは難しいですよね。

しかし、ファイル共有サーバーに重要なデータのバックアップを取っておけば、データの消失や破損といったリスクに備えることができるのです。

次のような例を見ていただくと、ファイル共有サーバーをバックアップ先にする有用性がお分かりになるはずです。

  • 利用シーン【バックアップ 編】
  • クライアント別にまとめた受注情報・支給資料などを担当者のPCとファイル共有サーバーに保管。
  • 担当者のPCが経年劣化により故障し、保存していたデータも閲覧できない状態に。
  • しかし、ファイル共有サーバーにバックアップを取ってあったので、社用タブレットでクライアントから提供された発注内容に関する資料にアクセスすることができ、その日の社内ミーティングで使用することができた。

このようにファイル共有サーバーにデータのバックアップがあることで、PC内のデータにトラブルがあっても業務を滞りなく続けることができるのです。

また設定によって、PC以外のデバイスからもファイル共有サーバーにアクセスできるようにしておくことで、代替PCの支給も待つことなくすぐにデータを閲覧することも可能です。

手元のデータ消失しても業務が中断しないためのバックアップ先として、ファイル共有サーバーが大変役立つことがお分かりいただけたのではないでしょうか。

2-2. チーム内での共同作業

ファイル共有サーバーによる社内でのデータ共有は、チームで進める作業でも大いに役立ちます

複数人が関わるプロジェクトでは、メールによるファイル共有だとスレッドがかなり煩雑になり、最新のファイルや進捗を把握しづらくなってしまいます。

しかし、ファイル共有サーバーに常に最新のファイルや進行表を保管するようにしておけば、プロジェクトの進行状況は誰が見ても分かりやすくなります。
より状況をイメージできるように、次の例を見てみてください。

  • 利用シーン【共同作業編】
  • クライアントのWebサイトの制作を行うにあたって、営業・進行管理担当・デザイナーがチームを組むことになった。
  • ファイル共有サーバーには進行管理担当が進行表を保管し、状況が変わるごとに更新しているため最新のスケジュールをチーム内の全員が把握できている。
  • またデザイナーもデザインデータをファイル共有サーバーに保管し、修正指示が入る度に更新していくので、チェック依頼の一報を入れるだけでチームメンバーがデザインの確認をしてくれる。

データの共有手段がメールであれば、進行表やデザインを更新する度にチームメンバーにファイル添付したメールを送らなければならないところ、ファイル共有サーバーに各担当者が最新のデータを保存するだけで、チーム全員がスケジュールやデザインデータを確認することができていますね。

このように、ファイルを共有できる特性を活かせば、チームでの作業が劇的にスムーズに行えるようになるのです。

2-3. データの一元管理

ファイル共有サーバーを社内全体で利用することで、各部署や個人が持っているあらゆるデータを一つの場所に集約することができます。

つまり、データを一元管理することが可能となり、必要な情報を入手するために色々な記憶媒体の中身を確認したり、他部署の社員に送ってもらったりといった手間をかける必要がなくなるのです。
このことが具体的にどのような場合に役立つのか、利用シーンの例を見てみましょう。

  • 利用シーン【一元管理編】
  • 入社して初めて提案書の作成を任されたので、過去に先輩が作成した資料を参考にしたいが、手元には印刷されたものしかない。
  • そこで、ファイル共有サーバー内の「提案資料」フォルダを確認してみると、今回と類似した内容の提案書のデータが保管されていた。
  • このデータを自分のPCにダウンロードすることで、過去のものと統一感のある提案書を作成することができた。また、フォーマットや内容が酷似する箇所を流用できたので完成までのスピードも早かった。

こちらのケースでは、社内でファイル共有サーバーが活用されていたことで、

  • ・先輩に資料送付の依頼をする手間が省けた
  • ・先輩も資料送付の手間がかからなかった
  • ・過去のものと統一感のある資料を作成できた
  • ・資料作成にかかる時間が短縮できた
  • ・類似資料を参照できたため、一から作成するより資料のクオリティも上がった

といった利点が生まれていることが分かります。
データの保管場所が個々のPCのみだった場合と比べて、圧倒的に効率よく資料作成が行えたことは言うまでもありません。

3. ファイル共有サーバーを利用するメリット

ファイルサーバーを管理するためのルール

ファイル共有サーバーが具体的にどんな風に使われているかを見ていただいて、社員各々が便利に利用できるということはお分かりいただけたかと思います。

ただ、ファイル共有サーバーの利点はそれだけではありません。

ご紹介したような用途でファイル共有サーバーが使われることで、導入企業自体にも次のようなメリットがあるのです。

  • ・業務の効率化
  • ・情報セキュリティの担保
  • ・容量不足の解消

それぞれ詳しく説明していきます。

3-1. 業務の効率化

ファイル共有サーバーは、導入した企業の業務効率をアップさせることができます。その理由は、利用する社員の手間と無駄な時間を削減できることにあります。

今一度、利用シーンごとの利点を見てみるとそのことがよく分かります。

チームでWebサイトを制作する場合
・進捗に変化がある度に、担当者がファイルサーバーに保管した進行表を更新するだけでチームメンバーは最新のスケジュールを把握できる
・デザイナーは修正指示が入る度にデザインデータを更新し、メンバーに確認依頼の一報を入れるだけでデザインを確認してもらえる
・更新したファイルをメールに添付して送る手間と時間の削減 ・最新データ確認のために、メールを探して添付データを毎回保存する手間と時間の削減
過去に作成経験のない資料を作成する場合
・ファイルサーバーに保管されている、先輩が過去に作成した類似資料を参考にして資料の作成ができる
・フォーマットや内容が酷似する箇所を過去の資料から流用できる
・参考資料の送受信にかかる手間と時間の削減 ・資料作成にかかる時間の短縮

このようにファイルサーバーの便利さは手間の削減と時間の短縮に集中していますよね。
言い換えれば、業務効率化の要とも言える、無駄な手間や時間の省略に特化したツールがファイル共有サーバーなのです。

一般的に、業務の効率化は

  • ・従業員のモチベーションの向上
  • ・新規ビジネスへの着手
  • ・生産性の向上

を叶えると言われています。
ファイル共有サーバーの導入は、こうした企業の成長への可能性も秘めているのです。

3-2. 情報セキュリティの担保

ファイル共有サーバーによるデータの一元管理は、情報セキュリティの観点から見ても有益なことです。

ファイル共有サーバーにデータを保管することで、顧客情報や個人情報を個々のUSBメモリやHDDに保管せずに済むことは、もうお分かりですよね。

これは、データの紛失や盗難のリスクを防ぐ効果もありますが、「個人の管理能力に依存せず社内一律の環境下で重要なデータを保管できる」という大きなメリットに直結します。

またファイル共有サーバーの細かい機能の中には、アクセス権限を細かく操作できるものもあり、内部不正による情報の流出も予防することができるのです。

セキュリティが担保された環境で顧客情報を管理していることは、企業の信頼を厚くします
顧客情報や個人情報の管理がいまいち行き届いていない企業様には、このメリットをぜひ重要視していただきたいと思います。

3-3. 容量不足の解消

ファイル共有サーバーがあることで、社員のPCの容量不足に対処することができます。

デジタルデータによる文書や書類のやり取りが主流となり、各社員が扱うデータは日々増加し続けています。その全てを社員のPC1台で保管するには限界があり、容量オーバーになるのは時間の問題ですよね。

PCの容量が不足すれば、新たにデータを保管できないだけではなく、動作が遅くなって作業効率が落ちるという問題も出てきます。

ファイル共有サーバーがあれば、近々で利用予定のないファイルや個別のPCに保管するには重たすぎるデータを移行することができ、こうした問題を解消してくれるのです。

さらに、使い続けることでファイルサーバー自体の容量が足りなくなってくれば、ストレージの拡張も容易にできるので、社内のデータ量増加に柔軟に対応することができ、長い目で見ても安心です。

※ただし、ファイル共有サーバー内の容量を圧迫する不要なデータや重複するデータのが無いよう、適切に管理することは重要です。
ファイル共有サーバーの管理方法について詳しく知りたい方は、以下の記事にも目を通してみてくださいね。

4. ファイル共有サーバーを使うデメリット

ルールが適切に運用されるようにするポイント

ファイル共有サーバーによって企業にもたらされるメリットをご紹介しましたが、もちろん良い点ばかりというわけではありません。
ここではファイル共有サーバーのデメリットである、

  • ・導入、管理に手間がかかる
  • ・導入、運用にコストがかかる
  • ・オフィス内に設置する必要がある

という点について説明します。

4-1. 導入・管理に手間がかかる

ファイル共有サーバーは、便利に使えて機能や設定を細かくカスタマイズできる分、導入に手間がかかるのが難点です。

その方法は、かなり専門的な内容になる為詳しい説明は省きますが、大まかに次のような作業が必要となります。

  • ・サーバー本体やサーバーを機能させるためのOSの選定
  • ・サーバーの設置と動作させるための環境、システムの構築
  • ・その他必要な機能の設定

また、導入後の適切な管理にも以下のような作業が伴います。

  • ・アクセス権限の設定と編集
  • ・不要データや重複データのチェック
  • ・不正アクセスのチェック
  • ・メンテナンス

特にグループや個別に、ファイルの閲覧や操作権限を制限するアクセス権限の設定は、日々変化する業務状況に合わせて行う必要があり、管理担当者の負担になります。

しかし、このアクセス権限の適切な設定・編集はセキュリティ面でも欠かせない作業です。

こうしたファイル共有サーバーの導入や管理のための作業には、専門的な知識と技術が必要となり、社内にエンジニアが居るか、導入時の各種設定・運用を外注するのどちらかが必須です。

4-2. 導入・運用にコストがかかる

ファイル共有サーバーの導入・運用には、手間だけでなくコストもかかってきます。
何に対してどれくらいの費用が発生するか、下記に大まかなものをまとめました。

各金額は、50名程度の企業でファイルサーバーを導入した際の目安となりますので参考にしてみて下さい。(ネットワークの設計費・構築費・工事費は含んでいません。)

ファイル共有サーバーのマシン本体 30万円前後
関連機器 15〜20万円程度
導入にかかる社内SEの人件費or外注費 ~10万円
常時稼働させるための電気代 2,000~3,000円/1台
運用にかかる社内SEの人件費or外注費 ~2万円

※OSが有償の場合は別途費用が追加となります。

この表の通り、ファイルサーバー導入時には、およそ50万円程度のコストを見込む必要があります
サーバー導入に当たってネットワーク環境の見直しが必要となれば、さらに30〜50万円の費用が追加でかかる場合もあり、かなり大きな出費となってしまいます。

また赤字で記載した分に関しては、いわゆるランニングコストとなります。
導入時の出費に比べれば大きな金額ではありませんが、1年で換算すると20〜25万円程度にも及び、決して見逃して良いものではありませんよね。

このように、導入時だけでなく運用にも費用がかかるため、導入には慎重な判断が必要です。

4-3. オフィス内に設置する必要がある

意外かもしれませんが、ファイル共有サーバーの本体をオフィス内に設置しなければならないこともデメリットの一つです。

急なトラブルで電力供給が滞ったり、災害が発生した場合にはサーバーの停止・故障のリスクを伴うからです。
サーバーが故障すればデータが消失する恐れもあり、消えてしまったデータの内容によっては業務が完全にストップするという事態もあり得るのです。

「そんなイレギュラーな事態は一旦置いておいても良いのでは?」

と思われるかもしれませんが、地震や水害の多い日本では考慮しておかなければならないことです。

こうしたリスクへの対処法として、自社のサーバーを遠隔地にあるサーバー・データ保管用の施設に預けるという方法もありますが、別途施設の使用料もかかりますし、管理自体は自社のSEか外注で依頼する必要があります。

ファイル共有サーバーを利用しながら、電力トラブルや災害という特殊な事態に完璧に備えるためには、コストの増加は避けて通れないのです。

5. ファイル共有サーバーとNASの違い

管理がしやすいファイルサーバーの特徴

ここまでの内容で、ファイル共有サーバーがどんなものか、全体像が見えてきたのではないでしょうか。
そこで改めて、ファイル共有サーバーとNASの違いについて疑問に思われているかもしれませんね。

先に結論を言うと、NASもファイル共有サーバーの一種ですが、より「保管と共有」に特化したシンプルな装置がNASになります。

ここではNASの概要をもう少し詳しく説明し、ファイル共有サーバーと異なる点もお伝えします。

5-1. NASとは

NASは、「Network Attached Storage」の略で、(社内)ネットワークに接続されたストレージという意味です。
社内にNASのマシンを設置し、社内のネットワークと接続することで、

  • ・社内のPCからNASへのファイル保存
  • ・社内のPCでNASに保存されているファイルの閲覧、ダウンロード

ができるようになるのです。
ここまではファイル共有サーバーとほぼ変わりありません。
ただ、イメージ的には、NASは「有線でつなぐ必要のないHDD」です。

管理がしやすいファイルサーバーの特徴

対してファイル共有サーバーのイメージは、「自分も社内のメンバーも使える大容量のコンピューター」であるとお伝えしましたよね。

NASとファイル共有サーバーの違いも、HDDとコンピューターの違いをイメージしてもらうとわかりやすくなります。

ファイルの保管に特化していて、簡単に使えるのがNAS、ファイルの保管もできるし、ソフトを追加して他にも様々な機能を使えるのがファイル共有サーバーなのです。

両者の具体的な相違点は、この後説明しますね。

5-2. ファイル共有サーバーと異なる点

ファイルの保管・共有ができるという基本的な機能面では、NASもファイル共有サーバーも同じです。
ただ、そこからどこまで機能や容量を拡張できるのかというところが両者の大きな違いです。
ファイル共有サーバーとNASの相違点を下の表にまとめたので、まずはこちらをご覧になってみてください。

特徴 ファイル共有サーバー NAS
導入にかかる手間 多い 比較的少ない
導入にかかるコスト 高い 比較的安い(~5万円)
アクセス権の設定 柔軟に設定できる 設定できる
不正アクセスやマルウェアへの
セキュリティ対策
企業に合わせたレベルで対策可 NASに搭載されている範囲で可
不正アクセス検知やログ
取得などの機能の拡張
企業の必要に応じて拡張可 NASに搭載されている範囲で可
サーバー/NAS上での
ファイル編集
基本的には不可
特徴 導入にかかる手間
ファイル共有サーバー 導入にかかる手間
NAS 比較的少ない
特徴 導入にかかるコスト
ファイル共有サーバー 高い
NAS 比較的安い(~5万円)
特徴 アクセス権の設定
ファイル共有サーバー 柔軟に設定できる
NAS 設定できる
特徴 不正アクセスやマルウェアへの
セキュリティ対策
ファイル共有サーバー 企業に合わせたレベルで対策可
NAS NASに搭載されている範囲で可
特徴 不正アクセス検知やログ
取得などの機能の拡張
ファイル共有サーバー 企業の必要に応じて拡張可
NAS NASに搭載されている範囲で可
特徴 サーバー/NAS上での
ファイル編集
ファイル共有サーバー
NAS 基本的には不可

この比較表を見ていただくと

  • ・比較的簡単に、安く導入できるのがNAS
  • ・企業に合わせて、ファイルの保管・共有以外の機能も自由にカスタムできるのが
    ファイル共有サーバー

ということがお分かりかと思います。

NASの導入費用は、基本的に本体にかかる費用だけなので500GB~1TBの規模で使用するなら、5万円以内におさまるケースがほとんどです。

ただその機能はファイルの保管に特化しているため、それ以外の機能については、自由に設定を組めるファイル共有サーバーには劣ります。

つまりNASは、余計な機能が不要で、小規模な単位でひとまずファイル保管と共有ができればOKという場合に選ぶべきツールなのです。

6. ファイル共有サーバーの導入がおすすめな企業

管理がしやすいファイルサーバーの特徴

ファイル共有サーバーとNASの違いを見ていただきましたが、どちらも一長一短あり、あなたの企業にどちらが相応しいのか悩むべき点が一つ増えてしまったかもしれませんね。

そこでここでは、ファイル共有サーバーを導入すべき企業の特徴をチェックリストでご紹介します。

当てはまる項目が8個以上あったら、NASではなくファイル共有サーバーを導入をおすすめします。

  • ・企業規模を拡大する予定がある
  • ・現在、データの保管は社員それぞれに任せている
  • ・社内でのデータのやり取りは、メール・チャットツール・記憶媒体(USB等)の
    いずれかを使用して行っている
  • ・データのバックアップについて、全社的な取り決めが無い
  • ・データのバックアップは社員それぞれに任せている
  • ・必要な資料を探すために、他の社員に所在を訊いたり送付してもらう必要がある
  • ・更新頻度の高いファイルがあり、更新の度に社内共有をする必要がある
  • ・データは一元管理したいが、部署や個別にアクセス権限・操作権限を調整したい
  • ・データは一元管理したいが、1台のPCがウイルス感染した際に
    全データに影響が出るのが心配
  • ・今より強固なセキュリティの元でデータを管理したい
  • ・導入や運用に当てる予算を申請すれば、おりる可能性が高い
  • ・社内にSEが在籍しているorファイル共有サーバーの構築や管理を
    任せられる外注先に心当たりがある

いかがでしたか?
もし8個以上当てはまっていれば、ファイル共有サーバーを導入して業務効率や、情報セキュリティ環境の改善を図るべきです。

とはいえ、気になるのがファイル共有サーバーのデメリットですよね。紹介したようなデメリットへの対策がなければ、導入の実現は遠のいてしまいます。

そこで、デメリットへの対策としてぜひお伝えしておきたいのが、「クラウド型のファイル共有サーバー」という選択肢です。
どういうことか、続けてお話ししていきます。

7. ファイル共有サーバーはクラウド化すればデメリットをカバーできる

管理がしやすいファイルサーバーの特徴

ファイル共有サーバーには、すでにお伝えしたように以下のようなデメリットがあります。

管理がしやすいファイルサーバーの特徴

ここまで読んでいただいている方は、

「自社にファイル共有サーバーの導入をした方が良いのは分かっているけど、デメリットについて心配している」

という状態なのではありませんか?

しかし先ほども触れたようにファイル共有サーバーはクラウド化することで、そのデメリットを克服することができるのです。
そのことを理解していただくためにここでは、

  • ・ファイル共有サーバーのクラウド化がどういうものなのか
  • ・ファイル共有サーバーをクラウド化するとデメリットが解消できる理由

について説明しますね。

7-1. ファイル共有サーバーのクラウド化とは?

「クラウド」や「クラウド化」という言葉はよく耳にされているかもしれませんが、実際どういうものなのかはっきりとはわかりづらいですよね。
簡単に説明すると、「クラウド」とはインターネット経由でサービスを提供する事業形態のことです。

つまり、ファイル共有サーバーのクラウド化は、

  • ファイル共有サーバーをクラウド化する
  • ファイル共有サーバーをインターネット経由でサービス事業者から提供してもらう

と言い換えることができます。

サービス事業者が、インターネットを通じてファイル共有サーバー(の機能)を提供してくれるため、自社にサーバー本体を設置する必要はありません

にも関わらず、「ファイルの保管・共有」は自社にサーバーを設置するのと同様に行うことができ、必要に応じて追加の機能や容量も提供してもらえます。

7-2. ファイル共有サーバーをクラウド化するとデメリットを解消できる理由

では、なぜファイル共有サーバーをクラウド化すると、デメリットが解消できるのでしょうか?
ファイル共有サーバーが抱えるデメリットと、それを解消できる理由を表にまとめたのでそれぞれ見てみましょう。

デメリット 解消できる理由
導入と管理に手間がかかる
  • ・ファイル共有サーバーの機能は、サービス事業者が提供してくれるので、導入時の設定や利用環境の構築は行う必要がありません。
  • ・メンテナンスやセキュリティ対策も含めて提供してもらえるので、管理の手間が削減できます。
  • ・アクセス権限の設定は、自社で行う必要がありますが、サービス事業者もサポートしてくれます。
導入と運用にコストが
かかる
  • ・ファイル共有サーバー本体を自社に設置しなくて良いので、体や関連機器の購入費用はかかりません。
  • サーバー本体を稼働させるための電気代もかかりません。
  • ・導入と管理の手間が削減されるため、人件費も大幅に削減できます。
  • ※ サービス事業者への利用料は発生します。
オフィス内に設置する
必要がある
  • ・自社にサーバーを設置しないため、スペースを確保する必要はなく、災害による機器故障の心配もありません。
  • ・サービス事業者がサーバー本体を管理していますが、バックアップ体制が整っているため、万が一機器の故障が起きても迅速にデータを復旧できます。
デメリット
導入と管理に手間がかかる
解消できる理由
  • ・ファイル共有サーバーの機能は、サービス事業者が提供してくれるので、導入時の設定や利用環境の構築は行う必要がありません。
  • ・メンテナンスやセキュリティ対策も含めて提供してもらえるので、管理の手間が削減できます。
  • ・アクセス権限の設定は、自社で行う必要がありますが、サービス事業者もサポートしてくれます。
デメリット
導入と運用にコストがかかる
解消できる理由
  • ・ファイル共有サーバー本体を自社に設置しなくて良いので、体や関連機器の購入費用はかかりません。
  • サーバー本体を稼働させるための電気代もかかりません。
  • ・導入と管理の手間が削減されるため、人件費も大幅に削減できます。
  • ※ サービス事業者への利用料は発生します。
デメリット
オフィス内に設置する必要がある
解消できる理由
  • ・自社にサーバーを設置しないため、スペースを確保する必要はなく、災害による機器故障の心配もありません。
  • ・サービス事業者がサーバー本体を管理していますが、バックアップ体制が整っているため、万が一機器の故障が起きても迅速にデータを復旧できます。

このように、ファイル共有サーバーのデメリットが全てとはいきませんが、大幅に解消されることが分かります。

ここまで問題を克服することができるなら、ファイル共有サーバーの導入もグッと現実味を帯びてくるのではないでしょうか。
デメリットについてネックに感じられていたなら、ぜひクラウド型のファイル共有サーバーを選択肢に入れてみてください。

8. クラウド型のファイル共有サーバーのメリット・デメリット

管理がしやすいファイルサーバーの特徴

ファイル共有サーバーのメリットやデメリットはすでにお伝えした通りですが、クラウド型のファイル共有サーバーにはまた違ったメリット・デメリットがあります。
クラウド型のファイル共有サーバーの導入を、より具体的に検討できるように、ここではそのメリットとデメリットを紹介していきます。

8-1. クラウド型ファイル共有サーバーのメリット

クラウド型のファイル共有サーバーがイチオシできるポイントは、「ファイル共有サーバーの持つメリットはそのままに、さらに利点が増える」というところです。
ファイル共有サーバー自体のメリットはすでにお伝えしたので、ここではさらに追加で得られるメリットをご紹介します。
下記の表に、クラウド型ファイル共有サーバーの特徴と、その特徴によって得られるメリットをまとめたので一つずつ見てみてください。

クラウド型ファイル共有サーバーの特徴 得られるメリット
自社にサーバー本体を設置する必要がない
  • ・スペースの確保は不要
  • ・サーバーを稼働させるための光熱費が削減できる
ファイル共有サーバーの運用はサービス
事業者が行う
  • ・自社のSEの負担が大幅に削減
  • ・社内にSEが在籍していなくても導入することができる
サービス事業者によるデータやサーバーの管理
  • ・自社で管理するより安全
  • ・災害時にもデータが守られる
  • ・機器故障への対策も取られている
サービス事業者によるセキュリティ対策が行われる
  • ・サイバー攻撃や内部不正による情報漏えいリスクが激減する
インターネットを経由してサービスが
提供される
  • ・保管したファイルに社外からもアクセス可能

クラウド化により、ファイル共有サーバーのメリットに加えて、こうした利点も享受できるのです。
特に最後の、社外からもアクセスが可能になる点については、テレワーク中でも必要なファイルを利用することができ、世情を考えても抑えておきたいポイントです。

8-2. クラウド型ファイル共有サーバーのデメリット

次に、クラウド型ファイル共有サーバーならではのデメリットを紹介します。

  • デメリット① 毎月利用料が発生する
  • クラウド型のファイル共有サーバーは、外部の事業者から提供されるサービスなので、その対価として利用料を毎月支払う必要があります。
  • その代わりに、ファイル共有サーバーの機能が利用できることはもちろん、運用や管理のほぼ全てを任せることができ、セキュリティ対策もしっかりと行ってくれます。
  • 毎月のコストは発生しますが、サービス内容を考えると自社内でサーバーを持つよりもコスパは良いはずです。
  • デメリット② 自社管理のサーバーと比べるとカスタマイズ性は低い
  • 自社でファイル共有サーバーを運用する場合、業態や企業の特性に合わせてエンジニアが機能をカスタムすることができます。
  • しかし、クラウド型になると、機能(=サービス内容)は提供する事業者によって決められているため、自社管理型と比べれば自由度は低いと言えます。
    とはいえ、NASに比べれば様々な機能が備わっていますし、各事業者とも顧客のニーズの高い機能やオプションは備えているはずなので、特殊な希望が無い限り心配する必要はありません。
  • デメリット③ 操作方法のマスターと教育が必要
  • 利用するサービスによっては、個々のPCによるファイルの保管や編集とは勝手が違い、操作方法を習得するところから利用を開始する必要があります。
    また、その場合社員への教育も必須となり、その分の時間と労力がかかります。
  • そうした負担をできるだけ減らすには、直感で操作しやすいサービスを選ぶことが大切です。

以上が、クラウド型ファイル共有サーバーのデメリットです。
①のコストに関しては、自社管理のサーバーにおいても少なからず発生しますし、②と③については自社に合うサービスを選べば回避できるデメリットです。

言い換えれば、利用するサービスを慎重に判断すれば、デメリットを感じることなくファイル共有サーバーを利用することができるのです。

9. クラウド型のファイル共有サーバーを選ぶ時のポイント

管理がしやすいファイルサーバーの特徴

クラウド型ファイル共有サーバーのメリット・デメリットが明らかになったところで、使用するサービスを選ぶ際のポイントをお伝えします。

クラウド型ファイル共有サーバーは様々な事業者から提供されていますが、重要なのは自社とマッチするサービスを選択することです。

ここではクラウド型ファイル共有サーバーを選ぶ際に見るべき

  • ・コスト
  • ・セキュリティ対策
  • ・機能

について、自社に適切なものを判断する方法を説明します。

9-1. コスト

コストについては、お伝えしたように利用料が毎月かかります。
そのため、自社で毎月支払いを続けられる現実的な金額をまずは算出しておいてください。

あらかじめ算出した費用感にマッチするサービスをピックアップし、その中から機能やセキュリティ対策について比較・検討していくと、導入すべきクラウド型ファイルサーバーが速やかに決められるはずです。

もし月々5万円が限界…という場合でも、クラウド型ファイルサーバーの中には月額利用料が30,000円程度の安価なものもあるので心配には及びません。

また注意して見ておくべきなのが、料金体系です。クラウド型ファイル共有サーバーは、主に以下のどちらかの料金体系を採用しています。

  • ・アカウント課金型 利用するアカウントが増えるごとに利用料も増える
  • ・ユーザー数無制限の定額 利用者の数に関係なく、毎月定額の利用料がかかる

アカウント課金型のサービスを導入した場合、従業員の増加に伴ってコストも高くなり、将来的に自社の財務状況を圧迫しかねません。
将来を見据えてコスト面で安心できるサービスを選ぶなら、断然ユーザー数無制限の定額制を採用しているものがおすすめです。

9-2. セキュリティ対策

導入候補のクラウド型ファイル共有サーバーで、自社にとって十分なセキュリティ対策が行われているかどうかを判断するために、自社のセキュリティポリシーを事前に把握しておきましょう。
セキュリティポリシーとは、情報セキュリティ担保のための規定や方針のことです。
クラウド型ファイル共有サーバーのサービス提供会社で、十分なセキュリティ対策が行われているかどうかは、このセキュリティポリシーに基づいて判断するようにして下さい。

もしすでに文書化されたものの用意があれば、サービス事業者側に渡しておいて、対策が不足する部分が無いかを確認してもらうと良いでしょう。
検討しているプランがセキュリティ要件を満たしているかどうかをチェックしてもらえますし、もし対策が不十分な場合でも代替案を提案してもらえるケースもあります。

セキュリティ対策は妥協が許されないポイントなので、

  • ・自社のセキュリティポリシーの把握
  • ・事業者との入念な打ち合わせ

をしっかり行った上で判断するようにしてくださいね。

9-3. 機能

クラウド型ファイル共有サーバーには、ファイル保管・共有以外にもさまざまな細かい機能が搭載されていることが多く、自社の利用目的に応じた機能を持つサービスを選ぶことが業務効率や生産性の向上に繋がります。

そこで、クラウド型ファイル共有サーバーの機能を検討する際には、まず自社の利用目的を明確にしておきましょう
どのような業務で、どんな風にファイル共有サーバーを使用したいのかはっきりさせておくことで、自ずと機能の取捨選択ができるようになるはずです。

例えば、下記は弊社の提供するDirectCloud-BOXに実際に搭載されている機能の一部ですが、あなたの会社での利用目的と照らし合わせてみていかがでしょうか?

  • ①複数人によるオンラインでの同時編集
  • ②スピーディーなファイル検索機能
  • ③各ファイルへのフィードバック(コメント)機能
  • ④社用スマホやタブレットからのアクセス
  • ⑤取引先との安全なファイル共有機能
  • ⑥アクセス権の一括編集
  • ⑦リンクを使用したオンラインでのファイル共有

「絶対に必要」な機能もあれば、「あったら便利」程度の機能もありますよね。まずは、利用目的に応じた「絶対に必要な機能」を洗い出して、それを基準に各サービスを比較・検討してみると良いですよ。

各事業者のサービス一覧表を見ただけでは利用目的と機能がマッチしているかどうか分からないという場合には、担当者に詳しい話も聞くようにしましょう。

10. 低コストかつ利便性の高いファイル共有ツールを導入するなら DirectCloud-BOX

管理がしやすいファイルサーバーの特徴

既存の人材で対応できる範囲でファイル共有サーバーの導入を成功させたいなら、断然クラウド型のものがオススメですが、中でもDirectCloud-BOXなら初期費用をかけることなく、充実した機能を搭載したサービスを利用することができます。

DirectCloud-BOXは豊富な機能を備えているため、様々な利用目的にしっかりと応えることが可能です。
以下はその一例です。

利用目的:営業担当の業務効率アップ
  • ・社用スマホやタブレットからのアクセスが可能なため、場所を選ばずファイルを閲覧・
    転送できる
  • ・全文検索に加えて条件検索機能も搭載しているため、ファイルを探す時間を短縮
  • ・社外のユーザーを招待するゲスト機能により、顧客への資料確認依頼もスムーズに
利用目的:各部署共同での資料作成をスムーズに行いたい
  • ・複数人によるオンラインでの同時編集が可能なため、迅速な資料作成を実現
  • ・ファイルへのコメント機能を搭載しているため、フィードバック内容の反映がスピーディー
    行える
  • ・ファイルを過去のバージョンに復元できるため、資料の柔軟な修正が可能
利用目的:社内の情報セキュリティを高めつつファイルサーバーを活用したい
  • ・7段階のレベルに分かれたアクセス権限の割り当てができるので、機密データを安全に
    管理できる
  • ・ファイルのアップロード時にウイルススキャンが実行されるので、個別PC経由でウイルスを
    持ち込ませない
  • ・通常のログインを行った上でワンタイムパスワードによる認証が可能なため、不正ログインを
    防止

こうした豊富な機能を搭載しているにも関わらず、初期費用はかかりません。

さらに、料金体系はユーザー数無制限の定額料金制を採用しているので、将来にわたって安心して利用していただくことができます

こちらで紹介しきれなかった機能や料金別のプランも数多くございますので、ぜひ一度下記の資料をご覧ください!

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  • NAS/ファイルサーバーのクラウド移行をご検討の方におすすめ。
  • ファイルサーバーを超えた厳格な管理機能をクラウドで実現。
    各機能やオプション、導入事例、他社比較など、ボリュームたっぷりの内容。
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11. まとめ

ファイル共有サーバーの概要やクラウド化について、ご理解いただけたでしょうか。

最後に今回の内容をまとめておきます。

ファイル共有サーバーとは、ネットワーク上でファイルを保管・共有するために設置された装置やコンピューターのことです。

  • データのバックアップ
  • チーム内での共同作業
  • データの一元管理

において、大変便利に利用することができ、導入企業に

  • 業務の効率化
  • 情報セキュリティの担保
  • 容量不足の解消

といったメリットをもたらしてくれます。
その反面、導入や運用に労力とコストを要し、マシン本体の適切な管理も意外と難しいというデメリットがあります。

同じように利用できるツールとしてNASがありますが、NASはファイル共有サーバーよりもシンプルな装置で、機能を企業に合わせてカスタムすることはあまり得意ではありません。

またファイル共有サーバーのうち、クラウド型のものなら、ファイル共有サーバーを導入する際にネックとなるデメリットを克服できる上に、社外からもファイルへのアクセスが可能になるため、更に利便性がアップします。

クラウド型ファイル共有サーバーならではのデメリットには、

  • 毎月利用料が発生する
  • 自社管理のサーバーに比べるとカスタマイズ性が低い
  • 操作方法のマスターや教育が必要

といったものがありますが、コストがかかる代わりに運用・管理・セキュリティ対策などを外部事業者に任せられるのでコストパフォーマンスは悪く無いはずですし、その他のデメリットについては自社に合うサービスを選べば問題にはなりません。

そんなクラウド型ファイル共有サーバーを選ぶ際は、コスト・機能・セキュリティ対策の観点から自社に最適なものを判断するようにしましょう。

この記事の内容が、あなたの会社に適したファイル共有ツールの導入に役立てば幸いです。

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