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全国の協力業者に対し、同じファイルを何度もメールで送る
手間が減り、業務効率が向上

企業名: 株式会社HMS様

事業内容: 注文住宅のフランチャイズ本部

建設業

会社紹介

設立 2010年4月
資本金 300万円
所在地 東京都中央区日本橋1-18-14 クローバー日本橋9F

導入経緯、きっかけ

弊社は工務店ネットワークを全国に拡大し、全国優良工務店の本部として日々業務を行っております。全国の工務店との情報共有が多く発生しますが、これまでは工務店含む、社外の取引業者様との情報共有はメールを使っての書類送付のみでした。

メールの場合、大容量のデータが送付できないだけではなく、書類を送付後しばらくすると「あの時の、あの資料どこにありましたか?」などの問い合わせも多く、その対応作業に多くの時間を割かれていました。

「業務効率を改善したい」と考えていたところ、DirectCloud-BOXの存在を知り、早速試してみました。

導入決定のポイント

お試し版を使い始めてメールの添付と違い【ファイルサイズが大きいためにアップロードできない】という事が無くなり、この時点で業務に使えると判断しました。費用もお手頃で、それでいてセキュリティも高く操作も分かりやすい。

これであれば、業務の運用にも支障が出ないですし、弊社で管理している全ての資料に対しても対応できると思い、導入の手続きに入りました。

導入後の感想、業務改善効果など


・ファイルの保管、整理
取引業者様に資料を送った後、これまで同様「ファイルが見つからない。いつ送ったか教えて欲しい」との問い合わせがありましたが、そのような場合でも、資料はDirectCloud-BOX上にカテゴリごとに分類して保管をしており、スムーズにご案内を終えられるようになりました。

・社外からのスマートデバイス活用
現場に出ているときはiPhoneなどのスマートデバイスで作業をすることが多いのですが、DirectCloud-BOXは「iOS」「Android」の両端末に標準で対応しているので、スマートデバイスからも活用しています。ワークスタイルがスマートに変化しました。
導入後の感想、業務改善効果など

導入メリット

全国の協力業者に対し、同じファイルを何度もメールで送る手間が減り、
業務効率が向上。
・全国の協力業者から資料問い合わせが多く、毎回メールでファイル送信は
   効率が悪い。

・現場に出ている時間が多く、あらかじめ用意していないと資料がすぐに見られなかった。
・頻繁にやり取りする協力業者に編集権限をもったゲストアカウントを発行することで、
   これまでのようなメール対応をしなくても、情報共有が効率化された。

・標準でiOS、Android端末に対応しているので、外出先からでもスマートデバイスからクラウド上に
   保管した資料確認ができるようになった。

今後の展開

現時点でも使いやすいですが、日々の運用の中で、「こういった機能があれば」と追加して欲しい機能もでてきました。

アップロードの履歴が管理者だけでなく利用者にも分かる機能や、Web版でも「フォルダごとダウンロード」ができるようになれば、さらに使いやすくなると感じました。あとはアップロードだけでなく、ファイルの移動などの操作もドラッグ&ドロップできるようになれば、より直感的な操作ができると思います。

毎月のように様々な機能が追加されていますので、今後の機能追加も、大いに期待をしています。
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